Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II

Zielona Góra: Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II


Numer ogłoszenia: 273551 - 2012; data zamieszczenia: 28.12.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego , ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra, woj. lubuskie, tel. 68 4565403, 4565404, 4565277, faks 68 4565404.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.bip.lubuskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Celem głównym Projektu Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) etap II jest zwiększenie dostępności oraz jakości usług świadczonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego (UMWL) drogą elektroniczną (e-administracja) poprzez rozbudowę lokalnej infrastruktury społeczeństwa informacyjnego oraz połączenie z produktami wdrożonymi w ramach projektu Lubuski e-Urząd. Realizacja Projektu ma zapewnić obywatelom jasny, efektywny i zunifikowany sposób kontaktu z Urzędem Marszałkowskim oraz możliwość załatwiania spraw urzędowych wewnątrz Urzędu Marszałkowskiego. 2.Przedmiot Zamówienia obejmuje: - Dostawę, montaż wraz z uruchomieniem, konfigurację oraz świadczenie usług serwisu gwarancyjnego sprzętu komputerowego (urządzeń teleinformatycznych). - Wdrożenie obsługi procedur administracyjnych za pomocą Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD) w zakresie: 1) implementacja 90 procedur, 2) wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, 3) integracja Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów z Regionalną Platformą Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd), 4)zamieszczenie formularzy elektronicznych procedur obsługi Interesanta na Regionalnej Platformie Komunikacji Elektronicznej (Cyfrowy Urząd), 5)przeszkolenie 515 użytkowników oraz 5 administratorów. 3.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik Nr 1 do SIWZ..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
30.24.10.00-0, 30.24.82.20-1, 30.25.00.00-6, 48.00.00.00-8, 48.61.00.00-7, 72.26.30.00-6, 72.26.30.00-6, 72.26.50.00-0, 72.26.80.00-1, 72.00.00.00-5, 72.21.20.00-4, 72.21.10.00-7, 48.82.00.00-2, 30.21.40.00-2, 30.21.61.10-0, 32.42.00.00-3, 79.63.20.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 11.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 20 000,00 zł.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • dwa zamówienia dostawy wraz z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z którego każde obejmuje co najmniej: a) dostawę systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek sektora finansów publicznych dla co najmniej 300 użytkowników, b) wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w co najmniej 5 odrębnych lokalizacjach lub 5 jednostkach sektora finansów publicznych, c) instalację oraz parametryzację dostarczonego systemu o wartości nie mniejszej niż 250 000,00 zł brutto, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że te dostawy zostały wykonane należycie, lub są wykonywane należycie. Uwaga: Przez Użytkowników rozumie się pracowników instytucji objętych wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla których udzielono licencji na użytkowanie oprogramowania. Przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów rozumie się aplikację, która: - realizuje wewnętrzne procedury urzędowe (co najmniej przyjmowanie, dekretowanie, procedowanie, archiwizowanie dokumentów i spraw), - automatycznie realizuje przepływ danych i dokumentów (korespondencji oraz spraw) pomiędzy stanowiskami komputerowymi użytkowników systemu według wcześniej zaplanowanej kolejności i zgodnie z narzuconymi wcześniej ograniczeniami czasowymi, - umożliwia składowanie na nośnikach elektronicznych w sposób zorganizowany wszelkiego rodzaju dokumentów wpływających, wychodzących i wytwarzanych w ramach urzędowych procedur (repozytorium dokumentowe systemu), - umożliwia elektroniczną wymianę informacji (dokumentów, pism) z interesantem, przez co łącznie stanowi narzędzie pracy dla pracowników oraz narzędzie do komunikacji z interesantem. Przez procedury elektroniczne rozumie się: - karty informacyjne opisujące sposób realizacji spraw urzędowych, wymagane dokumenty oraz opłaty związane z realizacją sprawy zawierające: - Ogólny opis, - Wymagane dokumenty, - Sposób dostarczenia dokumentów, - Informacje o możliwości wszczęcia/obsługi sprawy drogą elektroniczną, - Miejsce złożenia dokumentów w urzędzie, - Informacje o opłatach, - Terminy i sposób załatwienia sprawy, - Jak można uzyskać informację na temat przebiegu sprawy, - Tryb odwoławczy, - Skargi i wnioski, - Podstawa prawna, - Usługi powiązane, - Informacje dodatkowe. - formularze elektroniczne umożliwiające wnoszenie spraw drogą elektroniczną i składanie podpisu elektronicznego wykonane w technologii XML, które przetwarzane są w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (ESOD) umożliwiających kontakt Interesantów z instytucją publiczną. 2.2. jedną dostawę formularzy elektronicznych spełniającą następujące warunki: a) w ramach zamówienia wykonawca opracował i wdrożył na platformie publicznych usług elektronicznych (Elektroniczna Skrzynka Podawcza, Cyfrowy Urząd) co najmniej 30 formularzy procedur administracyjnych opartych na standardach XML, XSD, XSLT i składających się z warstwy prezentacji, logiki i warstwy danych, b) wykonane formularze lub platforma publicznych usług elektronicznych na których je wdrożono muszą być zintegrowana z ePUAP, o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że te dostawy zostały wykonane należycie, lub są wykonywane należycie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wymagane jest dysponowanie osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadającymi następujące kwalifikacje: a) Dysponuje co najmniej 1 osobą certyfikowaną w zakresie pełnienia funkcji kierownika projektu (wg metodyki PRINCE2, PMI lub równoważnych) posiadającymi doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu o wartości projektu co najmniej 500 000,00 PLN brutto (słownie: pięćset tysięcy zł 00/100), pełniła funkcję kierownika projektu przez okres co najmniej 1 roku, Uwaga: Przez równoważne metodyki zarządzania projektami Zamawiający rozumie metodyki obejmujące opisany zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie i budżecie obejmujących co najmniej: etapy planowania, harmonogramowania, realizacji i kontroli realizacji. Potwierdzenie wiedzy teoretycznej oraz praktycznej w zakresie posługiwania się metodyką musi obejmować egzaminy oraz certyfikację i być dostępne dla pracowników Zamawiającego. b) Dysponuje co najmniej 1 osobą spełniając łącznie następujące wymagania: posiada wykształcenie wyższe techniczne, znajomość komputerowych systemów operacyjnych, w szczególności Microsoft Windows 2008 Server lub jednej z dystrybucji Linux, c) Dysponuje co najmniej 2 osobami posiadającymi doświadczenie w zakresie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach administracji publicznej, d) Dysponuje co najmniej 2 osobami posiadającymi doświadczenie w zakresie tworzenia procedur (karty i formularze elektroniczne) do Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w jednostkach administracji publicznej, e) Dysponuje co najmniej 2 osobami posiadającymi doświadczenie w zakresie prowadzenia szkoleń z zakresu obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów, f) Dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą doświadczenie w zakresie testowania systemów informatycznych Uwaga: - Zamawiający dopuszcza łączenie kwalifikacji i uprawnień w ppkt 3) lit. b)-f), czyli np. jedna osoba może łączyć w sobie wymagania określone np. w ppkt 3) lit. c i d. - Zamawiający nie dopuszcza łączenia przez jedną osobę doświadczenia Kierownika projektu (ppkt. 3) lit. a) z innymi wymaganiami określonymi w ppkt 3) lit. b)-f).

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż - 500 000,00 zł. Jeżeli z w/w dokumentu nie wynika, że składka została opłacona, Wykonawca winien dołączyć potwierdzenie jej opłaty lub opłaty raty składki wymagalnej na dzień otwarcia ofert. Polisa winna być aktualna na dzień składania i otwarcia ofert. Wykonawca winien posiadać w/w ubezpieczenie przez okres wykonywania zamówienia. W przypadku składania oferty przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wymagany dokument musi być złożony przez tego Wykonawcę, który wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu w w/w zakresie, - Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, w którym Wykonawca posiada rachunek potwierdzający wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Potwierdzenie wysokości posiadania środków na wykonanie przedmiotowego zamówienia wymaga udokumentowania kwotą w wysokości nie mniejszej niż - 500 000,00 zł. W przypadku składania oferty przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wymagany dokument musi być złożony przez tego Wykonawcę, który wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu w w/w zakresie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy - zgodnie z zał. Nr 6 do SIWZ. 2) Wypełniony i podpisany Formularz cenowy - zgodnie z zał. Nr 11 do SIWZ, 3) Pisemne zobowiązanie, o którym mowa w rozdziale XII pkt 2 SIWZ, o ile Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp - jeśli dotyczy. 4) Umowa spółki cywilnej - jeśli dotyczy 5) Pełnomocnictwo - jeśli dotyczy.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zakazuje się zmian postanowień niniejszej Umowy w stosunku do treści oferty, za wyjątkiem niżej wymienionych możliwości i warunków dokonania takiej zmiany: 1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Strony Umowy - Wykonawcy w sytuacji następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów. 2 W przypadku konieczności przesunięcia terminów umownych, jeśli konieczność ta, nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania niniejszej Umowy tj.: 1) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron. 2) Z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach. 3. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany wynagrodzenia brutto, w przypadku zmiany przepisów obowiązujących dot. podatku VAT o różnicę pomiędzy stawką obowiązującą w chwili podpisania Umowy a stawką po zmianie. 4. W przypadku zmiany osób po stronie Wykonawcy przewidzianej do realizacji zamówienia. Wówczas Wykonawca zobowiązany jest zastąpić te osoby osobami posiadającymi takie same wymagania, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz uprawnienia i spełniające te same warunki określone w SIWZ. 5. Wszelkie zmiany treści Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie aneksu, podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności. 6. Dokonanie zmiany Umowy w zakresie, o których mowa w ust. 2.1-2.5 wymaga uprzedniego złożenia na piśmie prośby Wykonawcy wykazującej zasadność wprowadzenia zmian i zgody Zamawiającego na jej dokonanie lub przedłożenia propozycji zmiany przez Zamawiającego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.lubuskie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze, Departament Administracyjno - Gospodarczy, Wydział Zamówień Publicznych - pokój nr 03, 65-057 Zielona Góra, ul. Podgórna 7.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
08.01.2013 godzina 10:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze, Departament Administracyjno - Gospodarczy, Kancelaria Ogólna - pokój nr 59, 65-057 Zielona Góra, ul. Podgórna 7.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Priorytet I. Rozwój infrastruktury wzmacniającej konkurencyjność regionu Działanie: 1.3 Rozwój społeczeństwa informacyjnego..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie