63/ZFS/PN-U/2015 Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 2 i nie więcej niż 9 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju o zasięgu lokalnym lub regionalnym z udziałem rolników lub posiadaczy lasów. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 2 i nie więcej niż 9 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju o zasięgu lokalnym lub regionalnym z udziałem rolników lub posiadaczy lasów. termin realizacji przedmiotu zamówienia planowany jest do 31.7.2015 roku. miejscem realizacji przedmiotu zamówienia będą imprezy z udziałem rolników lub posiadaczy lasów odbywające się na obszarze całego kraju wskazane przez zamawiającego. zlecenie organizacji stoiska zawierające termin i miejsce organizacji danego stoiska informacyjnego oraz dane podmiotu organizującego i osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy będzie przekazywane wykonawcy telefonicznie lub e mailowo nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem imprezy. wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z poniższymi postanowieniami — zamawiający oświadcza i zapewnia, iż wskaże powierzchnię wystawienniczą (miejsca organizacji stoisk), wyłącznie na odpłatne udostępnienie której uprawniony wyraża zgodę, oraz której cena udostępnienia każdorazowo nie przekroczy kwoty 3 000 pln brutto. — w przypadku imprez kilkudniowych wykonawca zapewni organizację stoiska informacyjnego podczas jednego, wybranego przez zamawiającego dnia. — zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia wykonawcy zorganizowania nie więcej niż 3 stoisk na imprezach, które będą odbywały się w tym samym terminie, lecz w różnych lokalizacjach. — akceptacja usługi organizacji stoiska informacyjnego nastąpi po jej wykonaniu. — w przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od zamawiającego, zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zlecenia organizacji stoiska, ale nie później niż w dniu poprzedzającym wykonanie danego zlecenia, nie ponosząc z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej względem wykonawcy. w takim przypadku wykonawcy nie przysługuje zwrot kosztów w zakresie przygotowania do uczestnictwa w odwołanej imprezie. — w przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od zamawiającego w dniu wykonania zlecenia, zamawiający dopuszcza odpowiedzialność finansową względem wykonawcy w zakresie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez wykonawcę w ramach przygotowania do realizacji danego zlecenia. 1. zapewnienie obsługi technicznej w ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do nabycia od organizatora imprezy praw do powierzchni na organizację stoiska informacyjnego o wymiarach min. 16 m² poprzez wynajęcie jej od organizatora imprezy. w zależności od charakteru i miejsca imprezy wykonawca zapewni zadaszoną powierzchnię w budynku lub pod oznakowanym namiotem, pozwalającą na tworzenie warunków technicznych urządzenia stoiska tj — ustawienia nie mniej niż 2 stolików o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 2,5 m², — ustawienia nie mniej niż 4 krzeseł, — uwzględnienia odpowiednio wyeksponowanych elementów dekoracyjnych, nawiązujących do charakteru regionu, — zapewnienia nie mniej niż jednej osoby do stałej obsługi technicznej. wykonawca poniesie koszty związane z zapewnieniem wizualizacji w formie banerów informacyjnych umieszczanych na stoiskach organizowanych pod namiotem, ścianek reklamowych umieszczanych na stoiskach organizowanych w budynku oraz materiałów promocyjnych — baner o wymiarach 2 m x 1 m powinien być wykonany z materiału wytrzymałego na rozciąganie, rozdarcie, wilgoć, wodę, promieniowanie uv i temperaturę. na banerze powinny znajdować się logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do siwz, zastosowane zgodnie z księgą wizualizacji znaku programu rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007–2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu http //www.minrol.gov.pl/pol/wsparcie rolnictwa i rybolowstwa/prow 2007 2013/dzialania informacyjne prow/ksiega wizualizacji i logotypy. — ścianka reklamowa łukowa o wymiarach 315 x 325 cm powinna być wyposażona w panele – wydruki z plotera pigmentowego zabezpieczone laminatem, profile aluminiowe, listwy magnetyczne, oświetlenie halogenowe – nie mniej niż 2 lampy i kufer transportowy. na ściance w górnej części powinny znajdować się logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do siwz. poniżej nadruk w kolorze z elementami krajobrazu wiejskiego lub motywu rolniczego np. zwierzęta, kłos, maszyna rolnicza. — na każdym stoisku informacyjnym wykonawca zapewni materiały promocyjne w liczbie 150 szt. każdej pozycji, tj. długopis drewniany, notes, kredki, piłka mini, pendrive, kolorowanka dla dzieci i plan lekcji, których projekt graficzny będzie zawierać elementy wskazujące na pozytywne przemiany zachodzące na obszarach wiejskich i w rolnictwie lub aspekty ochrony środowiska, tradycji i kultury wiejskiej. szczegółową specyfikację wykonania materiałów promocyjnych zawiera załącznik nr 8 do siwz. — wykonawca zapewni dystrybucję na stoisku dwustronnych, kolorowych ulotek informacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do siwz) w liczbie dostosowanej do wielkości danej imprezy (każdorazowo co najmniej 300 szt.). — w celu monitorowania prawidłowej organizacji stoisk informacyjnych wykonawca zapewni dodatkowo miejsce siedzące w obrębie stoiska pracownikowi zamawiającego lub innej upoważnionej osobie, nadzorującej realizację zadania. — wykonawca przedstawi zamawiającemu do akceptacji projekty baneru, ścianki oraz materiałów promocyjnych. zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do projektów zarówno na piśmie, telefonicznie, jak i faksem lub e mailem. wykonawca zobowiązuje zastosować się do uwag zamawiającego niezwłocznie po ich otrzymaniu. po uzyskaniu akceptacji i wykonaniu baneru, ścianki oraz materiałów promocyjnych wykonawca prześle zamawiającemu ich zdjęcia w celu potwierdzenia prawidłowego wykonania zadania. — po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia faktury, zamawiający dokona odbioru od wykonawcy banerów i ścianek reklamowych, z której to czynności zostanie sporządzony protokół. uwaga! w przypadku imprez plenerowych wykonawca zapewni odpowiednią ochronę stoiska przed szkodliwym działaniem warunków atmosferycznych. 2. zapewnienie obsługi merytorycznej w ramach obsługi merytorycznej stoiska informacyjnego wykonawca zapewni usługi informacyjne z zakresu działań prow 2007–2013 oraz nowej perspektywy finansowej na lata 2014–2020 w szczególności — zapewnienie beneficjentom działania „szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego programem rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007–2013” wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat możliwości skorzystania z pomocy finansowej na realizację projektów szkoleniowych dla rolników i posiadaczy lasów prowadzących do restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa, zwiększenia konkurencyjności i dochodowości działalności rolniczej lub leśnej oraz do spełnienia odpowiednich norm krajowych i ue. — informowanie rolników i posiadaczy lasów o możliwościach bezpłatnego udziału w szkoleniach realizowanych w ramach działania „szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego programem rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007–2013”. — upowszechnianie informacji na temat zasad prawidłowego rozliczania operacji przez beneficjentów. — informowanie o rezultatach zrealizowanych projektów, dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działań prow 2007–2013. — informowanie o nowej perspektywie finansowej na lata 2014–2020. na każdym stoisku informacyjnym obsługa merytoryczna będzie realizowana przez jednego eksperta posiadającego wyższe wykształcenie rolnicze lub średnie rolnicze i co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie promocji, pomocy lub doradztwa dotyczącego problematyki rolnictwa i rozwoju wsi w tym zagadnienia prow 2007–2013. do zadań eksperta będzie należało udzielanie informacji, konsultacji i odpowiedzi na pytania odwiedzających stoisko oraz inicjowanie rozmów mających na celu promocję działań z ww. zakresu. obsługa merytoryczna zostanie zapewniona w godzinach otwarcia imprez dla odwiedzających. wykonawca zapewni identyfikatory dla obsługi merytorycznej oraz widoczną informację o możliwości skorzystania z konsultacji. identyfikatory lub inne powstałe w ramach projektu materiały muszą zawierać niezbędne logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do siwz. przed organizacją pierwszego stoiska wykonawca przedstawi zamawiającemu do akceptacji wzór identyfikatora oraz informację o możliwości skorzystania z konsultacji. wszystkie koszty związane z udziałem w imprezie, w tym koszty dojazdu eksperta pokrywa wykonawca. uwaga zgodnie z art. 93 pkt 1a ustawy pzp zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu unii europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie europejskiego porozumienia o wolnym handlu (efta), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu – w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 11 do siwz. ii.1.6)