Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych dla uczestników IX Konferencji Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury

Nowy Sącz: Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych dla uczestników IX Konferencji Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury


Numer ogłoszenia: 250045 - 2011; data zamieszczenia: 20.09.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 239487 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Małopolskie Centrum Kultury "Sokół" w Nowym Sączu, ul. Długosza 3, 33-300 Nowy Sącz, woj. małopolskie, tel. 18 4482610, faks 18 4482611.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych dla uczestników IX Konferencji Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usługi hotelarsko - gastronomicznej dla potrzeb uczestników IX Konferencji Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury dla około 60 osób (+/- 12 osób) w terminie 19-21 października 2011 r. oraz w ramach w/w usługi udostępnienie dla potrzeb forum: a) klimatyzowanej sali wykładowej na 60 osób, b) miejsca w recepcji hotelowej gdzie będzie realizowana usługa, na potrzeby pracy biura organizacyjnego konferencji. Termin świadczenia usług: 19- 21 października 2011 r.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1, 55.51.10.00-5.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
14.09.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Fundusz Wczasów Pracowniczych Sp. z o. o. w Warszawie Oddział w Zakopanem DW HYRNY, {Dane ukryte}, 34-500 Zakopane, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 27118,08 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  26568,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  26568,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  26568,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem niniejszego zamówienia są usługi hotelarskie i gastronomiczne, mieszczące się w kategorii usług nie priorytetowych nr 17, określonych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym (Dz. U. z 2010 r. Nr 12, poz. 68). Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, w odniesieniu do usług o charakterze nie priorytetowym w innych uzasadnionych przypadkach niż określone w art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Konferencje Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury są systematycznie prowadzoną formą doskonalenia i dokształcania zawodowego kadry menadżerskiej i kierowniczej instytucji kultury. Są one realizowane w formie trzydniowych stacjonarnych szkoleń prowadzonych metodami wykładów i interaktywnych warsztatów. Założenia organizacyjno- programowe Konferencji wymagają od organizatorów, zapewnienia odpowiednich warunków konferencyjno-hotelarskich /w pełni wyposażona, klimatyzowana sala wykładowa, standard hotelu na poziomie kategorii ***/, które gwarantowałby oczekiwaną jakość usług z zachowaniem zasad celowego i oszczędnego wydatkowania środków. IX Konferencja Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury zaplanowana w dniach 19-21 października br. w Zakopanem musi się odbyć w ww. terminie, nie ma możliwości zmiany terminu. Z uwagi na szeroką tematykę, która będzie przedmiotem Konferencji tj. nowelizacji ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, kontroli zarządczej, zasad gospodarowania środkami publicznymi, identyfikacji ryzyk, odpowiedzialności dyscyplinarnej, karno-skarbowej dyrektora instytucji, archiwizacji dokumentacji, zajęcia prowadzić będzie dwóch wykładowców. Termin konferencji został ustalony w porozumieniu z wszystkimi wykładowcami i był w zasadzie jedynym, optymalnym terminem, który odpowiadał wszystkim wykładowcom równocześnie. Przesunięcie tego terminu w chwili obecnej nie wchodzi w rachubę ponieważ w żadnym przypadku nie pozyskamy wszystkich wykładowców w tym samym terminie, a to skutkowałoby niezrealizowaniem zadania. Umowa z Wykonawcą musi być podpisana najpóźniej do 14 września br. ponieważ najpóźniej w tym dniu muszą zostać wysłane zaproszenia do udziału w Konferencji. Potencjalni uczestnicy Konferencji muszą do 3 października br. zgłosić udział w Konferencji, a następnie Zamawiający musi przygotować sprawy organizacyjno - logistyczne, które wiążą się bezpośrednio z ostateczną liczbą uczestników Konferencji. Ponadto Zamawiający ma prawo do 10 października br. odstąpić od umowy. Dlatego Zamawiający musi mieć informację o ostatecznej liczbie uczestników na tyle wcześnie, aby można było odstąpić od umowy, gdyby się okazało, że zainteresowanie Konferencją jest zbyt małe, i nie można zrealizować przedsięwzięcia. W celu wyłonienia wykonawcy na świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych dla uczestników IX Konferencji Dyrektorów Samorządowych Instytucji Kultury wszczęto procedurę w trybie zapytania o cenę wysyłając zaproszenia do 8 Wykonawców, przy czym w terminie wyznaczonym na składanie ofert wpłynęła tylko jedna oferta. Dla udzielenia zamówienia w tym trybie muszą być złożone przynajmniej dwie oferty, które nie podlegają odrzuceniu (art. 93 ust. 1 pkt 2). W trybie zapytania o cenę brak dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu stanowi obligatoryjną przesłankę do unieważnienia postępowania. W związku z powyższym unieważniono przedmiotowe postępowanie. Wszczęcie kolejnego postępowania w trybie konkurencyjnym spowoduje, że nie zostaną zachowane minimalne terminy, aby konferencja mogła się odbyć w dniach 19-21 października br. Tak więc, aby zapewnić możliwość terminowej realizacji zadania tj. Konferencji Dyrektorów Zamawiający musi podjąć negocjacje z jednym Wykonawcą, tym który złożył ofertę w unieważnionym postępowaniu tj. Fundusz Wczasów Pracowniczych Sp. z o.o. w Warszawie Oddział w Zakopanem DW HYRNY.