świadczenie usług w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im J. Brudzińskiego, znak: SM/ZP/251/N/42/2011 - DO

Gdynia: świadczenie usług w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im J. Brudzińskiego, znak: SM/ZP/251/N/42/2011 - DO


Numer ogłoszenia: 235013 - 2011; data zamieszczenia: 02.09.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
SP ZOZ Szpital Miejski im. J. Brudzińskiego , ul. Wójta Radtkego 1, 81-348 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 6207501, faks 058 6201114.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  http://www.szpitalmiejski-gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
świadczenie usług w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im J. Brudzińskiego, znak: SM/ZP/251/N/42/2011 - DO.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, transport i przechowywanie/archiwizacja dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy, w odległości możliwie najbliższej od siedziby Zamawiającego, wraz z późniejszą obsługą. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany, w szczególności do: 1) przechowywania przekazywanych przez Zamawiającego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego, zwanej dalej dokumentacją 2) sporządzenia zestawienia dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji), 3) przekazania Zamawiającemu zestawienia/spisu dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji), w postaci elektronicznej, wraz z oprogramowaniem pozwalającym na wyszukanie poszczególnej dokumentacji wg indeksów, 4) brakowania i niszczenia akt, 5) przygotowania wniosków do archiwum państwowego, po zakończeniu okresu przechowywania, dla uzyskania zgody na niszczenie akt, , 6) wydzielenia z archiwum akt kat. A, B, 7) przetransportowania dokumentacji własnym transportem i na własny koszt z archiwum zlokalizowanego w Gdyni przy ul. Witomińskiej 2 i ul. Śląskiej 53, do docelowego miejsca przechowywania/archiwizowania, zgodnie z wynikiem przetargu, 8) przechowywania przejętej dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy, 9) przyjmowania dokumentacji z częstotliwością raz w miesiącu, w stałym terminie, uzgodnionym z Zamawiającym i z miejsc wskazanych przez Zamawiającego, 10) przechowania/archiwizowania historii chorób, wraz z wprowadzeniem do zestawienia/spisu, w postaci elektronicznej, 11) wyszukiwania zamawianej dokumentacji i dostarczania jej do siedziby Zamawiającego, w czasie nieprzekraczającym jednej godziny od terminu zgłoszenia przez Zamawiającego, 12) odbioru zwracanej przez Zamawiającego dokumentacji do ponownego przechowania/archiwizowania, 13) zapewnienia pomieszczenia do przeglądania akt w miejscu ich archiwizowania..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
92.51.20.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 48.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • warunek, posiadania uprawnień do wykonywania działalności, będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • warunek będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał lub wykonuje, w sposób należyty, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę archiwizowania dokumentów o wartości brutto nie mniejszej od 50.000,00 zł w skali roku

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • warunek będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje pomieszczeniami do przechowywania przejętej dokumentacji wyposażonymi w: monitoring przy użyciu kamer video, systemy alarmowe, kraty w oknach i drzwiach, centralę alarmową posiadającą funkcję automatycznego powiadamiana policji, urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności względnej.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz narządzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

oświadczenie o posiadaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiany zawartej umowy będą wymagały pisemnego aneksu, w zakresie ustalonym w załączonym do SIWZ wzorze umowy. Istotne zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wyłoniono wykonawcę, mogą dotyczyć: 1) wynagrodzenia brutto wykonawcy, 2) sposobu realizacji zamówienia; 3) przedmiotu umowy w stopniu nie wykraczającym poza opis przedmiotu zamówienia zawarty w SIWZ, 4) miejsca przechowywania dokumentacji, 3) warunków płatności; 4) podwykonawstwa: a) powierzenia podwykonawcom innej części zamówienia niż wskazana w ofercie wykonawcy, lub nie wskazanej w ofercie wykonawcy b) zmiany podwykonawcy na etapie realizacji zamówienia, Istotne zmiany, o których mowa powyżej mogą być dokonane w następujących przypadkach: 1) z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego, 2) zmiany obowiązujących przepisów prawa wymagających dostosowania się do takiej zmiany, 3) wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy, 4) ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT), 5) jeżeli zmiany nie spowodują negatywnych konsekwencji dla Zamawiającego, 6) w przypadkach wskazanych we wzorze umowy. Strona wnioskująca o istotną zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.szpitalmiejski-gdynia.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
j.w. lub Biuro Obsługi Zamówień Publicznych, tel./fax 58 66 -657-05, e-mail: zam.publiczne@szpitalmiejski-gdynia.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.09.2011 godzina 10:00, miejsce: w siedzibie zamawiającego, Dziale Zamówień Publicznych Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni, ul. Wójta Radtkego 1, 81 - 348 Gdynia, bud. gospodarczy pok. nr 11.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie