Obsługa bankowa budżetu Miasta Chełm oraz miejskich jednostek organizacyjnych. - polska-chełm: usługi bankowe

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu miasta chełm oraz miejskich jednostek organizacyjnych. wykaz jednostek organizacyjnych miasta chełm stanowi załącznik nr 1 do siwz. 2. zakres zamówienia obejmuje w szczególności 1) otwarcie i prowadzenie 49 rachunków bieżących i 143 rachunków pomocniczych, 2) prowadzenie rachunku skonsolidowanego, rachunku wirtualnego obejmującego rachunek bieżący miasta oraz rachunków wskazanych przez zamawiającego, 3) automatyczne lokowanie środków pieniężnych na lokatach overnight, 4) realizację poleceń przelewu, wpłat i wypłat gotówkowych, 5) zapewnienie w pełni funkcjonalnego systemu bankowości elektronicznej wraz z odpowiednim oprogramowaniem na 70 stanowiskach komputerowych, który musi spełniać minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego, 6) uruchomienie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu miasta do wysokości 30 000 000 pln, 7) nieodpłatne świadczenie usług w zakresie oprogramowania, czytników, kart identyfikacyjnych, 8) potwierdzanie stanu salda na każdy dzień oraz operacji w zakresie poszczególnych wpływów i wypływów na prowadzonych rachunkach bankowych w postaci papierowych wyciągów, 9) zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z zamawiającym, 10) uruchomienie co najmniej 4 punktów obsługi kasowej na terenie miasta, w tym jednego w siedzibie zamawiającego przy ul. lubelskiej 65 z czynnymi dwoma okienkami kasowymi oraz jednego przy ul. pocztowej 50 w budynku urzędu stanu cywilnego, 11) zapewnienie możliwości uzyskiwania przez skarbnika miasta lub osobę przez niego upoważnioną informacji o stanie rachunków miejskich jednostek organizacyjnych, bez opłat i uzyskiwania zgód kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. 3. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia z wyszczególnieniem usług, które mają być wykonane w ramach obsługi bankowej 1) w zakres bieżącej obsługi bankowej wchodzi świadczenie usług i wykonywanie czynności a) otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych tj. 1 rachunku bieżącego budżetu miasta chełm oraz 26 rachunków pomocniczych prowadzonych przez urząd miasta chełm a także 48 rachunków bieżących i 117 rachunków pomocniczych miejskich jednostek organizacyjnych ( w pln i w razie potrzeby w eur), na których gromadzone będą wpłaty i z których dokonywane będą wypłaty środków w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej, b) możliwość otwierania i zamykania w trakcie trwania umowy rachunków pomocniczych przez osoby uprawnione w zależności od bieżących potrzeb, c) realizacja operacji bankowych we wszystkich trybach (zwykłym, pilnym, ekspresowym) i systemach (elixir, sorbnet, swift, sepa i innych) – wykonawca zapewni transfer środków finansowych według zasad obowiązujących w tych systemach, w tym w szczególności przelewów krajowych i zagranicznych (elektronicznych i papierowych) oraz wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków zgodnie ze złożonymi dyspozycjami osób uprawnionych do danego rachunku, do wysokości środków znajdujących się na rachunku, bez pobierania opłat i prowizji, d) wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwośći automatycznej identyfikacji źródeł dochodów poprzez określenie nazwy i adresu kontrahenta, tytułu płatności, daty dokonania wpłaty przez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłat, kwot wpłaty lub innych uzgodnionych parametrów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych, e) wykonawca będzie realizował wypłaty zgodnie ze złożonymi dyspozycjami osób uprawnionych do wysokości środków znajdujących się na rachunku, f) każdorazowo po dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego) system musi zapewnić dostęp do danych o wypłacie środków (wszystkie informacje, jakie będą umieszczone na przelewie), niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej w jednostkach samorządu terytorialnego, g) wydawanie czeków na wniosek zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych bez opłat, h) wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych, bez opłat, i) przyjmowanie depozytów rzeczowych i ich przechowywanie, bez opłat, j) wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat z tytułu dokonywanych w oddziałach i filiach banku przez osoby trzecie wpłat na rachunki i wypłat z rachunków bankowych miasta chełm i miejskich jednostek organizacyjnych, k) środki zgromadzone na rachunkach złotowych podlegać będą oprocentowaniu ustalonemu na bazie zmiennej stopy procentowej opartej na stawce wibid 1m powiększonej o marżę zaoferowaną przez wykonawcę (w ofercie), 2) prowadzenie rachunku skonsolidowanego, rachunku wirtualnego obejmującego rachunek bieżący miasta oraz rachunków wskazanych przez zamawiającego a) wykonawca dokonuje automatycznego lokowania środków znajdujących się na 49 rachunkach bieżących, w każdym dniu roboczym, w formie lokaty overnight. naliczone odsetki podlegają codziennej kapitalizacji i będą dopisywane do rachunku bieżącego budżetu miasta chełm, b) środki w ramach rachunku skonsolidowanego będą oprocentowane w oparciu o stopę wibid 1m i przemnożone przez współczynnik zaoferowany przez wykonawcę, c) saldo rachunku skonsolidowanego służy do ustalania salda wykorzystania na dany dzień kredytu w rachunku bieżącym, d) ujemne saldo rachunku skonsolidowanego będzie oprocentowane według stawki wibor 1m plus marża wykonawcy. odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą pobierane co miesiąc z rachunku bieżącego budżetu miasta chełm. 3) zapewnienie w pełni funkcjonalnego systemu bankowości elektronicznej wraz z odpowiednim oprogramowaniem na 70 stanowiskach komputerowych, który musi spełniać minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz powinien umożliwiać a) dokonywanie przelewów krajowych i zagranicznych, b) autoryzację transakcji przez osoby uprawnione, c) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach jednostek organizacyjnych, d) dostęp dla skarbnika oraz upoważnionego pracownika urzędu miasta chełm do sald rachunków bankowych miejskich jednostek organizacyjnych poprzez system w czasie rzeczywistym, bez opłat, funkcja dostępna bez uzyskiwania zgody kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, e) zapewnienie prawidłowej pracy w przypadku korzystania ze wszystkich typów przeglądarek internetowych niezależnie od ustawionej rozdzielczości i wielkości okna w przeglądarce, f) usuwanie, przeglądanie i modyfikacje przelewów przed ich wysłaniem, g) umożliwienie grupowania przelewów w paczki, przelewy skonsolidowane, grupowe i masowe przy korzystaniu z usług aktywnych (np. podpisanie zestawu przelewów przed wysyłką do wykonawcy). h) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, i) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach według rodzaju operacji, nazwy i adresu kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów, przy czym w okresie obowiązywania umowy wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on line zbiorów danych z całego okresu objętego umową na obsługę bankową (60 miesięcy) bez dodatkowych opłat, j) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków, k) import przelewów przygotowanych w systemach finansowo księgowych i płacowych zamawiającego do systemu, według formatu wynikającego z systemu finansowo księgowego, l) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego), ł) umożliwienie nadawania przez administratora poszczególnym użytkownikom systemu zróżnicowanego poziomu uprawnień (do ściśle określonych rachunków, określonych operacji podgląd, tworzenie, wysyłka, kasowanie), m) zapewnienie automatycznego blokowania konta użytkownika po trzech nieudanych próbach logowania i jego odblokowania przez administratora zamawiającego, n) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez wykonawcę), o) umożliwienie dokonywania wydruków komputerowych w zakresie wyciągów bankowych według różnych kluczy, p) identyfikacja numeru konta z właścicielem konta. 4) prowadzenie punktów obsługi kasowej we wskazanych przez zamawiającego lokalizacjach i własnych placówkach wykonawcy a) uruchomienie co najmniej 2 punktów obsługi kasowej na terenie miasta, w tym jednego w siedzibie zamawiającego przy ulicy lubelskiej 65, z czynnymi dwoma okienkami kasowymi i jednego przy ul. pocztowej 50 w budynku urzędu stanu cywilnego z czynnym jednym okienkiem kasowym (koszty wyposażenia punktów obsługi kasowej należą do wykonawcy), b) udostępnienie co najmniej 2 punktów kasowych (oprócz wymienionych w pkt 4a) własnych lub w innych bankach na terenie miasta chełma, punkty kasowe muszą działać w dniach i godzinach pracy urzędu miasta i urzędu stanu cywilnego. stawka czynszu ustalona będzie dla każdej lokalizacji indywidualnie, w oparciu o zarządzenie prezydenta miasta w sprawie ustalenia stawek czynszu najmu lokali użytkowych. zamawiający zapewnia dostęp do linii telefonicznej oraz sieci komputerowej, c) zapewnienie, aby wszystkie placówki wykonawcy, zlokalizowane w granicach administracyjnych (oddziały, filie, punkty), realizowały płatności dokonywane przez zamawiającego i miejskie jednostki organizacyjne oraz płatności na rzecz zamawiającego przez kontrahentów bez opłat i prowizji. 5) udostępnienie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu miasta, w tym a) kredyt krótkoterminowy, który będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z uchwały rady miasta chełm, każdorazowo będzie uruchamiany w następnym dniu po podpisaniu umowy pomiędzy stronami, ustalającej wysokość kredytu na dany rok w wysokości nie wyższej niż 30 000 000 pln; b) kredyt krótkoterminowy udzielony zostanie bez prowizji i opłat, jedynym kosztem dla zamawiającego będą odsetki od faktycznie wykorzystanego kredytu. zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania innych (dodatkowych) opłat związanych z usługą udzielonego kredytu w rachunku bieżącym, w szczególności nie dopuszcza się pobierania prowizji za uruchomienie kredytu, gotowość finansową i wcześniejszą spłatę kredytu oraz prowizji opłat od odstąpienia lub zmiany zawartej umowy kredytowej. c) przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu miasta chełm. oznacza to, że będzie on spłacony ostatniego dnia roboczego danego roku, nie później niż 31 grudnia, a w ostatnim roku obowiązywania umowy ostatniego dnia obowiązywania umowy, d) limit kredytu krótkoterminowego wynikający z umowy będzie w dyspozycji zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy. kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia. wykonawca nie będzie pobierał opłat i prowizji od niewykorzystanego kredytu, e) oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o zmienną stopę procentową opartą na stawce wibor 1m plus stała marża (z oferty) w okresie obowiązywania umowy, f) do naliczenia odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok 365 dni, g) odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego płatne będą w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca i pobierane z rachunku bieżącego budżetu miasta chełm, po uprzednim przesłaniu zawiadomienia o wysokości odsetek. odsetki na koniec danego roku będą pobierane ostatniego dnia roboczego danego roku, nie później niż 31 grudnia, a w ostatnim roku obowiązywania umowy ostatniego dnia obowiązywania umowy. h) jedynym dopuszczalnym przez zamawiającego zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. 6) nieodpłatne świadczenie usług w zakresie oprogramowania, czytników, kart identyfikacyjnych a) udostępnienie systemu według harmonogramu uzgodnionego z zamawiającym, b) dostarczenie i zainstalowanie, we współpracy z zamawiającym, na własny koszt i konserwowanie w okresie trwania umowy odpowiedniej ilości dodatkowych urządzeń takich jak np. tokeny, karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne do bezpiecznej pracy systemu przy korzystaniu z usług aktywnych ( np. realizacja przelewów). termin dostarczenia nowych czytników, kart lub innych akcesoriów (wymiana, awaria, nowa jednostka) na wniosek zamawiającego wynosi maksymalnie 3 dni robocze od chwili złożenia tego wniosku. za skuteczne dostarczenie wniosku uznaje się uzyskanie przez zamawiającego potwierdzenia telefonicznego lub e mailowego, wykonanego przez wykonawcę. c) zapewnienie bezproblemowej współpracy z systemem finansowo księgowym, tj. dostosowanie formatu wymiany danych z systemu bankowego do stosowanego u zamawiającego systemu finansowo księgowego w zakresie formatu plików (.xml, .rtf, .xls,.txt,.pdf), d) przeszkolenie do dnia podpisania umowy wszystkich pracowników w zakresie obsługi systemu, który umożliwi bezpieczne wdrożenie systemu i zapewni jego sprawne funkcjonowanie od pierwszego dnia obowiązywania umowy. wykonawca zapewni możliwość szkoleń także w formie aktualizowanego na bieżąco e learningu zarówno przed wdrożeniem systemu jak również w trakcie obowiązywania umowy. w uzasadnionych przypadkach przeprowadzanie szkolenia indywidualnego, e) dostarczenie zamawiającemu dokumentacji użytkowej i technicznej w zakresie co najmniej wymaganym przez rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29.4.2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, f) zapewnienie wsparcia (pomocy) technicznej przynajmniej w godzinach pracy zamawiającego oraz dostępu do infolinii wykonawcy, g) wyznaczenie doradcy technicznego, który będzie do dyspozycji zamawiającego w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek problemów z systemem. h) zapewnienie alternatywnego realizowania przelewów elektronicznych przygotowanych przez systemy informatyczne w razie awarii sieci komputerowej wykluczającej możliwość standardowego wykorzystania kanału elektronicznego wykorzystywanego przez system bankowości elektronicznej (np. możliwość przygotowania nośnika danych i jego fizyczne dostarczenie do oddziału wykonawcy), i) pokrycie przez wykonawcę strat zamawiającego z tytułu dopuszczenia przez system do zrealizowania transakcji nieautoryzowanych lub niewłaściwie autoryzowanych (ponad limit, przez nieuprawnionego użytkownika), j) przekazania zamawiającemu w terminie nie później niż 14 dni po zakończeniu realizacji umowy, baz danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez zamawiającego (w tym m. in. rachunki kontrahentów i dane teleadresowe w uzgodnionym formacie). 7) potwierdzanie stanu salda na każdy dzień oraz operacji w zakresie poszczególnych wpływów i wypływów na prowadzonych rachunkach bankowych w postaci papierowych wyciągów a) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności, b) przekazane wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie, c) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę i adres posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę z adresem, pełny tytuł płatności, datę realizacji transakcji, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek, d) na żądanie zamawiającego wykonawca zobowiązany będzie przekazać w jak najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty przez kontrahenta na rachunek zamawiającego. 8) zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z zamawiającym, w tym a) wyznaczenie osoby lub grupy osób, które będą współpracować z zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń zamawiającego, usuwania niezgodności itp., b) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie lub e mailowo, c) wyznaczenie doradcy technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym, tj. w zakresie systemu. ii.1.6)