Usługi zarządzania projektem „Akademia Przedszkolaka” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 Edukacja przedszkolna

tak

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Dziemiany, krajowy numer identyfikacyjny 19167513200000, ul. ul. 8 Marca  3, 83425   Dziemiany, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 586 880 022, e-mail msynak@dziemiany.pl, faks 586 880 128.
Adres strony internetowej (URL): bip.dziemiany.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi zarządzania projektem „Akademia Przedszkolaka” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 Edukacja przedszkolna

Numer referencyjny:


Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiotem zamówienia są kompleksowe usługi zarządzania projektem „Akademia Przedszkolaka” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 Edukacja przedszkolna 1. Podstawowe informacje o projekcie pn. „Akademia Przedszkolaka”: • Termin realizacji projektu: 01.09.2016 – 31.08.2019 (36 miesięcy). • Termin realizacji usługi: marzec 2017 - 31/08.2019 (30 miesięcy). • Wartość projektu: 819 962,50 zł , w tym kwota dofinansowania: 696 968,12 zł. • Projekt obejmuje realizację programu kompleksowego wsparcia edukacji przedszkolnej (organizacja dodatkowych zajęć dla dzieci, dokształcanie nauczycieli, doposażenie Ośrodków Wychowania Przedszkolnego w nowe pomoce dydaktyczne i sprzęt ICT) na terenie gminy Dziemiany, w tym dla Ośrodka Wychowania Przedszkolnego w Dziemianach i Ośrodka Wychowania Przedszkolnego w Kaliszu. 2. Obowiązki realizującego zamówienie 2.1. Zamówienie obejmuje świadczenie kompleksowej usługi zarządzania projektem przez cały okres realizacji projektu. Usługa zarządzania Projektem obejmuje m.in. następujące działania: a) wyznaczenie Koordynatora Projektu, Specjalisty ds. Rozliczeń/Asystenta Koordynatora oraz Księgowego/Księgowej; b) koordynowanie projektu, nadzór nad realizacją projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 (RPO WP 2014-2020), w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków RPO WP, MIR oraz procedurami ochrony danych osobowych; c) rozliczanie projektu zgodnie z aktualnym harmonogramem płatności – przygotowywanie i poprawianie wniosków o płatność oraz danych niezbędnych do wprowadzenia w systemie SL2014; d) prowadzenie dokumentacji i operacji księgowych zgodnie z obowiązującymi wytycznymi RPO WP; e) stworzenie procedur związanych z zarządzaniem projektem, opracowanie wzorów dokumentów oraz organizacja biura projektu; f) nadzór nad prawidłowością przygotowania, prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektowej; g) kontakty z uczestnikami Projektu, z Personelem Projektu, przedstawicielami Beneficjenta oraz z Instytucją Zarządzającą / Instytucją Pośredniczącą; h) planowanie i organizacja spotkań zespołu projektowego oraz nadzór nad realizowanymi w ramach projektu zadaniami; i) ustalenie harmonogramu działań, nadzór nad jego realizacją, j) udział w przygotowaniu zapytań ofertowych/przetargów realizowanych na potrzeby Projektu oraz udział w odbiorach w zakresie weryfikacji zgodności dostarczonego wyposażenia z określonymi wymaganiami. k) promocja projektu – sporządzanie informacji na stronę internetową, na tablice ogłoszeń, plakatów i informacji do mediów, wzorów oznakowania sprzętu, dokumentacji itp.; l) wykonywanie innych działań niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu. 2.2. Zamawiający wymaga, aby kompleksowa usługa zarządzania projektem była realizowana przez min. trzy osoby, których zakres obowiązków byłby następujący: 2.2.1. KOORDYNATOR PROJEKTU Zakres obowiązków 1) Zarządzanie Projektem i odpowiedzialność za jego realizację zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi RPO WP, 2) Współpraca z pozostałymi członkami zespołu projektowego oraz z pracownikami Urzędu Gminy Dziemiany nadzorującymi realizację Projektu, 3) Planowanie, koordynowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową realizacją Projektu, 4) Planowanie, koordynowanie i kontrola prac wykonywanych przez osoby zatrudnione w Projekcie, 5) Komunikacja i współpraca z Instytucjami związanymi z realizacją Projektu (IZ, IP, OWP, UG), 6) Prowadzenie nadzoru nad rekrutacją, 7) Sporządzanie wniosków o płatność w systemie SL 2014 w zakresie postępu merytorycznego, 8) Bieżący monitoring i ewaluacja realizacji Projektu w części finansowej i merytorycznej, 9) Nadzór nad realizacją zasady równości szans w Projekcie, 10) Monitoring nieprawidłowości oraz podejmowanie działań zaradczych, 11) Przygotowanie, koordynacja oraz nadzór nad promocją, ewaluacją, realizacją i rozliczaniem Projektu, 12) Monitorowanie postępów i poziomu realizacji wskaźników w Projekcie oraz postępu finansowego, 13) Organizowanie spotkań monitorujących z kadrą zarządzającą, pracownikami merytorycznymi, dyrektorami OWP biorących udział w Projekcie, 14) Udział w kontrolach prowadzonych przez instytucje zewnętrzne, 15) Organizacja funkcjonowania biura Projektu, 16) Sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej, 17) Realizacja innych obowiązków niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu, nie wymienionych powyżej. 18) Łączne zaangażowanie w pełnienie usług Koordynatora Projektu w wymiarze średniomiesięcznym 50 h. 2.2.2. ASYSTENT KOORDYNATORA/SPECJALISTA DS. ROZLICZEŃ Zakres obowiązków: 1) Nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych i finansowych działań realizowanych w OWP biorących udział w Projekcie, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz obowiązującymi wytycznymi RPO WP, 2) Planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu w OWP biorących udział w Projekcie, 3) Współpraca z Koordynatorem w zakresie prac związanych z zarządzaniem i realizacją Projektu, 4) Współpraca z Dyrektorami OWP biorących udział w projekcie oraz z pracownikami Urzędu Gminy w zakresie właściwej realizacji Projektu, 5) Realizacja wraz z Dyrektorami OWP działań związanych z rekrutacją oraz promocją projektu, 6) Nadzór nad realizacją zakupów realizowanych w Projekcie, 7) Monitoring i kontrola działań projektowych realizowanych w OWP, 8) Współpraca przy przygotowywaniu wniosków o płatność w systemie SL 2014, 9) Prowadzenie ewaluacji i monitorowania postępów realizacji projektu w poszczególnych OWP, 10) Nadzór nad przygotowaniem i zawieraniem umów z personelem Projektu, 11) Nadzór nad finansową realizacją projektu i wydatkami we współpracy z Księgową zatrudnioną w Projekcie, 12) Realizacja innych obowiązków niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu, niewymienionych powyżej, zleconych przez Koordynatora Projektu. 13) Łączne zaangażowanie w realizację usług Asystenta Koordynatora/Specjalisty ds. rozliczeń w wymiarze średniomiesięcznym 40 h. 2.2.3. KSIĘGOWA Zakres obowiązków: 1) Ponoszenie odpowiedzialności za kwalifikowalność wydatków w trakcie realizacji Projektu, 2) Współpraca z Asystentem Koordynatora/Specjalistą ds. Rozliczeń w zakresie finansowej realizacji Projektu, 3) Współpraca z Zamawiającym w zakresie zamówień publicznych i realizacji zakupów w ramach Projektu, 4) Ponoszenie odpowiedzialności za właściwe opisywanie i rozliczanie w ramach Projektu dokumentów finansowych, 5) Współpraca z księgowością Zamawiającego, 6) Prowadzenie wyodrębnionej rachunkowości Projektu, 7) Monitorowanie postępu finansowego i realizacji budżetu Projektu, 8) Udział w przygotowaniu dokumentacji projektowej, 9) Przygotowanie finansowej części wniosku o płatność w systemie SL2014. 10) Łączne zaangażowanie w realizację usług Księgowej obsługi Projektu w wymiarze średniomiesięcznym 10h.


II.5) Główny kod CPV:
79420000-4

Dodatkowe kody CPV:
79421000-1, 79421100-2

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy na etapie realizacji prac, w szczególności w przypadkach określonych w art. 144 ustawy Pzp, a ponadto w przypadkach określonych we wzorze umowy stanowiącym integralną część SIWZ.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 07/03/2017, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
>

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
tak

IV.6.6) Informacje dodatkowe: