Świadczenie kompleksowej usługi cateringowej dla uczestników międzynarodowego kongresu pn. 50th ISOCARP International Planning Congress - Urban Transformations - Cities and Water w dniach 18-26.09.2014 w Gdyni

Gdynia: Świadczenie kompleksowej usługi cateringowej dla uczestników międzynarodowego kongresu pn. 50th ISOCARP International Planning Congress - Urban Transformations - Cities and Water w dniach 18-26.09.2014 w Gdyni


Numer ogłoszenia: 137531 - 2014; data zamieszczenia: 26.06.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Gdyni , Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie kompleksowej usługi cateringowej dla uczestników międzynarodowego kongresu pn. 50th ISOCARP International Planning Congress - Urban Transformations - Cities and Water w dniach 18-26.09.2014 w Gdyni.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację cateringu w postaci: 1. Welcome Dinner dla młodych urbanistów i planistów w dniu 18.09.2014 (dla 35 osób). Godz. 19:00; miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Welcome Dinner będzie miał formę bankietu ze stołami koktajlowymi (wymagane jest zapewnienie 6 takich stołów - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach). Dania na ciepło serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). 2. obiady dla młodych planistów i urbanistów w dniach 19-21.09.2014 (każdorazowo dla 35 osób). Godz. 14:00, miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Obiady dla młodych urbanistów w dniach 19-21.09.2014 serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 6 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. 3. obiady dla Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 (każdorazowo dla 15 osób). Godz. 13:00, miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne Obiady dla Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę w każdym dniu 4 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. 4. spotkanie Isocarp Bureau w dniu 22.09.2014 (dla 70 osób). Godz. 17:00 - 19:00; miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 7 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Przekąski i napoje serwowane w formie bufetu szwedzkiego. 5. Welcome Reception w dniu 23.09.2014 (dla 500 osób). godz. 19:00, miejsce: Foyer Teatru Muzycznego w Gdyni. Welcome Reception będzie miało formę bankietu na stojąco ze stołami koktajlowymi. Dania na ciepło będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 50 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie niezbędnej do obsłużenia 500 osób. 6. przekąski i napoje dla personelu Sekretariatu Isocarp w dniach 23-26.09.2014 (dla 3 osób). Miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wykonawca będzie serwować przekąski i napoje w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu wskazanym przez Zamawiającego. 7. obiady dla uczestników kongresu w dniach 23-26.09.2014 (każdorazowo dla 500 osób). Miejsce: 23.09.2014 - foyer Teatr Muzycznego; 24-26.09.2014 - Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Dania na ciepło serwowane będą z podgrzewaczy (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 50 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie niezbędnej do obsłużenia 500 osób. 8. przerwy kawowe dla uczestników kongresu w dniach 23-26.09.2014 (każdorazowo dla 500 osób). Miejsce: 23.09.2014 - Foyer Teatru Muzycznego, 24-26.09.2014 - Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. 23.09.2014 (wtorek) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 24.09.2014 (środa) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 25.09.2014 (czwartek) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 26.09.2014 (piątek) - jedna półgodzinna przerwa kawowa g.11:00 - dla 500 osób 9. przerwy kawowe dla członków Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 (każdorazowo dla 15 osób). Miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. 20.09.2014 - dwie półgodzinne przerwy kawowe g. 11:00 i g. 16:00 - dla 15 osób; 21.09.2014 - dwie półgodzinne przerwy kawowe g. 11:00 i g. 16:00 - dla 15 osób. 10. Iscocarp Activities Happy Hours (dla 500 osób). g. 17:00 - 19:00 miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wykonawca przygotować ma odrębna stanowiska do wydawania napojów alkoholowych (piwa oraz wina o zawartości alkoholu poniżej 18%), które kupować będą indywidualnie uczestnicy Kongresu. Ilość stanowisk wraz z obsługą dostosowana ma być do ilości obsługiwanych gości. W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych o zawartości: a) do 4,5 % alkoholu oraz na piwo i b) powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). Szczegółowe menu wszystkich wymienionych powyżej posiłków zamieszczone są w załączniku A do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. WYMAGANIA DOT. REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Zastawa na wszystkie serwowane posiłki w dniach 18-26.09.2014 powinna być szklana, ceramiczna lub porcelanowa. 2. Podczas wszystkich dni kongresu powinna być zapewniona profesjonalna obsługa kelnerska w liczbie adekwatnej do liczby obsługiwanych gości, uzupełniająca brakujące rzeczy i dbająca o porządek, czystość i sprawność wydawania napojów i posiłków. 3. Zamawiający poza wodą mineralną przewidzianą w ramach ww. posiłków, serwowaną w szklanych naczyniach, zamawia dodatkowo wodę mineralną w butelkach 0,5 l oraz kubki plastikowe - w ilościach podanych w załączniku nr 6 do SIWZ. Dodatkowa woda mineralna oraz kubki plastikowe zostaną stosownie rozdysponowane przez Zamawiającego wśród uczestników kongresu. 4. W przypadku realizacji przedmiotu zamówienia w dniu 23.09.2014 Zamawiający dopuszcza możliwość wskazania innego niż Teatr Muzyczny miejsca realizacji usług. 5. Wykonawca organizując usługę cateringową w Teatrze Muzycznym zobowiązany jest do doprowadzenia miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbiór naczyń i sztućców, innych materiałów wykorzystywanych w trakcie świadczenia usługi oraz resztek pokonsumpcyjnych). Wykonawca zobowiązany jest zorganizować zaplecze gastronomiczne w Teatrze Muzycznym we własnym zakresie w sposób ustalony z Zamawiającym i administracją Teatru Muzycznego. 6. Wykonawca organizując usługę cateringową w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym zobowiązany jest do doprowadzenia miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbiór naczyń i sztućców, innych materiałów wykorzystywanych w trakcie świadczenia usługi oraz resztek pokonsumpcyjnych). Wykonawca zobowiązany jest zorganizować zaplecze gastronomiczne w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym we własnym zakresie w sposób ustalony z Zamawiającym i administracją Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego. 7. Nazwy serwowanych dań (zimnych przekąsek, zup, dań na ciepło, deserów) należy przygotować na stosownych kartonikach w wersji polsko-angielskiej. 8. Wskazując kwotę jednostkową w załączniku nr 6 do SIWZ należy uwzględnić wszelkie koszty towarzyszące niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia 9. Ofertę należy przygotować na zaplanowane ilości osób. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników, godziny i czas trwania spotkań, miejsce spotkań mogą ulec zmianie. W razie zmiany liczby uczestników kongresu wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie stosownej korekcie zgodnie z kalkulacją ceny oferty (załącznik nr 6 do SIWZ). Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego do dnia 8 września 2014 roku. 10. Zamawiający dopuszcza możliwość przygotowania i podania przez Wykonawcę innych niż wymienione w załączniku A do SIWZ elementów menu w zakresie rodzaju zupy, drugiego dania, deseru, zimnych przekąsek, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 18.09.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności określone przepisami ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 1356 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz.U z 2010r. nr 136 poz. 914 z późn. zm.). Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: 1. posiada aktualną koncesję na sprzedaż napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa), związaną z organizacją przyjęć w dowolnym miejscu 2. posiada aktualną decyzję właściwego organu inspekcji sanitarnej, uprawniającą wykonawcę do prowadzenia działalności gastronomicznej, w tym cateringowej.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeśli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej trzy usługi cateringowe każdorazowo dla co najmniej 500 osób, każda z tych usług o wartości co najmniej 65 000 zł brutto (wyklucza się imprezy plenerowe, piknikowe, festyny, biesiady). Przez usługę cateringową rozumie się catering (obejmujący przykładowo obiad, przerwy kawowe, kolację albo bankiet podczas konferencji, seminarium, warsztatów, uroczystego spotkania firmowego itp.) zorganizowany dla grupy 500 osób w ciągu jednego dnia danej imprezy.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;
• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy. 2. Formularz Kalkulacja ceny oferty 3. Pisemne zobowiązanie podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia w przypadku, gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu tych podmiotów. 4. W przypadku składania oferty przez wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia musi być załączone pełnomocnictwo zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy prawo zamówień publicznych w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem. 5. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, względnie do podpisywania innych dokumentów składanych wraz z ofertą, o ile prawo to nie wynika z innych dokumentów (np. aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej) złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. Pełnomocnictwo powinno być w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zakresu przedmiotu umowy w przypadku zmiany liczby uczestników Kongresu. W razie zaistnienia takich okoliczności wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie stosownej korekcie.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.gdynia.pl/bip/uslugi/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miasta Gdyni, Biuro Prezydenta - Referat Współpracy z Zagranicą, adres: ul. 10 Lutego 24, 81-364 Gdynia, pok. 510..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
16.07.2014 godzina 14:00, miejsce: W siedzibie Zamawiającego: w kancelarii na parterze Urzędu Miasta Gdyni ul. 10 Lutego 24, 81-364 Gdynia..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie