Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej - dostawa i wdrożenie oprogramowania

Bielsko-Biała: Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej - dostawa i wdrożenie oprogramowania


Numer ogłoszenia: 178049 - 2012; data zamieszczenia: 17.08.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Bielsko-Biała - Urząd Miejski w Bielsku-Białej Wydział Informatyki , pl. Ratuszowy 1, 43-300 Bielsko-Biała, woj. śląskie, tel. 33 49-71-497, faks 33 49-71-786.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej - dostawa i wdrożenie oprogramowania.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej Systemu Obiegu Dokumentów - SOD, który zastąpi obecnie funkcjonujące rozwiązanie i ma odpowiadać aktualnym wymogom prawa w tym wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - w zakresie jaki dotyczy Zamawiającego. Zakres zamówienia obejmuje: 1) Dostawę i wdrożenie Systemu Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej dla 250 równoczesnych użytkowników (spośród 600 uprawnionych) z przeszkoleniem oraz z udzieleniem licencji, obejmujących wszystkie elementy SOD oraz niezbędne oprogramowanie systemowe, bazodanowe i ew. inne wspomagające niezbędne do działania SOD. Wszystkie licencje muszą być bezterminowe. 2) Wykonanie integracji z istniejącymi systemami w zakresie jaki jest obecnie wykorzystywany w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.26.80.00-1, 72.22.70.00-2, 80.51.00.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.05.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1. Warunkiem uczestnictwa w przetargu jest wniesienie wadium na rzecz Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 1, 43-300 Bielsko-Biała, w wysokości 10 000,00 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca, który nie wniesie wadium zostanie wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275, z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2010 r. Nr 96, poz. 620). 3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem (wyłącza się możliwość wniesienia wadium w gotówce) na rachunek bankowy zamawiającego w Banku: Bank Pekao S.A. Oddział w Bielsku-Białej, ul. Stojałowskiego 23 Nr konta :25 1240 4142 1111 0000 4822 9638 Uwaga! - przy wnoszeniu wadium przelewem dokument polecenia dokonania przelewu nie jest dowodem wniesienia wadium; Potwierdzeniem dokonania wpłaty wadium jest uznanie kwotą wadium rachunku Zamawiającego (wpływ środków na rachunek Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert). 4. Wadium w postaci dokumentu należy złożyć w formie oryginału w Sekretariacie Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 6, 43-300 Bielsko-Biała , pok. nr 332 (III piętro). Gwarancja zapłaty wadium winna być bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie, oraz powinna podlegać prawu polskiemu i być realizowana w Polsce. Uwaga - termin ważności gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą, tj. 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku: na podstawie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w części VI pkt II ppkt 1. SIWZ.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku: - Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał: co najmniej jedno zamówienie odpowiadającego swoim rodzajem usługom i dostawom, stanowiącym przedmiot zamówienia i polegające na dostawie i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będącego przedmiotem oferty Wykonawcy, przy czym: 1) wartość każdego zamówienia wyniosła co najmniej 300 tys. PLN brutto, 2) wdrożenie obejmowało co najmniej 200 pracowników w jednej instytucji, 3) wdrożenie obejmowało mechanizmy integrujące system elektronicznego obiegu dokumentów z systemem PeUP SEKAP co najmniej w zakresie: a. przyjmowania dokumentów wysłanych z platformy ePUAP, b. przyjmowania dokumentów wysłanych z platformy PeUP SEKAP, c. weryfikacji podpisu kwalifikowanego oraz podpisu Profilem Zaufanym ePUAP złożonymi na dokumentach wysłanych z platformy ePUAP, d. weryfikacji podpisu kwalifikowanego, podpisu CC SEKAP oraz podpisu Profilem Zaufanym ePUAP, złożonymi na dokumentach wysłanych z platformy PeUP SEKAP, e. tworzenia i wysyłania dokumentów elektronicznych na podstawie wzorów dokumentów umieszczonych zarówno w repozytorium wzorów dokumentów SEKAP oraz w centralnym repozytorium wzorów dokumentów na skrzynki kontaktowe na platformie SEKAP wraz z możliwością podpisania tych dokumentów podpisem z kwalifikowanym certyfikatem i dodatkowo podpisem CC SEKAP lub Profilem Zaufanym, f. tworzenia, edycji i wysyłania dokumentów elektronicznych na podstawie wzorów dokumentów umieszczonych zarówno w repozytorium wzorów dokumentów SEKAP oraz w centralnym repozytorium wzorów dokumentów na skrytki kontaktowe na platformie ePUAP wraz z możliwością podpisania tych dokumentów podpisem kwalifikowanym oraz Profilem Zaufanym. Usługi powinny być wykonane należycie. Dla potwierdzenia, że wskazane usługi były wykonywane należycie, wymaga się przedłożenia dokumentów, np. referencje, listy referencyjne, protokoły odbioru usług, itp. Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku - na podstawie oświadczenia i dokumentów, o których mowa w Części VI pkt II ppkt 1, 2 oraz pkt IV ppkt 1 nin. SIWZ

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku: - na podstawie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w Części VI pkt II ppkt 1 SIWZ.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku: dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, przy czym jedna osoba może pełnić nie więcej niż 2 role spośród wymienionych poniżej: 1. Specjalista ds. zarządzania projektem - osoba ta musi posiadać niżej wskazane kwalifikacje: a. certyfikat PRINCE 2 na poziomie Practitioner - lub równoważny, b. doświadczenie w zakresie zarządzania projektami potwierdzone udziałem, w co najmniej 2 projektach o wartości min. 300 tys. zł brutto każdy, odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, obejmujących wdrożenie obiegu dokumentów. 2. Specjalista ds. zarządzania eksploatacją - ta osoba przygotuje w trakcie wdrożenia sposób optymalnej eksploatacji systemu dopasowany do specyfiki Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej - osoba ta musi posiadać niżej wskazane kwalifikacje: a. certyfikat ITIL v3 na poziomie Foundation lub wyższym - lub równoważny, b. doświadczenie w zakresie organizacji eksploatacji systemów, potwierdzone udziałem w najmniej 2 projektach o wartości min. 300 tys. zł brutto każdy, odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, obejmujących wdrożenie obiegu dokumentów. 3. Specjalista ds. szkoleń - osoba ta musi posiadać niżej wskazane kwalifikacje: a. wykształcenie wyższe, b. doświadczenie w zakresie organizacji i prowadzenia szkoleń w temacie wykorzystania systemu obiegu dokumentów przy realizacji czynności kancelaryjnych potwierdzone udziałem, w co najmniej 2 projektach odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, obejmujących przeszkolenie, co najmniej 300 pracowników w każdym projekcie. 4. Specjalista ds. bezpieczeństwa informacji - ta osoba zaproponuje procedury bezpiecznego wykorzystania SOD - osoba ta musi posiadać niżej wskazane kwalifikacje: a. wykształcenie wyższe techniczne, b. certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia audytora wiodącego ISO 27001 akredytowanego w IRCA - lub równoważny, c. doświadczenie w zakresie organizacji elektronicznego obiegu informacji z uwzględnieniem wymagań normy ISO 27001, potwierdzone udziałem, w co najmniej 2 projektach o wartości min. 300 tys. zł brutto każdy, odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku - na podstawie oświadczenia i dokumentów, o których mowa w Części VI pkt II ppkt 1, 3 oraz pkt IV ppkt 1 nin. SIWZ.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku: - na podstawie oświadczenia wykonawcy, o którym mowa w Części VI pkt II ppkt 1 SIWZ. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia (art. 26 ust. 2b. ustawy Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• próbki, opisy lub fotografie

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, w celu udowodnienia, iż Wykonawca będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia - w przypadku, gdy Wykonawca wskaże, że będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach innych podmiotów (art. 26 ust. 2b ustawy Pzp).

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiana umowy może nastąpić w następujących przypadkach: a) co do terminu zakończenia zamówienia, który może być przedłużony wskutek wystąpienia zdarzeń siły wyższej; b) co do nieistotnych postanowień umowy, c) co do istotnych postanowień umowy, z ważnych powodów, a w szczególności o ile jest ona konieczna i wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.um.bielsko.pl/bip

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 6, 43-300 Bielsko-Biała, pokój 332).

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
28.08.2012 godzina 10:00, miejsce: Oferty należy składać w Wydziale Informatyki Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 6, 43-300 Bielsko-Biała, pokój nr 332.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, działanie 2.2 Rozwój elektronicznych usług publicznych..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie