Organizacja wyjazdu studyjnego obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizacji spotkań z ekspertami, realizowana na potrzeby projektu pn. Centra Startowe- Sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości w województwie opolskim (działanie 6.2 POKL) - polska-opole: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: zgodny za zał 1a do swiz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia nazwa zamówienia organizacja wyjazdu studyjnego obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizacji spotkań z ekspertami, realizowana na potrzeby projektu pn. centra startowe sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości w województwie opolskim (działanie 6.2 pokl) 1. przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 4 dniowej zagranicznej wizyty studyjnej do niemiec, region nadrenia palatynat, dla maksymalnie 35 osób*, t.j. dla — uczestników projektu (przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu) — pracowników projektu z ramienia lidera projektu – izba rzemieślnicza w opolu — pracowników projektu z ramienia partnera projektu opolskiego centrum rozwoju gospodarki, *ostateczna lista uczestników zostanie przesłana wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu, liczba uczestników wyjazdu będzie nie mniejsza niż 30 osób. 2. sposób realizacji wizyty studyjnej a) przebieg całej wizyty powinien być zorganizowany tak, aby przyjazd do niemiec, moguncja (mainz) był możliwy we wtorek rano do godz. 9 00, a powrót (tj. wyjazd z niemiec, ludwigshafen) w piątek po godz. 16 00, a nie później niż o godz. 18 00. b) zamawiający wymaga zorganizowania 4 – dniowej zagranicznej wizyty studyjnej (w tym 3 noclegów tj. z wtorku na środę, ze środy na czwartek i z czwartku na piątek) na terenie niemiec, w miejscowościach moguncja (mainz), trewir (trier), kaiserslautern. c) wizyta studyjna musi być zorganizowana zgodnie z wytycznymi (miejsca, projekty, które zamawiający chce zobaczyć w niemczech) podanymi w punkcie 3 niniejszej specyfikacji. 3. zakres programu merytoryczno – organizacyjnego będzie związany z a) prezentacją inicjatyw nexxt change i starterzentrum, które będą adaptowane i upowszechniane w ramach projektu, b) dobrymi praktykami i doświadczeniami wypracowanymi przez instytucje w nadrenii palatynacie w zakresie stymulowania przedsiębiorczości i samozatrudnienia, c) zakres merytoryczny wizyty studyjnej leży po stronie zamawiającego informacje na temat głównych instytucji, w których prowadzone będą przez ekspertów warsztaty i konsultacje. poniższe instytucje muszą zostać ujęte w programie przedstawionym przez wykonawcę 1. moez – spotkanie z partnerem projektu „centra startowe – sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości w województwie opolskim” mittel und osteuropazentrum rheinland pfalz gmbh gebäude 890 55483 hahn flughafen tel 06543 509 443 fax 06543 509 440 2. ihk rheinehessen – spotkanie z ekspertem schillerplatz 7, 55116 mainz tel. 06131 262 0, fax 06131 262 1113 3. technologie zentrum trier – spotkanie z ekspertami i zwiedzanie parku technologicznego max planck straße 6, 54296 trier tel. +49 65181009 4. handwerkskammer trier – spotkanie z ekspertem loebstraße 18, 54292 trier tel. +49 6512070 5. bic kaiserslautern – spotkanie z ekspertem i beneficjentami centrum trippstadter straße 110, 67663 kaiserslautern tel. +49 631680390 6. frankenthaler brauhaus – zwiedzanie przedsiębiorstwa + lunch neumayerring 45, 67227 frankenthal tel. +49 62332202860 7. basf – zwiedzanie przedsiębiorstwa carl bosch straße 38, 67063 ludwigshafen am rhein tel. +49 621 600 4. obowiązki wykonawcy a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznej wizycie studyjnej bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu. trasa podróży obejmuje następujące etapy przejazd klimatyzowanym autokarem spod siedziby zamawiającego do niemiec, moguncja (mainz), transport uczestników wizyty pomiędzy miejscami noclegu (hotel) i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu. transport ten ma odbywać się klimatyzowanym autokarem cena za kilometr, ostateczne rozliczenie nastąpi po obliczeniu rzeczywiście przejechanych kilometrów, przejazd klimatyzowanym autokarem z niemiec do siedziby zamawiającego w opolu, wszystkie koszty związane z wynajmem autokaru/autokarów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowcy/kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi podczas jazdy autokarem (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę itp.), ponosi wykonawca. b) zapewnienie 3 noclegów w hotelach o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub równoważnym, w pokojach 2 osobowych (osobne łóżka) z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym oraz dodatkowo zapewnienie dwóch pokoi jednoosobowych. w odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu, w odległości możliwie jak najbliższej starego miasta (nie większej, niż 3 km). miejsce noclegu (hotel) powinien posiadać zaplecze gastronomiczne. c) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (nnw) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł. ponadto wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 zł, d) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników (trzy posiłki dziennie, do których zostaną podane ciepłe/zimne* napoje śniadanie w formie bufetu, obiad, kolacja oraz przerw kawowych) podczas wizyty studyjnej (2 przerwy kawowe podczas każdego dnia wizyty kawa*, herbata*, soki*, woda*, ciastka). wyżywienie powinno rozpocząć się od śniadania w dniu przyjazdu, i zakończyć kolacją w drodze w dniu wyjazdu ok. godz. 20 00. łącznie, w trakcie 4 dniowego wyjazdu na każdego uczestnika wizyty studyjnej przypadają 4 obiady, 4 kolacje i 4 śniadania. zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania w cenie noclegu w wybranym przez wykonawcę hotelu. obiad dla każdego uczestnika powinien składać się z co najmniej następujących elementów przystawki i dania głównego, deseru, a także soku*, wody mineralnej*, napojów gorących*. danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej z mięsa/ryby min. 200 g, dodatku skrobiowego min. 150 g, sosu, surówek/sałatek min. 150g. preferowane będą dania kuchni regionalnej. jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie należy podać danie jarskie. kolacja dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego powinna być podana w formie bufetu i składać się z co najmniej następujących elementów dwóch dań na ciepło do wyboru min. 400 g (należy uwzględnić dania mięsne i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących*. w dniu przyjazdu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wizyty studyjnej. należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali, przeznaczonej wyłącznie dla uczestników wizyty. * wyjaśnienia napoje gorące kawę, herbatę co najmniej 450 ml na osobę wraz z dodatkami, dodatki – śmietanka lub mleko, cukier, świeża cytryna w plasterkach mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników, woda – gazowana i niegazowana, sok co najmniej 500 ml na osobę, e) zapewnienie opiekuna i tłumacza z języka niemieckiego na język polski podczas trwania całej wizyty studyjnej. tłumacz musi posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych w obrębie tematyki funduszy unijnych, przedsiębiorczości itp. tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 4 dni – do 8 godz. każdego dnia. wszystkie koszty związane z udziałem opiekuna i tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi wykonawca. f) zorganizowanie spotkań z niemieckimi ekspertami, opisanymi w punkcie 7.e) niniejszego załącznika. g) zapewnienie sal szkoleniowych na 5 spotkań z niemieckimi ekspertami w instytucjach i projektach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika. sale konferencyjne udostępnione przez 4 dni pobytu w godzinach zgodnych z zatwierdzonym harmonogramem wyjazdu studyjnego w miejscach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika lub oddalonych nie więcej niż 500m od ww. miejsc. na wniosek zamawiającego i za zgodą wykonawcy podane godziny udostępnienia sali mogą ulec zmianie. sala konferencyjna powinna — pomieścić minimum 50 osób — posiadać klimatyzację — posiadać dostęp do łącza internetowego — być wyposażona w sprzęt multimedialny (minimum dwa mikrofony bezprzewodowe, projektor, ekran), flipchart z kartkami i minimum czterema różnokolorowymi mazakami do pisania, system nagłaśniający, oświetlenie oraz odpowiednią liczbę miejsc siedzących dla uczestników h) zorganizować ok. 2 godzinną pieszą wycieczkę z przewodnikiem posługującym się językiem polskim, obejmującą zwiedzanie starego miasta i zabytków w trewirze. 5. pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia a) rekrutację uczestników wizyty przeprowadzi zamawiający i przekaże listę wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu, b) na każdym etapie przebiegu wizyty studyjnej uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna, c) zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego. 6. przedstawiona przez państwa oferta obejmować powinna — transport klimatyzowanym autokarem spod siedziby zamawiającego do niemiec, moguncja (mainz) i z powrotem (z ludwigshafen), — 3 noclegi w co najmniej 3 gwiazdkowym hotelu, w pokojach 2 osobowych oraz jednoosobowych, — zapewnienie opiekuna grupy oraz tłumacza z języka niemieckiego z doświadczeniem zawodowym, — zapewnienie wyżywienia w postaci 4 śniadań, 4 obiadów oraz 4 kolacji, — ubezpieczenie uczestników, — transport uczestników klimatyzowanym autokarem pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu, cena za kilometr, ostateczne rozliczenie nastąpi po obliczeniu rzeczywiście przejechanych kilometrów w niemczech, region nadrenia – palatynat, — zorganizowanie spotkań z niemieckimi ekspertami, określonymi w punkcie 7e) w instytucjach i projektach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika. — zapewnienie 5 sal szkoleniowych na spotkania z ekspertami ii.1.6)