Zakup usługi digitalizacji materiałów archiwalnych zespołu nr 51 Centralnego Komitetu Obywatelskiego w Piotrogrodzie 1915-1918 z zasobu Archiwum Akt Nowych.

Warszawa: Zakup usługi digitalizacji materiałów archiwalnych zespołu nr 51 Centralnego Komitetu Obywatelskiego w Piotrogrodzie 1915-1918 z zasobu Archiwum Akt Nowych.


Numer ogłoszenia: 100482 - 2015; data zamieszczenia: 30.04.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Archiwum Akt Nowych , ul. Hankiewicza 1, 02-103 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 0-22 58 93 000, faks 0-22 58 93 001.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.aan.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: archiwum państwowe.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usługi digitalizacji materiałów archiwalnych zespołu nr 51 Centralnego Komitetu Obywatelskiego w Piotrogrodzie 1915-1918 z zasobu Archiwum Akt Nowych..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na sprzęcie Wykonawcy digitalizacji materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującym na dzień składania ofert Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych wraz z załącznikami, zwanym dalej Zarządzeniem. Przez digitalizację Zamawiający rozumie wykonanie kopii cyfrowych z wybranych materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Akt Nowych stanowiących narodowe dziedzictwo archiwalne. 2. Zakres zamówienia: 2.1 Zakres zamówienia obejmuje: 2.1.1. przygotowanie wybranych materiałów archiwalnych do digitalizacji, tj. sprawdzenie układu wewnętrznego w jednostkach archiwalnych oraz paginację, 2.1.2. uzupełnienie i wykonanie skanów metryczek oraz tablic początkowych i końcowych wg wzorów udostępnionych przez Zamawiającego; 2.1.3. skanowanie wskazanych przez Zamawiającego materiałów archiwalnych, 2.1.4. uporządkowanie wykonanych skanów we wskazanej strukturze katalogów oraz nadanie odpowiednich nazw plikom cyfrowym, 2.1.5. szczegółową kontrolę jakości. 2.2 Etapy wykonywania zamówienia: Wykonanie zamówienia podzielone jest na sześć etapów: 2.2.1. etap 1 wykonywania zamówienia - przygotowanie wskazanych materiałów archiwalnych do digitalizacji tj. sprawdzenie układu wewnętrznego w jednostkach archiwalnych oraz paginacja, 2.2.2 etap 2 wykonywania zamówienia - pierwszy etap odbioru partii skanów, 2.2.3 etap 3 wykonywania zamówienia - drugi etap odbioru partii skanów, 2.2.4 etap 4 wykonywania zamówienia - trzeci etap odbioru partii skanów, 2.2.5 etap 5 wykonywania zamówienia - czwarty etap odbioru partii skanów, każda partia skanów to ilość między 44 - 45 tysięcy skanów, ok. 4,5 - 5 mb wskazanych materiałów archiwalnych; partia przekazywanych skanów musi obejmować wyłącznie całe jednostki archiwalne. 2.2.6. szósty etap wykonywania zamówienia polega na przygotowaniu kopii użytkowych wszystkich plików zgodnie z punktem 6.10. Szóstemu etapowi podlegać mogą tylko skany zaakceptowane przez Zamawiającego, po upływie 10-dniowego terminu wnoszenia uwag. 2.3. Każdy etap podlega odbiorowi pracy z 10-dniowym terminem na wniesienie uwag przez Zamawiającego. Etapy powinny być rozłożone w czasie w sposób uwzględniający 10-dniowy termin wnoszenia uwag przez Zamawiającego. 2.4. Za niedotrzymanie terminów wykonywania kolejnych etapów przez Wykonawcę, Wykonawca ponosi karę, której wysokość określona jest w umowie stanowiącej załącznik nr 8 do SIWZ. Czynności wymienione w pkt 2.2.2. - 2.2.6 wykonane zostaną zgodnie z Zarządzeniem. 3. Przewidywana ilość stron do digitalizacji wynosi ok. 185 000 z uwzględnieniem, że digitalizacja obejmuje całe jednostki archiwalne. Format materiałów do digitalizacji jest zróżnicowany do formatu A0. 4. Materiały archiwalne przechowywane są w teczkach tekturowych wiązanych. Dokumenty w jednostkach archiwalnych mogą być luźne lub szyte, przy czym jednostek i dokumentów szytych nie wolno rozszywać. 5. Proces digitalizacji odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy urzędu tj. 8.15 - 16.15 we wskazanym przez Zamawiającego pomieszczeniu. Do wykonania zamówienia zostanie udostępnione Wykonawcy pomieszczenie biurowe bez zaciemnienia. Zamawiający wymaga, aby usługa wykonana została na skanerach umożliwiających pracę przy świetle dziennym, nie mającym wpływu na proces skanowania i jego jakość. Wykonawca odpowiada za techniczne przygotowanie do procesu digitalizacji. 6. Wymagania dodatkowe Zamawiającego dotyczące digitalizacji materiałów archiwalnych : 6.1 Materiały archiwalne mają być zdigitalizowane w formacie TIFF bez kompresji zgodnie z Zarządzeniem. 6.2 Materiały archiwalne mają być skanowane w rozdzielczości odpowiadającej parametrom zgodnym z Zarządzeniem, ale z zachowaniem głębi kolorów dla każdego rodzaju materiału w przestrzeni barwnej RGB. 6.3 Kopie cyfrowe należy kadrować przy zachowaniu zapasu tła wokół obiektu, tzw. ramki o szerokości 0,5 cm, z zachowaniem wzorców koloru Q13 zgodnie z Zarządzeniem. 6.4 Wymagane jest, aby okładka i strona pierwsza każdej jednostki archiwalnej skanowana była wraz z wzornikiem kolorów i długości pozwalającym określić rzeczywisty rozmiar skanowanego obiektu. 6.5 Skanowanie materiałów archiwalnych musi odbywać się ręcznie bez użycia podajnika. 6.6 Skany metryczek i tablic początkowych nie są wliczane do ogólnej liczby zdigitalizowanych materiałów archiwalnych. 6.7 Tworzenie katalogów i nadawanie nazw plików należy wykonać zgodnie z Zarządzeniem, przy czym licznik oznacza kolejny numer skanu, a nie paginację/foliację strony/karty. 6.8 Zdigitalizowane pliki należy skatalogować w oparciu o istniejącą ewidencję do wskazanych materiałów archiwalnych (bazy IZA, ZOSIA, SEZAM) otrzymaną od Zamawiającego. 6.9 Podczas procesu należy zastosować skanery dostosowane do pracy przy świetle dziennym. 6.10 Wykonawca utworzy kopie użytkowe skanów o następujących parametrach: - Plik z kompresją JPEG, - Rozdzielczość co najmniej 3500 pikseli na dłuższym boku, - Nałożony znak wodny Archiwum Akt Nowych dostarczony przez Zamawiającego. 6.11 Zasady dodawania wymaganych elementów identyfikujących kopię cyfrową określa Zarządzenie. 7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubiegający się o zamówienie dysponował do wykonania niniejszego zamówienia skanerami spełniającymi poniższe wymagania: 7.1 rozdzielczość skanowania na całym obszarze skanowania, bez interpolacji, zgodna z Zarządzeniem, 7.2 skanowanie światłem zimnym, bez promieniowania ultrafioletowego i promieniowania podczerwonego, 7.3 światło skanera aktywowane tylko na czas skanowania, 7.4 oświetlanie tylko aktualnie skanowanego fragmentu dokumentu, 7.5 wyposażenie w kołyskę umożliwiających digitalizację dzieł zwartych o grubości grzbietu do 35 cm, 7.6 możliwość skanowania zbiorów uszkodzonych, klejonych, o mniejszym kącie rozwarcia. 7.7 Obszar skanowania do formatu A0. 8. Kontrola jakości kopii cyfrowych aktowych materiałów archiwalnych: 8.1. Kontrola bieżąca powinna być wykonywana przez operatora skanera w toku digitalizacji; 8.2. Kontrola po zakończeniu etapu skanowania mająca charakter szczegółowy (obejmująca wszystkie skany), powinna być wykonywana przez osobę nieuczestniczącą w procesie skanowania. Ewentualne uwagi kontroler powinien wnieść do metryczki zdigitalizowanej jednostki. 8.3. W skład kontroli wchodzi: 8.3.1. weryfikacja poprawności nazewnictwa plików, zgodnie ze spisami, dostarczonymi przez Zamawiającego; 8.3.2. kontrola struktury katalogów; 8.3.3 kontrola parametrów skanowania; 8.3.4. ocena estetyki wykonania skanów (skany muszą być czytelne, nie mogą mieć elementów zasłaniających tekst); 8.3.5. kontrola paginacji na podstawie metryczek dołączonych do jednostek. 8.4 Kontroler skanów (kontrola szczegółowa, po zakończeniu skanowania) sprawdza i wykonuje poprawki w zakresie: 8.4.1 zmiany nazewnictwa plików i struktury katalogów; 8.4.2. kadrowania skanów, przy zachowaniu zapasu tła wokół obiektu, tzw. ramka, 8.4.3. korekta np. gamma, jasności, kontrastu może być przeprowadzona jedynie w celu poprawy czytelności skanu w porozumieniu z pracownikiem Archiwum, 8.4.4. wklejanie brakujących skanów stron - po wklejeniu brakujących skanów stron należy przenumerować pliki zgodnie z nową kolejnością; 8.4.5. korekta kolejności skanów zgodnie z paginacją - po wykonaniu korekty należy przenumerować pliki zgodnie z nową kolejnością. 8.4.6 w przypadku wykrycia błędów w parametrach skanowania, których kontroler nie może poprawić (np. zbyt niska rozdzielczość) - należy przeprowadzić ponowną digitalizację; 8.5. W przypadku niemożliwości wykonania poprawek, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zobowiązany jest on przygotować listę uwag do poprawek. Odbiór skanów bez dokonanych poprawek przez Zamawiającego możliwy jest po zaakceptowaniu listy uwag do poprawek. 8.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzania bieżących kontroli wykonanych kopii cyfrowych oraz kontroli konserwatorskiej. 9. Inne warunki 9.1. W celu potwierdzenia, że oferowana usługa odpowiadać będzie wymaganiom określonym w SIWZ, Zamawiający żąda złożenia próbek skanów, wykonanych na sprzęcie i oprogramowaniu Wykonawcy i na materiale dostarczonym przez Zamawiającego, w jego siedzibie. Próbki skanów zostaną wykonane na koszt Wykonawcy i załączone jako załącznik nr 11 do oferty. Próbki skanowania dotyczyć będą przykładowych materiałów archiwalnych wytypowanych do digitalizacji. 9.2. Zamawiający wymaga próbki targetu rozdzielczości określającego zdolność rozdzielczą urządzenia która zostanie również dołączona do SIWZ, jako załącznik nr 12 do oferty. 9.3. Wszystkie próbki pozostają u Zamawiającego po ich wykonaniu. Próbki mają stanowić potwierdzenie jakości i kalibracji skanera. Zamawiający dokona weryfikacji próbek w odniesieniu do zapisu SIWZ. 9.4. Próbki podlegają uzupełnieniu w trybie art. 26 ust.3 PZP jako próbki służące do oceny pod względem ich zgodności z SIWZ. 9.5. Zgodnie z art. 97 ust. 2 PZP, Zamawiający zwróci próbki Wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane na ich wniosek. Próbki Wykonawcy, którego oferta została wybrana stanowi dowód i tym samym nie podlega zaliczeniu na poczet świadczenia Wykonawcy (liczby skanów). 9.6. Po złożeniu próbek i ocenie ich przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania przedstawionej w próbkach jakości. Skany o niższej jakości nie zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.91.00-4.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.08.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania - odpowiadającym przedmiotowi niniejszego zamówienia, zgodnie z formularzem nr 5 do SIWZ; do wykazu należy załączyć dowody określające, czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane w sposób należyty,

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z podaniem informacji na temat ich wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia oraz informacją o sposobie dysponowani tymi osobami, zgodnie z załącznikiem nr 6 do SIWZ,

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3.2)

• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 -11 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• próbki, opisy lub fotografie produktów, które mają zostać dostarczone, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 40
• 2 - jakość próbki skanu - 30
• 3 - jakość próbki targetu rozdzielczości - 30

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.ap.gov.pl - zakładka Archiwum Akt Nowych

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Archiwum Akt Nowych 02-103 Warszawa ul. Hankiewicza 1.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
08.05.2015 godzina 12:00, miejsce: Archiwum Akt Nowych 02-103 Warszawa ul. Hankiewicza 1.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie