Kompleksowa organizacja centralnego etapu Olimpiady Wiedzy o Odnawialnych Źródłach Energii połączona z konferencją pn.”Rozwój odnawialnych źródeł energii na obszarach wiejskich” w dniach 27-28 maja 2015 r. w Poznaniu. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług polegających na kompleksowej organizacji centralnego etapu olimpiady wiedzy o odnawialnych źródłach energii połączonej z konferencją pn. „rozwój odnawialnych źródeł energii na obszarach wiejskich” 27–28.5.2015 w poznaniu. wykonawca zorganizuje biuro projektu, zwane dalej biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) kierownika projektu zapewniającego prawidłową i terminową realizację usług, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. wykonawca zapewni a. nabór minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia. pierwszeństwo w naborze będą mieli laureaci eliminacji wojewódzkich olimpiady, opiekunowie laureatów oraz osoby reprezentujące instytucje i organizacje działające na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich, zgodnie z listą przekazaną przez zamawiającego 2 dni od daty podpisania umowy. b. zakwaterowanie w dniach od 27.5.2015 do 28.5.2015 dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników olimpiady, nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub w innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta poznań. c. wyżywienie dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia w dniu 27.05.2015 r. — obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się olimpiady, w godz. 13 00–13 45. — serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10 00 do 15 30, — kolacja (w odległości nie większej niż 2 km od miejsca zakwaterowania) składająca się z gorącej przystawki oraz zimnej płyty w formie stołu szwedzkiego zawierająca co najmniej zestaw wędlin, serów, warzyw, pieczywa, masła, sałatek, napoje zimne i gorące, oraz z deseru. 28.5.2015 r. — obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się olimpiady, w godz. 13.00–14 00. — serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10 00 do 15 00, d. transport autokar lub bus dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia z sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia olimpiady) do miejsca zakwaterowania 27.5.2015 oraz z miejsca zakwaterowania do sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia olimpiady) 28.5.2015. pojazdy powinny być wyposażone co najmniej w klimatyzację. pojazdy powinny być sprawne technicznie oraz posiadać odpowiednią ilość miejsc siedzących, z miejscem na bagaże podręczne. e. salę konferencyjną, w tym 1 salę konferencyjną lub powierzchnię przystosowaną do przeprowadzenia konferencji, zapewniającą co najmniej 120 miejsc siedzących, na terenie międzynarodowych targów poznańskich, ul. głogowska 14 w poznaniu 27.5.2015 oraz 28.5.2015, w godzinach 9 00–16 30 w obu wskazanych dniach. sala wyposażona będzie co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikach w liczbie przewyższającej liczbę uczestników, podest o wymiarach minimalnie 12m x 4m, stół prezydialny dla 10 osób, oraz stół dla 5 osób w osobnym miejscu. wykonawca zapewni oznakowanie sali logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. f. moderator zgodnie z poniższymi wymaganiami w dniach 27–28.05.2015 r. – moderator z wykształceniem wyższym, posiadający co najmniej 3 letnie doświadczenie w moderowaniu konferencji lub prowadzeniu szkoleń z udziałem minimum 50 osób. moderator będzie czuwał nad przebiegiem olimpiady i prelekcji, zgodnie z ramowym programem olimpiady stanowiącym załącznik nr 11 do siwz. g. ekspert zgodnie z poniższymi wymaganiami 27.5.2015 – 2 ekspertów z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, każdy z nich posiadający co najmniej 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i olimpiady. eksperci powinni posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów dot. odnawialnych źródeł energii. tematy prelekcji „biogazowanie rolnicze szansą niezależności energetycznej wiejskich gospodarstw domowych”; „nowelizacja ustawy o odnawialnych źródłach energii, a wpływ na obszary wiejskie”. 28.5.2015 – 1 eksperta z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, posiadającego co najmniej 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i olimpiady. ekspert powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów. temat prelekcji „fotowoltaika – niezależność energetyczna czy również pomysł na biznes”. h. opracowanie oraz druk testów dotyczących odnawialnych źródeł energii. wykonawca zapewni druk testów w ilości min. 55 kompletów oraz pytań ustnych pogrupowanych w koperty po 3 pytania w każdej, oznaczone cyfrą od 1 do 10. testy oraz pytania ustne zamawiający przekaże wykonawcy 3 dni przed realizacją wydarzenia. wykonawca dostarczy materiały 27.5.2015 do sali konferencyjnej wymienionej w ppkt. e) do godz. 9.00. i. zapewnienie materiałów promocyjnych dla uczestników olimpiady przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z olimpiadą — długopisy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.) długopis w kolorze białym, wyposażony w niebieski wkład, — notesy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.) notes minimum 45 kartkowy w kratkę, klejony na górnej krawędzi, format a5 (210 mm x 148 mm), — teczki, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.) teczka tekturowa w kolorze białym, gładka, format a4 x 2, karton 300 g/m2, powierzchnia laminowana, — identyfikatory, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.) wymiary 90 mm x 55 mm smycz o długości ok. 800 mm dopuszczalna tolerancja +/ 5 mm 55 sztuk z nadrukiem „uczestnik”, 25 „opiekun”, — dyplomy, z zachowaniem poniższych wymagań (75 szt.) format a4 papier co najmniej 230 g/m2 kolor biały tekstura ozdobna kartka miejsce na odręczne wpisanie imienia i nazwiska 10 sztuk dla laureatów olimpiady z gradacją miejsc od pierwszego do dziesiątego, 40 podziękowań dla pozostałych uczestników oraz 25 podziękowań dla opiekunów. wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy będą zawierać jedynie logotypy z załącznika nr 8b do siwz. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. projekty graficzne wszystkich ww. materiałów promocyjnych wykonawca przedstawi zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. j. zapewnienie wejścia dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników na greenpower międzynarodowe targi energii odnawialnej odbywające się w poznaniu na terenie międzynarodowych targów poznańskich, ul. głogowska 14, w dniach 27.05.2015 oraz 28.05.2015 r., potwierdzone protokołem odbioru według załącznika nr 12 do siwz. k. wykonawca zapewni realizację olimpiady zgodnie z ramowym programem olimpiady, stanowiącym załącznik nr 11 do siwz. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)