69/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji pt. „Rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. Prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014–2020”. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pt. „rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014–2020”. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej konferencji pt. „rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014–2020” dla minimalnie 180, a maksymalnie 250 uczestników — wykonawca w terminie 5 dni po podpisaniu umowy przekaże zamawiającemu propozycje terminów realizacji konferencji, przy założeniu, że termin konferencji nie będzie przypadał w terminie posiedzeń sejmu oraz, że konferencja zostanie zrealizowana do 28 listopada 2014 r. ostateczny termin konferencji musi zostać zaakceptowany przez zamawiającego. — wykonawca w terminie 5 dni po podpisaniu umowy przekaże zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 propozycje obiektów hotelarskich o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym, w którym zorganizowana zostanie konferencja (w tym zapewnione zostaną sale konferencyjne, zakwaterowanie i wyżywienie). miejsce realizacji konferencji musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego. wykonawca zapewni co najmniej 1. nabór uczestników. nabór uczestników projektu (minimalnie 180 osób a maksymalnie 250) spośród przedstawicieli związków i organizacji rolniczych, izb rolniczych, organizacji pracodawców i biznesów prowadzących działalność na obszarach wiejskich, naukowców, samorządów terytorialnych, lokalnych grup działania. ponadto wykonawca skieruje zaproszenie do posłów, przedstawicieli kancelarii prezydenta, przedstawicieli administracji rządowej w tym ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa pracy i polityki społecznej, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, ministerstwa gospodarki, polskiej agencji rozwoju przedsiębiorczości oraz ministerstwa edukacji narodowej. 2. sale konferencyjne a. salę konferencyjną (zgodnie z programem konferencji), dla maksymalnie 250 osób położoną w granicach administracyjnych miasta stołecznego warszawa lub w odległości maksymalnie 40 km od granic administracyjnych miasta stołecznego warszawa, wyposażoną minimalnie w a) ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 180 osób a maksymalnie 250 c) mównicę, d) mikrofony bezprzewodowe, 6 szt. e) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu. — umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; b. cztery sale warsztatowe (zgodnie z programem konferencji), w tym każda dla minimalnie 50 osób a maksymalnie 70 osób, wyposażone minimalnie w a) w ilość miejsc siedzących wraz z miejscem przy stoliku, dostosowaną do ilości osób uczestniczących w warsztatach; b) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, mikrofon bezprzewodowy (po 2 na każdej sali), laptop z dostępem do internetu. wykonawca zapewni oznakowanie sal konferencyjnych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl ; 3. obsługa organizacyjno techniczna wykonawca zapewni obsługę organizacyjno techniczną — sprzętu multimedialnego i audiowizualnego. — rejestracji uczestników w dniu konferencji. 4. zakwaterowanie zapewnienie zakwaterowania – 1 nocleg wraz ze śniadaniem dla uczestników konferencji — w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym, — w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania. 5. wyżywienie. zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników konferencji (zgodnie z ramowym programem konferencji), składającego się minimalnie z a) dwóch trzydaniowych obiadów (po jednym każdego dnia, codziennie inne menu), do wyboru uczestników, składających się co najmniej z dwóch rodzajów zup, dwóch dań mięsnych oraz dania wegetariańskiego, wyboru warzyw i surówek, zimnych napojów (minimalne 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata); b) jednej uroczystej zasiadanej kolacji pierwszego dnia konferencji, składającej się co najmniej z 3 przystawek zimnych, 2 rodzajów sałat, pieczywa, 2 rodzajów zup do wyboru gości, 2 dań głównych na ciepło, w tym danie wegetariańskie – do wyboru gości, 4 rodzajów deserów, zimnych napojów (minimalnie 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata); c) trzy serwisy kawowe (tj. dwa pierwszego dnia oraz jeden drugiego) każdy serwis ma się składać co najmniej z dwóch rodzajów ciastek oraz napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych) i napojów gorących (kawy, herbaty) oraz owoców. przy czym pierwszy serwis (pierwszego dnia, w trakcie rejestracji uczestników) dodatkowo ma być wzbogacony co najmniej o trzy rodzaje kanapek (w tym wegetariańskie). podczas wszystkich posiłków zapewniony powinien być cukier biały i brązowy, mleczko do kawy, cytryna. liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia. wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie uroczystej kolacji, w liczbie kelnerów dostosowanej do liczby uczestników kolacji jednak nie mniej niż 15 kelnerów. wykonawca przekaże w terminie 14 dni od podpisania umowy propozycje menu uroczystej kolacji, w tym do wyboru co najmniej 6 rodzajów przystawek (w tym ryby, wędliny, warzywa, sery), 4 rodzaje sałat, 4 rodzaje zup, 6 dań głównych na ciepło, z dodatkami (w tym danie z mięsem wieprzowym, wołowym, drobiowym lub ryba oraz dania wegetariańskie), 8 rodzajów deserów w tym wybór owoców (w tym krajowych), serów, ciast i ciasteczek. ostateczne menu uroczystej kolacji musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego. 6. program konferencji realizacja ramowego programu konferencji oraz przygotowanie scenariusza ujednoliconego dla wszystkich grup warsztatowych (przy czym wystąpienia i warsztaty pierwszego dnia powinny trwać co najmniej 6 godzin zegarowych, a drugiego powinny trwać co najmniej 4 godziny zegarowe), zawierającego w szczególności następujące zagadnienia i dzień — rejestracja uczestników, serwis kawowy — otwarcie konferencji – ok. godz. 12 00 — i sesja plenarna – zasoby pracy w rolnictwie – diagnoza i możliwości ich wykorzystania. 1. „charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość” 2. „polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników ujęcie problemowe.” 3. „aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”. 4. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 5. „ reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” w nowej perspektywie 2014–2020 6. dyskusja tematyczna. — przerwa obiadowa — kontynuacja i sesji plenarnej. 1. wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie na przykładzie projektów. zrealizowanych przy wsparciu prow 2007 2013. 2. prezentacja 4 dobrych praktyk z działania tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw oraz różnicowanie działalności rolniczej. 3. dyskusja tematyczna — serwis kawowy — praca w grupach warsztatowych (równolegle) i grupa – aktywizacja zasobów pracy kobiet na wsi; ii grupa – rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich; iii grupa – reorientacja zawodowa rolników; iv grupa – tworzenie pozarolniczych miejsc pracy na wsi. — kolacja uroczysta. w trakcie kolacji lub tuż przed kolacją wykonawca zapewni mikrofon i sprzęt nagłaśniający umożliwiający wystąpienia gości. ponadto wykonawca zapewni ok. 30 minutowy program o charakterze artystyczno kulturalnym przygotowany w oparciu o działania będące efektem projektów realizowanych z środków unijnych przez lokalne grupy działania. ii dzień — kontynuacja prac w grupach warsztatowych — ii sesja plenarna 1. prezentacja prac poszczególnych grup warsztatowych 2. dyskusja tematyczna — serwis kawowy — iii sesja plenarna prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014 2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej — program rozwoju obszarów wiejskich — program operacyjny wiedza, edukacja, rozwój — regionalne programy operacyjne — podsumowanie i zamknięcie konferencji. — obiad grupy warsztatowe będą liczyły minimalnie 45 osób a maksymalnie 70 osób. wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji na 5 dni roboczych po podpisaniu umowy szczegółowy program konferencji, listę proponowanych wykładowców i moderatorów oraz informacje o 4 przykładach dobrych praktyk prezentowanych pierwszego dnia konferencji. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uzasadnionych uwag do szczegółowego programu konferencji oraz do listy wykładowców. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 7. eksperci. zapewnienie ekspertów niezbędnych do realizacji szczegółowego programu konferencji. wykonawca zapewni co najmniej — 1 eksperta z wykształceniem wyższym, który będzie pełnił rolę prowadzącego całość konferencji, w tym dyskusje. — 4 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz doświadczaniem w prowadzeniu co najmniej 3 warsztatów, paneli lub dyskusji dotyczących polityki rozwoju obszarów wiejskich lub rynku pracy, którzy będą pełnili role moderatorów grup warsztatowych i przedstawią wnioski z pracy grup, drugiego dnia konferencji. — 2 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz udziałem w co najmniej 3 projektach naukowo badawczych w ciągu 6 ostatnich lat, dotyczących rynku pracy lub rozwoju obszarów wiejskich, do wygłoszenia wystąpień 1. „charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość” 2. „aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”. — 4 ekspertów z wykształceniem co najmniej wyższym lub przedstawicieli administracji centralnej i agencji rządowych, do wygłoszenia wystąpień 1. „polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników ujęcie problemowe.” 2. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 3. „ reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” w nowej perspektywie 2014 2020 4. prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014 2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej — program rozwoju obszarów wiejskich — program operacyjny wiedza, edukacja, rozwój — regionalne programy operacyjne wykonawca wystosuje do ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, ministerstwa pracy i polityki społecznej, agencji restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa zaproszenie do wygłoszenia na konferencji ww. wystąpień. treść zaproszenia przekaże zamawiającemu do akceptacji. — wykonawca zapewni nocleg i wyżywienia dla eksperta wskazanego przez zamawiającego, który wygłosi wystąpienie 1. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 8. ankieta ewaluacyjna. przygotowanie, przeprowadzenie i podsumowanie w trakcie konferencji ankiety ewaluacyjnej (ankieta przeprowadzona wśród uczestników konferencji) dot. konferencji oraz opracowanie wyników ankiety. celem ankiety będzie ocena organizacji i przebiegu konferencji. ankieta ma wykazać stopień satysfakcji uczestników, efektywność i przydatność prezentowanych treści dla kształtowania polityki w tym obszarze. wykonawca przedstawi projekt ankiety (pytania) w terminie 14 dni po podpisaniu umowy. wykonawca zaakceptuje ostateczny kształt ankiety. wykonawca opracuje wyniki ankiety w formie informacji opisowej wraz z tabelkami/wykresami i przekaże je zamawiającemu wraz z rozliczeniem projektu. 9. wystawa posterowa. wykonawca zorganizuje w miejscu odbywania się konferencji wystawę posterową prezentującą co najmniej 4 przykłady dobrych praktyk – projektów dotyczących reorientacji zawodowej mieszkańców obszarów wiejskich, realizowanych przy udziale ośrodków doradztwa rolniczego lub instytucji zajmujących się rynkiem pracy. plakaty wydrukowane zostaną w formacie minimum a1. 10. zestawy konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zapewni zestawy konferencyjne zawierające co najmniej a. notatnik z zachowaniem poniższych wymagań — format a5, — okładka w kolorze zielonym z zadrukiem 4+0 cmyk — papier offset 70 80g/m2 biały w kratkę, — min. 50 kartek, b. teczka kartonowa z zachowaniem poniższych wymagań — format a4 w kolorze zielonym — karton, — zapinane gumką, c. długopis z zachowaniem poniższych wymagań — plastikowy lub metalowy w kolorze zielonym — wyposażony w niebieski wkład d. torba z zachowaniem poniższych wymagań — torba papierowa — wymiary min. 320 mm x250 mm x110 mm — rączki papierowe skręcane, długość ok. 60 cm (tolerancja +/ 5 cm) e. materiały konferencyjne a) wersja papierowa oraz na nośniku elektronicznym (pendrive w wielkości co najmniej 6 gb) zawierające materiały konferencyjne. materiały konferencyjne będą się składały z — szczegółowego programu konferencji — wydruk prezentacji/streszczeń wystąpień wygłoszonych w trakcie konferencji. — informacja o ekspertach/prelegentach wersja papierowa materiałów zostanie wydrukowana w formacie a4, bindowana. zamawiający przekaże wykonawcy dodatkowe materiały konferencyjne do dystrybucji wraz z zestawem konferencyjnym, w terminie 4 dni przed terminem rozpoczęciem konferencji. wykonawca odbierze materiały z siedziby zamawiającego. — zestawy konferencyjne w ilości dostosowanej do liczby uczestników zostaną rozdystrybuowane wśród wszystkich uczestników konferencji. uwaga wszystkie elementy zestawu konferencyjnego będą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy i pendrivy mogą zawierać jedynie logotypy. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. ponadto wykonawca zamieści na pierwszej stronie materiałów konferencyjnych treść wskazaną w załączniku nr 7b do siwz. 11. transfer w przypadku gdy miejsce konferencji wyznaczone zostanie poza granicami administracyjnymi dzielnicy warszawa – śródmieście, wykonawca zapewni transport dla uczestników konferencji z dworca centralnego (al. jerozolimskie 54) lub parkingu przed pałacem kultury i nauki w warszawie do miejsca odbywania konferencji oraz po zakończeniu konferencji, z miejsca odbywania się konferencji do dworca centralnego w warszawie lub na parking przed pałacem kultury i nauki w warszawie. 12. media wykonawca opracuje zaproszenie dla dziennikarzy – komunikat prasowy dotyczący konferencji i jej tematyki. wykonawca zaprosi do udziału w konferencji przedstawicieli mediów ogólnopolskich, regionalnych, lokalnych, branżowych, w szczególności redaktorów specjalizujących się w rynku pracy oraz przedsiębiorczości, w tym zaproszenie zostanie skierowane co najmniej do 3 płatnych dzienników ogólnopolskich, 3 płatnych tygodników ogólnopolskich o tematyce społeczno gospodarczej, 3 stacji telewizyjnych ogólnopolskich (w tym telewizja publiczna), 3 stacji radiowych ( w tym radio publiczne) oraz mediów regionalnych i lokalnych. w terminie 1 dnia od zakończenia konferencji wykonawca roześle do mediów informację podsumowującą, o przebiegu konferencji, wystąpieniach i wnioskach. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow — przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji; — najpóźniej 3 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień z konferencji, materiały konferencyjne oraz min. 40 zdjęć. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)