Sprzedaż i dostawa biletów lotniczych dla osób delegowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż oraz sukcesywne dostarczanie po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego biletów lotniczych na trasach zagranicznych przez okres 12 miesięcy od daty zawarcia umowy lub do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację tego zamówienia. a)przewidywane zapotrzebowanie na lotnicze bilety na trasy zagraniczne zawiera tabela zamieszczona w Załączniku nr 2 do SIWZ -formularz cenowy. b)ze względu na brak możliwości kompleksowego zaplanowania wszystkich potrzeb przyjmuje się, iż w trakcie jej realizacji będą mogły występować zmiany dotyczące lotów docelowych w przypadkach korzystania z przelotów na trasach innych niż wskazane w tabeli Załącznika nr 2 do SIWZ - formularz cenowy. W takim przypadku Zamawiającemu należy dostarczyć najtańsze bilety na danej trasie (wraz z ubezpieczeniem). Koszt ww. biletów również będzie wyczerpywał sukcesywnie wartość umowy. Liczba biletów wskazana w Załączniku nr 2 do SIWZ - formularz cenowy- służy jedynie do obliczenia wartości oferty i umowy. W skład zamówienia wchodzi dostawa biletów lotniczych wraz z polisami ubezpieczeniowymi na czas trwania podróży do siedziby Zamawiającego lub w miejsce wskazane przez Zamawiającego, w godzinach pracy Zamawiającego tj. 8: 30 - 15: 30; prawidłowo wystawione bilety i dowody ubezpieczenia mają być dostarczone Zamawiającemu, na co najmniej 48 godzin przed planowym odlotem samolotu; Zamówienie dotyczy wszystkich możliwych tras, najczęściej planowane kierunki lotów to: - na trasach krajowych: Kraków, Poznań, Wrocław; - na trasach europejskich: Bruksela, Berlin, Frankfurt, Londyn, Paryż. Przy zawieraniu Umowy Zamawiający zastrzega możliwość za swoją wiedzą i pisemną zgodą wprowadzenia przez Wykonawcę nieznacznych odstępstw od szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia w ramach zaoferowanej przez Wykonawcę ceny. Wykonawca skonstruuje swoją ofertę w taki sposób, aby odpowiadała informacji Zamawiającego, iż niemal wszystkie podróże dotyczą połączeń międzynarodowych realizowanych na terenie Unii Europejskiej, natomiast podróże krajowe oraz poza UE stanowią wartość marginalną. Zamawiający ustala, że zamawiane bilety lotnicze to bilety elektroniczne. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje bilet papierowy. Zamawiający zastrzega, iż wylot oraz powrót osoby może następować w każdym dniu tygodnia, w terminie podanym w zleceniu zamówienia, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładu lotów. Wykonawca musi należeć do International Air Transport Association lub posiadać status agenta IATA. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie realizacji zamówienia należy między innymi: 1.oferowanie biletów w klasie biznes i ekonomicznej, co najmniej pięciu przewoźników narodowych; 2.wybór najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najtańszych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 3.przedstawienie Zamawiającemu, co najmniej dwóch propozycji najbardziej optymalnych połączeń na jedno zlecenie Zamawiającego; 4.stosowanie przy każdorazowej sprzedaży biletów upustu, określonego w ofercie Wykonawcy; 5.opracowanie najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie oraz bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloodcinkowych; 6.rezerwacja, sprzedaż oraz bezpłatne dostarczanie biletów pod wskazany adres w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, najpóźniej jednak w terminie wykupu rezerwacji, z uwzględnieniem najkrótszej długości trasy i czasu trwania podróży oraz z zachowaniem wymaganego standardu podróży; 7.regulowanie należności z tytułu zapewnienia biletów ze środków własnych oraz z tytuł wszelkich kosztów związanych z przewozem lotniczym, w tym z tytułu opłat lotniskowych; 8.niezwłoczne potwierdzenia otrzymania zlecenia sprzedaży oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania; 9.przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 10.umożliwienie odbioru biletu poza granicami Polski; 11.zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (dot. wszelkiego rodzaju opłat ujętych w cenie usługi np.: lotniskowych, podatków itp.). 12.wizowanie paszportów i pozyskiwania wiz dla pracowników Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w przypadku konieczności ich posiadania; 13.realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, najpóźniej w ciągu 2 godzin od jego otrzymania; 14.wprowadzenie niezbędnych danych na konto Zamawiającego, po otrzymaniu od niego numeru indentyfikacyjnego i hasła, w przypadku jego uczestnictwa w programie lojalnościowym dla firm. 15.Zamawiający ustala, że powierzone zadania w zakresie zamówienia Wykonawca realizować będzie poprzez: a)zatrudnienie lub oddelegowanie pracownika do obsługi Zamawiającego; b)umożliwienie składania zamówień za pomocą telefonii stacjonarnej, łączy internetowych oraz e-maila w trybie on- line z możliwością potwierdzenia zwrotnego przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; c)zabezpieczenie kontaktu z Zamawiającym przez 24 godziny; 16.Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów oferowanych przez innych agentów lub przewoźników. Zamawiający powiadomi o tym Wykonawcę. 17.Dokonywanie zwrotu zapłaconej kwoty na warunkach preferencyjnych w przypadku zwrotu biletów z powodu odwołania wyjazdu i unikanie obciążania Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi poprzez wcześniejsze dokonanie stosownych uzgodnień z przewoźnikiem, przy czym zwrot tej kwoty powinien nastąpić w ciągu 14 dni od daty zwrotu biletów na podstawie rachunku korygującego. 18.Zamawiający może zmienić klasę, termin podróży, dane pasażera, odwołać wylot, w takim przypadku: a)Zamawiający zobowiązany jest do dokonania ewentualnych dodatkowych opłat, zależnych od zastosowanej w wystawionym bilecie taryfy przewoźnika, b)Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu ewentualnej nadpłaty w terminie 7 dni od dnia planowanego lotu. 19.Dostarczenie do Zamawiającego do 10 każdego miesiąca , miesięcznego sprawozdania obejmującego zestawienie biletów zrealizowanych przez Zamawiającego za okres poprzedniego miesiąca oraz określenie procentowego wykorzystania kwoty stanowiącej koszt wykonania przedmiotu umowy. 20.Reprezentowanie Zamawiającego w sprawach reklamacji dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonanych u Wykonawcy w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych.