Organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach FHC China i misji na targi FHC West China 2014, odbywających się w Szanghaju i Chengdu (Chiny), odpowiednio w terminie 12-14 listopada 2014 r. i 18-19 listopada 2014 r. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiot zamówienia obejmuje organizację uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z polski wschodniej w targach fhc china i misji na targi fhc west china 2014, odbywających się odpowiednio w szanghaju i chengdu (chiny), odpowiednio w terminie 12 14 listopada 2014 r. i 18 19 listopada 2014 r. realizowanego w ramach programu promocji gospodarczej polski wschodniej, działanie i.4 programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007 2013 osi priorytetowej i nowoczesna gospodarka działanie i.4 promocja i współpraca, komponent promocja. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do siwz. 2. zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007 2013. 3. kod zamówienia określony we wspólnym słowniku zamówień (cpv) 79956000 0 – usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 79930000 2 – specjalne usługi projektowe 60170000 0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 22100000 1 – drukowane książki, broszury i ulotki 39294100 0 – artykuły informacyjne i promocyjne 55500000 5 – usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 55400000 4 – usługi podawania napojów 60161000 4 – usługi w zakresie transportu paczek 60000000 8 – usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia 1. wykonawca jest zobowiązany do wykonania zamówienia zgodnie z sopz, stanowiącym załącznik nr 1 do siwz i szczegółowymi ustaleniami określonymi przez zamawiającego oraz jest odpowiedzialny za należyte wykonanie zamówienia. 2. zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3. zamawiający wymaga aby wykonawca zapoznał się z warunkami technicznymi zabudowy stoisk dla wystawców określanych dla zamówienia przez organizatora targów fhc china i fhc west china 2014, które są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów http //www.fhcchina.com/en/index.asp oraz http //www.fhcwestchina.com/en/index.asp, wykonawca zobowiązuje się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami. 4. wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 5. wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego wykupienia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 300.000,00 zł od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów, w związku z wykonywanym zamówieniem. 6. zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniającego na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy pzp w zakresie 32 300 pln, co stanowi 10% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego wynoszącego 323 000 zł (kwota netto). termin wykonania zamówienia ostateczny termin zakończenia wykonania zamówienia – do 19 listopada 2014 r. do godz. 21 30 (data ostatecznego demontażu stoisk), w tym 1) wykonanie 4 projektów stoisk – w terminie do 5 dni od daty podpisania umowy; 2) wykonanie stoisk. dostawa elementów i ich montaż fhc china 2014 – od 10 listopada 2014 r., godz. 9 00 do 11 listopada 2014 r. godz. 22 00 fhc west china 2014 – od 16 listopada 2014 r., godz. 9 00 do 17 listopada 2014 r. godz. 22 00 utrzymanie i obsługa stoiska oraz logistyka wyjazdu – fhc china 2014 – 12 14 listopada 2014 r. w godzinach otwarcia targów; fhc west china 2014 – 18 19 listopada 2014 r. w godzinach otwarcia targów; 3) demontaż stoiska 4) fhc china 2014 – 14 listopada 2014 r. do godz. 21 30 5) fhc west china 2014 – 19 listopada 2014 r. do godz. 21 30 informacje ogólne o przedmiocie zamówienia przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z polski wschodniej w targach fhc china i misji na targi fhc west china 2014, odbywających się odpowiednio w szanghaju i chengdu (chiny) odpowiednio w terminie 12 14 listopada 2014 r. i 18 19 listopada 2014 r. 1. zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z firmą china international exhibitions ltd (organizatorem targów fhc china i fhc west china) z siedzibą w szanghaju na wynajęcie zamawiającemu na targach fhc china 96 m2 niezabudowanej powierzchni wystawienniczej na czas trwania targów fhc china zwanych dalej „targami”. zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko polski wschodniej nr 6bb06 znajduje się na terenie centrum targowego sniec (hala nr e6) w szanghaju. 2. zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z firmą china international exhibitions ltd (organizatorem targów fhc china i fhc west china) z siedzibą w szanghaju na wynajęcie zamawiającemu na targach fhc west china 36 m2 niezabudowanej powierzchni wystawienniczej na czas trwania targów fhc west china zwanych dalej „targami”. zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko polski wschodniej nr d25 znajduje się na terenie centrum chengdu century city new exhibition centre (hala nr 2) w chengdu. 3. zamawiający informuje, iż targi fhc china 2014 odbywają się przez 3 dni (w terminie 12 14 listopada 2014 r.), a targi fhc west china odbywają się przez 2 dni (w terminie 18 19 listopada 2014 r.). zamawiający informuje, iż wszelkie niezbędne informacje dotyczące danych technicznych, logistycznych i innych związanych z zabudową, terminami, przyłączami prądów, wody, etc., są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów http //www.fhcchina.com/en/index.asp oraz http //www.fhcwestchina.com/en/index.asp 5. zamawiający przewiduje, iż na regionalnym stoisku polski wschodniej na targach fhc china wspólnie będzie prezentować się 20 przedsiębiorców z makroregionu, a na stoisku fhc west china 11 przedsiębiorców z makroregionu, dalej zwanych podwystawcami. 6. zamawiający poszukuje wykonawcy, który wykona 2 stoiska począwszy od zaprojektowania, poprzez dostawę elementów stoiska, transport tych elementów i innych niezbędnych materiałów wraz z eksponatami oraz elementami wystawienniczymi wskazanymi przez zamawiającego na miejsce targów, aż do demontażu stoiska. 7. wykonawca w trakcie 3 dni trwania targów fhc china zapewni obsługę cateringowo informacyjną stoiska (co najmniej 1 hostessa mówiąca swobodnie w j. angielskim, polskim i chińskim). 8. wykonawca w ciągu 3 dni trwania targów fhc china zapewni obecność obsługi technicznej stoiska (co najmniej 1 osoba odpowiedzialna za prawidłowe działanie stoiska) oraz kierownika projektu (odpowiedzialnego za nadzór i koordynowanie prawidłowej realizacji wszystkich elementów zamówienia), posługującego się biegle j. polskim i angielskim. 9. wykonawca w ciągu 2 dni trwania targów fhc west china zapewni obecność obsługi technicznej stoiska (co najmniej 1 osoba odpowiedzialna za prawidłowe działanie stoiska) oraz kierownika projektu (odpowiedzialnego za nadzór i koordynowanie prawidłowej realizacji wszystkich elementów zamówienia), posługującego się biegle j. polskim i angielskim. 10. hostessa, obsługa techniczna i kierownik projektu muszą być dostępni na stoisku przez cały czas trwania targów fhc china (3 dni) w godzinach otwarcia targów. wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wejścia na teren targów i wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem ww. personelu. 11. obsługa techniczna i kierownik projektu muszą być dostępni na stoisku przez cały czas trwania targów fhc west china (2 dni) w godzinach otwarcia targów. wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wejścia na teren targów i wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem ww. personelu. 12. wykonawca zapewni obsługę cateringową stoiska na targach fhc china, tj. w trakcie trwania targów będzie serwował ciepłe i zimne napoje (kawa, herbata, naturalne soki owocowe, gazowane napoje, woda mineralna gazowana i niegazowana wraz z dodatkami np. cytryna, cukier, mleko, śmietanka oraz kanapki). będą one dostępne przez cały czas trwania targów, tj. przez 3 dni w godzinach otwarcia dla zwiedzających w ilościach potrzebnych przez 3 dni dla podwystawców i gości odwiedzających stoisko. 13. wykonawca zapewni obsługę cateringową stoiska na targach fhc west china, tj. w trakcie trwania targów będzie serwował ciepłe i zimne napoje (kawa, herbata, naturalne soki owocowe, gazowane napoje, woda mineralna gazowana i niegazowana wraz z dodatkami np. cytryna, cukier, mleko, śmietanka oraz kanapki). będą one dostępne przez cały czas trwania targów, tj. przez 2 dni w godzinach otwarcia dla zwiedzających w ilościach potrzebnych przez 2 dni dla podwystawców i gości odwiedzających stoisko. 14. wykonawca zapewni profesjonalny projekt, grafikę, przygotowanie do druku oraz druk katalogu wystawców (600 sztuk) na podstawie materiałów własnych oraz materiałów informacyjnych o firmach przekazanych przez zamawiającego w dniu podpisania umowy. 15. wykonawca wynajmie klimatyzowany autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 35 osób). autokar powinien być do dyspozycji zamawiającego w szanghaju w terminie 11 16 listopada 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką „poland paiz”. koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi wykonawca. kierowca powinien posługiwać się j. angielskim bądź też kierowcy podczas wszystkich kursów z grupą powinna towarzyszyć osoba swobodnie posługująca się j. angielskim. 16. wykonawca wynajmie klimatyzowany autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 20 osób). autokar powinien być do dyspozycji zamawiającego w chengdu w terminie 17 20 listopada 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką „poland paiz”. koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi wykonawca. kierowca powinien posługiwać się j. angielskim bądź też kierowcy podczas wszystkich kursów z grupą powinna towarzyszyć osoba swobodnie posługująca się j. angielskim. 17. wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich czynności formalnych związanych z techniczno organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy transportu oraz montażu i demontażu stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem targów). ii.1.6)