Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania, a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP

Siemiatycze: Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania, a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP


Numer ogłoszenia: 171598 - 2013; data zamieszczenia: 29.04.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Siemiatycki , ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze, woj. podlaskie, tel. 85 65 66 500, faks 85 65 66 501.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie kart usług i projektów procedur monitorowania, a także procedur aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kart usług, a także projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze oraz uruchomienie elektronicznych usług na portalu ePUAP w łącznej ilości 5 usług, w tym 2 usługi dla SP i 3 usługi dla UM. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań: Opracowanie i wdrożenie kart usług oraz procedur ich aktualizacji i monitorowania w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach i Urzędzie Miasta Siemiatycze, a mianowicie: a. dokonanie przeglądu opisów usług zawartych na stronach WWW i BIP Urzędów, b. przygotowanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa spisu wszystkich usług do realizacji przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach i Urząd Miasta Siemiatycze, c. opracowanie merytoryczne we współpracy z pracownikami SP i UM Kart Usług dla wszystkich usług wynikających z przygotowanego spisu usług nie mniej niż po 50 kart dla SP i UM. Każda karta ma zawierać: - Wydział -stanowisko - Nazwa usługi -temat - Wymagane dokumenty - Miejsce złożenia dokumentów - Osoby do kontaktu - Opłaty - Termin i sposób załatwienia - Podstawa prawna - Tryb odwoławczy - Dodatkowe informacje, uwagi - Formularze do pobrania d. Opracowanie merytoryczne i graficzne formularzy wniosków dotyczących wszystkich usług świadczonych w poszczególnych wydziałach SP i referatach UM, e. Przeprowadzenie procesu weryfikacji Kart Usług przez naczelników, kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, f. Opracowanie szablonu graficznego Kart Usług dla elektronicznej i papierowej wersji Kart Usług dla Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach i Urzędu Miasta Siemiatycze, g. Opracowanie graficzne wszystkich Kart Usług na szablonie karty wszystkie karty muszą być jednorodne pod względem formatu i standardu opracowania usług dla każdego Urzędu, h. Opracowanie i wykonanie zestawu Kart Usług po uwzględnieniu uwag naczelników i kierowników w formie elektronicznej i papierowej, - Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym doc. lub rtf. i pdf, - Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w jednym egzemplarzu, i. Opracowanie zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw kart usług oraz zasad i wzorców tworzenia formularzy poprzez: - weryfikację dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i udostępniania klientom opisu usług i formularzy określenie słabych i mocnych stron, - opracowanie projektu założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw usług oraz zasad tworzenia formularzy, j. Opracowanie metod monitoringu kart dla oceny przejrzystości, jasności, jednoznaczności kart usług dla klienta opracowanie ankiety wstępnej dla badań bezpośrednio i on-line, k. Przeprowadzenia badań pilotażowych Kart Usług przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi na grupie min. po 50 klientów UM i SP. l. Opracowanie wyników badań w formie raportu i weryfikacja Kart Usług zgodnie z wynikami analizy badań, m. Opracowanie ostatecznej wersji elektronicznej i papierowej Kart Usług z uwzględnieniem analiz, uwag naczelników i kierowników i innych danych zebranych w trakcie realizacji umowy. - Wersja elektroniczna: zestaw kart na płycie CD, każda karta w formacie edytowalnym doc. lub rtf. i pdf. - Wersja papierowa: każda karta ma być na papierze o gramaturze min. 160gram na m2, w formacie A4, kolorze 4+0, każda ma być zalaminowana, każda karta w trzech egzemplarzach, jeden zestaw kart w formie połączonego trwale zestawu z podziałem na wydziały, referaty poszczególnych JST w uzgodnieniu z zamawiającym. n. Opracowanie ostatecznej wersji narzędzia do monitorowania kart dla badań bezpośrednio i on-line o. Opracowanie projektu dokumentu procedury aktualizowania i monitorowania Kart Usług dla Starostwa Powiatowego i Miasta Siemiatycze. p. Przeprowadzenie badań oceny kart przy pomocy wypracowanych wcześniej narzędzi. Badanie ma być przeprowadzone minimum trzy miesiące od opublikowania kart na stronach internetowych jst i udostępnienia w Punkcie Obsługi Klienta w SP i Biurze Obsługi Klienta w UM na grupie po minimum 100 klientów każdego jst. Opracowanie raportu końcowego z badań zawierającego rekomendacje dotyczące ewentualnych zmian. Uruchomienie na portalu ePUAP -http:epuap.gov.pl pięciu usług elektronicznych: - dwóch dla starostwa powiatowego: - wniosek o wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok, - zgłoszenie prac geodezyjnych i kartograficznych - trzech dla urzędu miasta: - wniosek o wyrażenie zgody na używanie herbu miasta, - deklaracja o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, - wniosek o dofinansowanie utylizacji azbestu. Dla każdej z usług należy zrealizować następujące działania: a. zebranie danych źródłowych, opracowanie dokumentu opisującego proces realizacji w oparciu o opracowane karty usług, b. przygotowanie docelowego modelu usługi realizowanej na platformie ePUAP, c. przygotowanie karty informacyjnej usługi, d. wykonanie formularzy elektronicznych dotyczących ww. usług, e. przygotowanie aplikacji do instalacji formularzy na koncie urzędu, f. przygotowanie instrukcji instalacji usługi, g. przygotowanie instrukcji korzystania z usługi na platformie ePUAP, h. instalacja usług elektronicznych na kontach wskazanych przez urzędy, i. dodanie tych usług do katalogu usług publicznych na platformie ePUAP, j przekazanie formularzu do CRD Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów, k. prezentacja wykonanych usług i przeprowadzenie instruktażu korzystania z tych usług dla administratorów w urzędach. Przygotowane dokumenty elektroniczne powinny być zgodne ze standardem dokumentów ePUAP, które oparte są o format XML oraz zgodne z aktualnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Format wzorów powinien być zgodny z formatem przyjętym dla Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów. Do formularzy należy dołączyć opis ich formatu elektronicznego oraz układu informacji i powiązań między nimi zgodnie z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wskazanych usług na inne w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, aby co najmniej 60 godzin -po 30 na Urząd zostało zrealizowane w siedzibie Starostwa Powiatowego i Urzędu Miasta Siemiatycze z przeznaczeniem na 4 konsultacje z pracownikami w zakresie opracowania kart usług, narzędzi do oceny kart, prezentacji wyników badań. Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca przedstawi w formie pisemnej Zamawiającemu szczegółowy harmonogram prac realizacji kolejnych etapów zamówienia..

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje udzielenie Wykonawcy zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 uPzp w okresie 3 lat od udzielenia niniejszego zamówienia podstawowego. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług jak te, które stanowią przedmiot niniejszego zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienia uzupełniające będą stanowiły nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
73.22.00.00-0, 72.51.30.00-4.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.10.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał: - co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu kart usług oraz projektów procedur monitorowania i aktualizowania opisów usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego,

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia osobą, która: - posiada wykształcenie wyższe informatyczne oraz doświadczenie w zakresie uruchomienia na portalu ePUAP usług elektronicznych.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo,określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, 2. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1.Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: a/ zmiany organizacji prawnej Wykonawcy, b/ zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. 2. Zmiana postanowień umowy, o których mowa w punkcie 2 może nastąpić w okresie obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.siemiatyczw.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
w siedzibie zamawiającego tj. Starostwo Powiatowe ,ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
09.05.2013 godzina 11:00, miejsce: Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Siemiatycze, ul. Legionów Piłsudskiego 3, Punkt Obsługi Klienta - parter..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt Siemiatycze na drodze rozwoju - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie