Zorganizowanie i obsługa 2,5 - dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w dniach 19-21 maja 2016 roku

Łódź: Zorganizowanie i obsługa 2,5 - dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w dniach 19-21 maja 2016 roku


Numer ogłoszenia: 10056 - 2016; data zamieszczenia: 14.01.2016

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

V	zamówienia publicznego
	zawarcia umowy ramowej
	ustanowienia dynamicznego systemu zakupów (DSZ)

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera , ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 6314533, faks 42 6314573.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.imp.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie i obsługa 2,5 - dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w dniach 19-21 maja 2016 roku.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa 2,5 dniowej międzynarodowej konferencji naukowej w Łodzi w dniach 19-21 maja 2016 roku.W następującym zakresie zapewnienie sal konferencyjnych przygotowanych do przeprowadzenia wykładów oraz zapewnienie usługi cateringowej.Termin realizacji: Łódź, w dniach 19-21 maja 2016 roku. Warunki realizacji:Konferencja zostanie zorganizowana w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, zlokalizowanym w centrum Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji publicznej z dworca Łódź Kaliska oraz Lotniska im Wł. Reymonta. Obsługa hotelowa będzie posługiwała się poza językiem polskim również biegle językiem angielskim. Wykonawca zarezerwuje co najmniej 40 pokoi jednoosobowych z łazienkami i śniadaniami dla uczestników konferencji /pokoje opłacą uczestnicy konferencji/, a Zamawiający nie poniesie z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów; rezerwacja potrwa co najmniej do 31 marca 2016 r. Wykonawca zapewni przynajmniej kilkanaście miejsc parkingowych dla uczestników i organizatorów konferencji na terenie należącym do hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy uczestników konferencji najpóźniej na 7 dni roboczych przed terminem konferencji.Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby Zamawiającego tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8 celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji konferencji. W dniach, kiedy będzie odbywać się konferencja, Wykonawca zapewni nieodpłatną szatnię - miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie - wieszak dla każdego uczestnika w miejscu organizacji konferencji. W dniach 19-20 maja wykonawca zapewni miejsce na całodzienną sesję plakatową /11:00-18:30/ - preferowane miejsce: sala lub korytarz, z możliwością ustawienia 10 dwustronnych stojaków o wymiarach około 100x150 cm. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, sale konferencyjne, parking samochodowy, szatnię oraz miejsce na sesję plakatową na terenie jednego obiektu. Sale konferencyjne zapewnione przez Wykonawcę muszą spełniać następujące warunki: w dniach 19 i 20 maja w godzinach 9:00-11:00 oraz w dniu 19 maja w godzinach popołudniowych na jedną godzinę zegarową Wykonawca zapewni salę konferencyjną, która pomieści około 150 osób jednocześnie /miejsca siedzące/ o powierzchni około 150m2, w dniach 19-20 maja w godzinach 10:00-17:30 oraz w dniu 21 maja w godzinach 9:00-13:00 Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne mieszczące około 70 osób o powierzchni około 90m2 każda. Wszystkie sale będą wyposażone w sprzęt multimedialny /rzutnik, ekran do rzutnika, komputer z oprogramowaniem Microsoft Windows oraz Microsoft Office, mikrofon, flipchart lub tablicę sucho ścieralną, dostęp do internetu/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. wszystkie sale będą klimatyzowane. W oknach sal, gdzie będzie odbywać się obrady będą zainstalowane rolety. każda sala będzie zaopatrzona w minimum 8 butelek wody mineralnej niegazowanej o pojemności minimum 0,2-0,25l podczas każdej sesji naukowej /planowane jest łącznie 14 sesji/ oraz minimum 2 butelki na każdym z trzech wykładów W dniach 19-21 maja przygotowane zostaną: każdego dnia lunch oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - /przykładowe menu opisane poniżej/ - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki. W ramach ciągłej przerwy kawowej dla uczestników przygotowane zostaną: napoje /kawa, herbata, woda, soki/ oraz dodatki do napojów: cukier, plasterki cytryny i mleko do kawy w ilości nieograniczonej oraz ciastka i owoce różnego rodzaju. Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. Lunch zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, wg szczegółowej specyfikacji ustalonej między Zamawiającym a Wykonawcą najpóźniej do 30.04.2016 roku. w czasie lunchu Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie. Menu lunchowe powinno być złożone z dwóch dań /zupy + dania głównego i kompotu/soku ze świeżych owoców/ oraz deseru. Każdego dnia konferencji powinny być przygotowane jednocześnie do wyboru minimum cztery różne zestawy obiadowe, w tym dwie zupy i dwa dania główne bezmięsne każdego dnia, zestawy w ciągu trwania szkolenia nie mogą się powtarzać, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. Wykonawca jest zobowiązany ustalić każde menu z Zamawiającym. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, zastawa będzie elegancka /wyklucza się talerze plastikowe bądź papierowe oraz plastikowe sztućce/, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść lunch w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce siedzące przy stole.Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia:Zupy:Zupa serowa z wędzonym łososiem. Zupa-krem warzywny z grzankami. Danie główne:Rolada z piersi z kurczaka ze szpinakiem i serem feta. naleśniki z farszem warzywnym Dodatki do dania głównego: Opiekane ziemniaki, frytki, kopytka, surówki, gotowane warzywa. Deser: Ciasta: biszkopt, sernik. Sałatka owocowa. Obsługa techniczna konferencji: Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj: recepcjonistów oraz managera konferencji/osoby wyznaczonej do opieki nad wydarzeniem przez cały czas trwania konferencji.

II.1.5)

przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 21.05.2016.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie z art. 22 ust. 1 pzp

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 90
• 2 - ilość zorganizowanych konferencji,w tym zapewnienie usługi cateringowej dla min100osób każda w okr. 3 lat przed upływem terminu składania ofert - 10

IV.2.2)

przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna, adres strony, na której będzie prowadzona:

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.imp.lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 w pokoju 384.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
22.01.2016 godzina 10:00, miejsce: Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 w pokoju 81 - Kancelaria Główna.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie współfinansowane ze środków funduszy norweskich w ramach Programu Polsko-Norweska Współpraca Badawcza realizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie