Zorganizowanie pobytu uczestników szkolenia upowszechniającego w ramach projektu Razem Przeciw Razom

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarskiej, restauracyjnej, noclegowej i wellness wraz z najmem sal szkoleniowych w związku z organizacją pobytu uczestników szkolenia realizowanego w ramach projektu Razem Przeciw Razom pobyt dwudniowy dla grupy liczącej maksymalnie 95 osób, w tym przedstawicieli: władz powiatów, powiatowych centrów pomocy rodzinie, policji. Rozliczenie nastąpi po protokolarnym odbiorze przedmiotu umowy, w ciągu 21 dni od dostarczenia faktury do Zamawiającego. Projekt został współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet VII Promocja integracji społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 na podstawie umowy nr UDA-POKL.07.01-32-100/10-00 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Lokalizacja ośrodka , ośrodek w odległości nie większej niż 40 km od miejscowości Świdwin woj. Zachodniopomorskie. Zamawiający sam sporządza listę uczestników szkoleń, agendę oraz zapewnia trenerów. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu realizację działań w związku z promocją projektu tj. umieszczenia w widocznych miejscach plakatów informacyjnych o projekcie. Zamawiający zastrzega sobie, iż liczba uczestników może ulec zmniejszeniu. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, bez naliczania jakichkolwiek kar. Liczbę uczestników Zamawiający podaje najpóźniej na 3 dni przed dniem rozpoczęcia usługi. Podczas szkolenia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: Bazę noclegową i żywieniową, najem sal oraz welness w tym samym budynku. Nie dopuszcza się zakwaterowania w domkach. W ramach najmu sal szkoleniowych Wykonawca zapewnia w godzinach trwania szkolenia. podczas pierwszego i drugiego dnia szkolenia 1 salę szkoleniową dla max. 95 osób z oknami, klimatyzacją, bez barier architektonicznych ograniczających widoczność oraz 2 sale szkoleniowe dla max 25 osób. Wszystkie sale wyposażonew sprzęt ekran, tablica Flipchart + blok papierowy + pisaki, mównicę wyłącznie dla sali dla 95 osób, w stoły i krzesła tapicerowane dla odpowiednio, max. 95 osób ustawione w rzędach przodem do prelegenta wraz ze stołem prezydialnym,max 25 osób - ustawione w podkowę. Sale muszą posiadać, zaplecze sanitarne, toalety powinny znajdować się w pobliżu sal, dostęp do Internetu, projektor multimedialny, co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, w tym 2 na stojakach, możliwość podłączenia laptopa prowadzącego szkolenie do projektora multimedialnego Wykonawcy, możliwość podłączenia do gniazda zasilającego dodatkowych urządzeń multimedialnych, personel zapewniający obsługę techniczną sali konferencyjnej w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej sprzętu, dostępny dla uczestników szkolenia co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem obrad i w trakcie obrad, aż do ich zakończenia w danym dniu. Warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy wymóg dotyczy w szczególności wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu, nie dopuszcza się realizacji szkolenia w sali, w której podawane są posiłki śniadanie, obiad, kolacja. W ramach usługi noclegowej Wykonawca zobowiązuje się zapewnić. dla minimum 30% uczestników szkolenia zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, a dla pozostałych uczestników w pokojach dwuosobowych, pokoje 1- i 2-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w lodówkę, TV, czajnik, ręczniki, szlafrok, serwis kawowo-herbaciany, zakwaterowanie uczestników w pokojach dwuosobowych uwzględniając płeć uczestników a w przypadku nieparzystej liczby osób zapewnić pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania, osobę do obsługi technicznej i stałego kontaktu z Zamawiającym. W ramach usługi restauracyjnej Wykonawca zobowiązuje się zapewnić: salę restauracyjną oddzielną salą lub wyodrębnioną powierzchnią restauracyjną, przeznaczoną wyłącznie dla uczestników szkolenia, wyżywienia dla uczestników szkolenia tj śniadanie dla max. 95 osób - szwedzki stół (powinno składać się co najmniej jednej potrawy ciepłej, pieczywa 150 g, wędlin różnych60 g, serów 40g, masła 30g, dżemu 30 g, warzyw świeżych, płatków śniadaniowych, mleka zimnego i ciepłego, miodu, napoi gorących i zimnych x 1 dzień obiad dla max. 95 osób (dla jednej osoby powinien zawierać minimum zupę 250 ml, drugie danie: mięso różne 100-150g, ziemniaki, makarony, kasze, ryż 200 g, jarzyny gotowane 100 g, surówki, deser, kompot, woda mineralna, soki, kawa, herbata) x 2 dni uroczysta kolacja dla max. 95 osób przy wspólnym stole (dla jednej osoby powinna zawierać minimum (potrawę gorącą danie podstawowe (mięso 150gdodatki surówki), rozmaite mięsa na zimno 200 g np. szynka wędzona, pasztet swojski, kiełbasa, pieczone mięsa z marynatami, sery 100 g deski z serami wędzonymi, oscypkami i serami pleśniowymi, trzy rodzaje sałatek warzywnych, pieczywo, marynaty (grzybki, buraczki, papryczki, ogórki, cebulki, patisony), ogórki małosolne, sosy (chrzanowy, czosnkowy, żurawinowy) napoje gorące i zimne bez limitu, wino (300 ml na uczestnika), ciasto typu sernik, wuzetka, kremówka itp. 2 szt. na każdego uczestnika oraz ciastka cukiernicze 100 g dla każdego uczestnika, owoce (min. 3 rodzaje), koreczki i tartinki po min. 3 szt. na uczestnika), x 1 dzień serwis kawowy dla max. 95 osób (kawa, śmietanka do kawy, herbata, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciasto typu sernik, wuzetka, kremówka itp. 2 szt. na każdego uczestnika oraz ciastka cukiernicze 100 g dla każdego uczestnika, owoce (min. 3 rodzaje), koreczki lub kanapki x 2 dni w ilości zgodnej z zapisami w ust 8. Wykonawca zapewni w trakcie uroczystych kolacji po uzgodnieniu z Zamawiającym oprawę artystyczną w trakcie ww. spotkania np. zespół grający standardy muzyki światowej lub DJ. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego, własną, szczegółową wersję menu na 3 dni przed pierwszym dniem szkolenia. Serwis kawowy musi być umieszczony na salach szkoleniowych lub w ich pobliżu. Obiady i kolacja zostaną wydane w formie bankietu za siadanego wraz z obsługą kelnerską, natomiast śniadanie w formie bufetu szwedzkiego. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską wszystkich posiłków w liczbie takiej, która nie spowoduje opóźnień. Serwis do posiłków szklany, ceramiczny, sztućce metalowe, obrusy na stołach, świeże kwiaty na stołach, serwetki, szkło do napoi, podgrzewacze. W ramach usługi wellness Wykonawca zapewni: nieograniczony bezpłatny dostęp uczestników szkolenia do co najmniej trzech spośród atrakcji, jacuzzi, sauna, basen, siłowania, bicze wodne, basen. dostęp do usług pielęgnacyjnych twarzy i ciała dodatkowo płatnych indywidualnie przez uczestników szkolenia. Wykonawca przedstawi szczegółową specyfikację do wiadomości Zamawiającego na min 3 dni przed szkoleniem Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania wizji w celu potwierdzenia czy obiekt spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego. Ogólny zarys harmonogramu szkolenia Pierwszy dzień: 9.00 do10.00 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników szkolenia 10.00 do 16.00 Szkolenie w tym 3 x 15- 20 min przerwy kawowe oraz 1 x 1h przerwa na obiad od 19.00 uroczysta kolacja Drugi dzień: 8.00do10.00 Śniadanie 10.0 0do14.00 Szkolenie w tym 2 x 15-20 min przerwy kawowe oraz 1 x 1h przerwa na obiad