Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych za granicą na potrzeby pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców

Warszawa: Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych za granicą na potrzeby pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców


Numer ogłoszenia: 101360 - 2011; data zamieszczenia: 05.05.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd do Spraw Cudzoziemców , Koszykowa 16, 00-564 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6270680, faks 022 8454980, 6014339.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.udsc.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych za granicą na potrzeby pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców za granicą, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego zgłoszenia zapotrzebowania na przedmiotowe usługi, zobowiązany będzie do:1) wyszukiwania i przedstawiania najkorzystniejszych dla Zamawiającego, dostępnych na rynku, ofert hoteli stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny (uwzględniając aktualne promocje), lokalizacji i wyposażenia; 2) dokonywania rezerwacji miejsc noclegowych za granicą w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym; 3) pośredniczenia w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, zwrotów opłat; 4) dokonywania zmian, odwoływania rezerwacji; 5) przydzielenia jednej stałej osoby pracującej od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-16:00, odpowiedzialnej za współpracę z Zamawiającym. Zamawiający określi z odpowiednim wyprzedzeniem szczegółowe wymagania co do lokalizacji miejsca noclegowego, a także ewentualne dodatkowe preferencje w zakresie jakości hotelu i obsługi, w szczególności przekaże Wykonawcy informację na temat: 1) kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe, z uwzględnieniem wymagań odnośnie lokalizacji hotelu (bliskie położenie względem miejsca zaplanowanego spotkania, konferencji), nie wyłączając możliwości wskazania konkretnego hotelu, 2) terminu pobytu,3) liczby pokoi lub miejsc noclegowych, 4) rodzaju zamawianych pokoi, 5) wymaganej kategorii hotelu, 6) inne informacje o usłudze (np. bezpłatny dostęp do internetu). Zamówienie może być składane pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie na podany przez Wykonawcę adres i numer przez osoby wyznaczone przez Zamawiającego. Wykonawca w czasie przygotowywania propozycji lokalizacji będzie korzystał z systemu lub bazy kontaktowej gwarantującej rezerwację miejsc hotelowych na całym świecie. Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od otrzymania zamówienia, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem na wskazany przez Zamawiającego adres lub numer. Warunki rezerwacji będą zawierały: 1) proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii, 2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3) termin pobytu, 4) całkowitą cenę usługi, 5) termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów, 6) inne informacje o usłudze, wskazane w zamówieniu (np. bezpłatny dostęp do internetu). Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionych pracowników Zamawiającego oraz dostarczy drogą elektroniczną (pod wskazany adres mailowy) vouchery potwierdzające rezerwację i uiszczenie zapłaty, w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia potwierdzenia zamówienia - również po godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. po godz. 16:00 (co najmniej do 19:00). W przypadku wyjazdów związanych z obsługą wydarzeń nieprzewidywalnych w terminie i w sposób uzgodniony telefonicznie. W przypadku, gdy Zamawiający wskaże hotel, w którym Zamawiający lub jego partnerzy zagraniczni uzyskali rabat w stosunku do ceny zaproponowanej przez Wykonawcę, Wykonawca zrealizuje tylko czynności związane z rezerwacją w ramach tego rabatu. W związku z powyższym Wykonawca może obciążyć Zamawiającego tylko kosztami związanymi z tą usługą oraz kosztem noclegu zgodnym z rabatem. W przypadku, gdy hotel określony w zamówieniu przyjętym przez Wykonawcę do realizacji nie będzie miał możliwości przyjęcia osoby wskazanej przez Zamawiającego w zamówieniu lub na warunkach wskazanych w zamówieniu, Wykonawca zapewni takiej osobie miejsce w hotelu zastępczym, którego standard i lokalizacja nie będą odbiegać od standardu i lokalizacji hotelu określonego w przyjętym do realizacji zamówieniu. Koszt miejsca zastępczego obciąży Wykonawcę, który jest również zobowiązany do pokrycia ewentualnych kosztów transportu do hotelu zastępczego. Proponowana przez Wykonawcę ostateczna cena miejsca hotelowego (z uwzględnieniem ceny za dokonanie rezerwacji i opustu) nie może przekraczać limitu określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.). Wykonawca dostarczy, po realizacji każdego zamówienia, fakturę do siedziby Urzędu do Spraw Cudzoziemców zawierającą dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia oraz łączną cenę usługi brutto. W przypadku, gdy nie będzie możliwe dokonanie rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego w cenie nieprzekraczającej wysokości limitu wskazanego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.), Wykonawca zawiadomi Zamawiającego na piśmie o braku możliwości realizacji zamówienia w ustalonych cenowo granicach i jednocześnie przedstawi najkorzystniejszą cenowo ofertę a Zamawiający, w zależności od okoliczności konkretnego przypadku, może upoważnić Wykonawcę na piśmie do podwyższenia ograniczonej limitem kwoty o koszty niezbędne do realizacji usługi zgodnie ze złożonym zamówieniem. Zamawiający przewiduje, że szacunkowa skala potrzeb w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych za granicą, na podstawie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych dokonanych w 2010 r. oraz w związku ze zbliżającą się Prezydencją Polski w Unii Europejskiej w okresie realizacji umowy wyniesie ok. 270 noclegów. Zakres geograficzny zamówienia obejmuje zakwaterowanie hotelowe na całym świecie (w tym główne miejsca przewidywanych rezerwacji to państwa europejskie (ok. 95% wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r.) ze szczególnym uwzględnieniem Belgii (ok. 54 % wszystkich rezerwacji dokonanych w 2010 r. ). Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezerwacji i zakupu mniejszej lub większej ilości miejsc niż szacowana, stosownie do potrzeb. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze z tytułu rezerwacji i zakupu mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowana.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.50.00.00-4, 98.34.10.00-5.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 usługi polegające na rezerwacji i wynajmowaniu miejsc hotelowych poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej o wartości nie mniejszej niż 50 000 zł brutto każda. Przez wartość usługi Zamawiający rozumie łączną wartość wykonanej (wykonywanej) usługi w ramach jednej umowy. Przez jedną usługę Zamawiający rozumie sumę usług wykonanych/wykonywanych w ramach jednej umowy. W przypadku wykazania usługi wykonywanej, należy wykazać wartość zrealizowanej części w ramach jednej umowy

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Wysokość oferowanego przez Wykonawcę opustu od ceny miejsca noclegowego (wyrażonego w %) - 50

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.udsc.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd do Spraw Cudzoziemców, ul. Koszykowa 16, 00-564 Warszawa, pokój nr 59c.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
16.05.2011 godzina 12:00, miejsce: Urząd do Spraw Cudzoziemców, ul. Koszykowa 16, 00-564 Warszawa, kancelaria ogólna (parter).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie