78/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji pt. „Rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. Prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014-2020” - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pt. „rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014 2020”. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura; b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej konferencji pt. „rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014 2020” dla minimalnie 180, a maksymalnie 250 uczestników — wykonawca w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże zamawiającemu propozycje terminów realizacji konferencji, przy założeniu, że termin konferencji nie będzie przypadał w terminie posiedzeń sejmu oraz, że konferencja zostanie zrealizowana do 20 lutego 2015 r. ostateczny termin konferencji musi zostać zaakceptowany przez zamawiającego. — wykonawca w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 propozycje obiektów hotelarskich o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym, w którym zorganizowana zostanie konferencja (w tym zapewnione zostaną sale konferencyjne, zakwaterowanie i wyżywienie). miejsce realizacji konferencji musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego. wykonawca zapewni co najmniej 1. nabór uczestników. nabór uczestników projektu (minimalnie 180 osób a maksymalnie 250) spośród przedstawicieli związków i organizacji rolniczych, izb rolniczych, organizacji pracodawców i biznesów prowadzących działalność na obszarach wiejskich, naukowców, samorządów terytorialnych, lokalnych grup działania. ponadto wykonawca skieruje zaproszenie do posłów, przedstawicieli kancelarii prezydenta, przedstawicieli administracji rządowej w tym ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa pracy i polityki społecznej, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, ministerstwa gospodarki, polskiej agencji rozwoju przedsiębiorczości oraz ministerstwa edukacji narodowej. 2. sale konferencyjne a. salę konferencyjną (zgodnie z programem konferencji), dla maksymalnie 250 osób położoną w granicach administracyjnych miasta stołecznego warszawa lub w odległości maksymalnie 40 km od granic administracyjnych miasta stołecznego warszawa, wyposażoną minimalnie w a) ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 180 osób a maksymalnie 250; c) mównicę; d) mikrofony bezprzewodowe, 6 szt.; e) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu. — umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; b. cztery sale warsztatowe (zgodnie z programem konferencji), w tym każda dla minimalnie 50 osób a maksymalnie 70 osób, wyposażone minimalnie w a) w ilość miejsc siedzących wraz z miejscem przy stoliku, dostosowaną do ilości osób uczestniczących w warsztatach; b) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, mikrofon bezprzewodowy (po 2 na każdej sali), laptop z dostępem do internetu. wykonawca zapewni oznakowanie sal konferencyjnych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl ; 3. obsługa organizacyjno – techniczna wykonawca zapewni obsługę organizacyjno – techniczną — sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, — rejestracji uczestników w dniu konferencji. 4. zakwaterowanie zapewnienie zakwaterowania – 1 nocleg wraz ze śniadaniem dla uczestników konferencji — w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym, — w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania. 5. wyżywienie. zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników konferencji (zgodnie z ramowym programem konferencji), składającego się minimalnie z a) dwóch trzydaniowych obiadów (po jednym każdego dnia, codziennie inne menu), do wyboru uczestników, składających się co najmniej z dwóch rodzajów zup, dwóch dań mięsnych oraz dania wegetariańskiego, wyboru warzyw i surówek, zimnych napojów (minimalne 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata); b) jednej uroczystej zasiadanej kolacji pierwszego dnia konferencji, składającej się co najmniej z 3 przystawek zimnych, 2 rodzajów sałat, pieczywa, 2 rodzajów zup do wyboru gości, 2 dań głównych na ciepło, w tym danie wegetariańskie – do wyboru gości, 4 rodzajów deserów, zimnych napojów (minimalnie 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata); c) trzy serwisy kawowe (tj. dwa pierwszego dnia oraz jeden drugiego) każdy serwis ma się składać co najmniej z dwóch rodzajów ciastek oraz napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych) i napojów gorących (kawy, herbaty) oraz owoców. przy czym pierwszy serwis (pierwszego dnia, w trakcie rejestracji uczestników) dodatkowo ma być wzbogacony co najmniej o trzy rodzaje kanapek (w tym wegetariańskie). podczas wszystkich posiłków zapewniony powinien być cukier biały i brązowy, mleczko do kawy, cytryna. liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia. wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie uroczystej kolacji, w liczbie kelnerów dostosowanej do liczby uczestników kolacji jednak nie mniej niż 15 kelnerów. wykonawca przekaże w terminie 14 dni od podpisania umowy propozycje menu uroczystej kolacji, w tym do wyboru co najmniej 6 rodzajów przystawek (w tym ryby, wędliny, warzywa, sery), 4 rodzaje sałat, 4 rodzaje zup, 6 dań głównych na ciepło, z dodatkami (w tym danie z mięsem wieprzowym, wołowym, drobiowym lub ryba oraz dania wegetariańskie), 8 rodzajów deserów w tym wybór owoców (w tym krajowych), serów, ciast i ciasteczek. ostateczne menu uroczystej kolacji musi zostać zaakceptowane przez zamawiającego. 6. program konferencji realizacja ramowego programu konferencji oraz przygotowanie scenariusza ujednoliconego dla wszystkich grup warsztatowych (przy czym wystąpienia i warsztaty pierwszego dnia powinny trwać co najmniej 6 godzin zegarowych, a drugiego powinny trwać co najmniej 4 godziny zegarowe), zawierającego w szczególności następujące zagadnienia i dzień — rejestracja uczestników, serwis kawowy, — otwarcie konferencji – ok. godz. 12.00, — i sesja plenarna – zasoby pracy w rolnictwie – diagnoza i możliwości ich wykorzystania. 1. „charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość” 2. „polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników ujęcie problemowe.” 3. „aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”. 4. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 5. „ reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” w nowej perspektywie 2014 2020 6. dyskusja tematyczna. — przerwa obiadowa, — kontynuacja i sesji plenarnej. 1. wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie na przykładzie projektów. zrealizowanych przy wsparciu prow 2007 2013. 2. prezentacja 4 dobrych praktyk z działania tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw oraz różnicowanie działalności rolniczej. 3. dyskusja tematyczna — serwis kawowy, — praca w grupach warsztatowych (równolegle) i grupa – aktywizacja zasobów pracy kobiet na wsi; ii grupa – rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich; iii grupa – reorientacja zawodowa rolników; iv grupa – tworzenie pozarolniczych miejsc pracy na wsi. — kolacja uroczysta. w trakcie kolacji lub tuż przed kolacją wykonawca zapewni mikrofon i sprzęt nagłaśniający umożliwiający wystąpienia gości. ponadto wykonawca zapewni ok. 30 minutowy program o charakterze artystyczno – kulturalnym przygotowany w oparciu o działania będące efektem projektów realizowanych z środków unijnych przez lokalne grupy działania. ii dzień — kontynuacja prac w grupach warsztatowych, — ii sesja plenarna. 1. prezentacja prac poszczególnych grup warsztatowych 2. dyskusja tematyczna — serwis kawowy, — iii sesja plenarna. o prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014 2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej — program rozwoju obszarów wiejskich, — program operacyjny wiedza, edukacja, rozwój, —regionalne programy operacyjne, — podsumowanie i zamknięcie konferencji, —obiad grupy warsztatowe będą liczyły minimalnie 45 osób a maksymalnie 70 osób. wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy szczegółowy program konferencji, listę proponowanych wykładowców i moderatorów oraz informacje o 4 przykładach dobrych praktyk prezentowanych pierwszego dnia konferencji. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uzasadnionych uwag do szczegółowego programu konferencji oraz do listy wykładowców. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 7. eksperci. zapewnienie ekspertów niezbędnych do realizacji szczegółowego programu konferencji. wykonawca zapewni co najmniej — 1 eksperta z wykształceniem wyższym, który będzie pełnił rolę prowadzącego całość konferencji, w tym dyskusje, — 4 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz doświadczaniem w prowadzeniu co najmniej 3 warsztatów, paneli lub dyskusji dotyczących polityki rozwoju obszarów wiejskich lub rynku pracy, którzy będą pełnili role moderatorów grup warsztatowych i przedstawią wnioski z pracy grup, drugiego dnia konferencji, — 2 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz udziałem w co najmniej 3 projektach naukowo badawczych w ciągu 6 ostatnich lat, dotyczących rynku pracy lub rozwoju obszarów wiejskich, do wygłoszenia wystąpień 1. „charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość” 2. „aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”. — 4 ekspertów z wykształceniem co najmniej wyższym lub przedstawicieli administracji centralnej i agencji rządowych, do wygłoszenia wystąpień 1. „polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników ujęcie problemowe.” 2. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 3. „ reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” w nowej perspektywie 2014 2020 4. prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014 2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej —program rozwoju obszarów wiejskich, — program operacyjny wiedza, edukacja, rozwój, — regionalne programy operacyjne. wykonawca wystosuje do ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa infrastruktury i rozwoju, ministerstwa pracy i polityki społecznej, agencji restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa zaproszenie do wygłoszenia na konferencji ww. wystąpień. treść zaproszenia przekaże zamawiającemu do akceptacji. — wykonawca zapewni nocleg i wyżywienia dla eksperta wskazanego przez zamawiającego, który wygłosi wystąpienie 1. „rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich” prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie mrirw badania. 8. ankieta ewaluacyjna. przygotowanie, przeprowadzenie i podsumowanie w trakcie konferencji ankiety ewaluacyjnej (ankieta przeprowadzona wśród uczestników konferencji) dot. konferencji oraz opracowanie wyników ankiety. celem ankiety będzie ocena organizacji i przebiegu konferencji. ankieta ma wykazać stopień satysfakcji uczestników, efektywność i przydatność prezentowanych treści dla kształtowania polityki w tym obszarze. wykonawca przedstawi projekt ankiety (pytania) w terminie 14 dni po podpisaniu umowy. wykonawca zaakceptuje ostateczny kształt ankiety. wykonawca opracuje wyniki ankiety w formie informacji opisowej wraz z tabelkami/wykresami i przekaże je zamawiającemu wraz z rozliczeniem projektu. 9. wystawa posterowa. wykonawca zorganizuje w miejscu odbywania się konferencji wystawę posterową prezentującą co najmniej 4 przykłady dobrych praktyk – projektów dotyczących reorientacji zawodowej mieszkańców obszarów wiejskich, realizowanych przy udziale ośrodków doradztwa rolniczego lub instytucji zajmujących się rynkiem pracy. plakaty wydrukowane zostaną w formacie minimum a1. 10. zestawy konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zapewni zestawy konferencyjne zawierające co najmniej a. notatnik z zachowaniem poniższych wymagań — format a5, — okładka w kolorze zielonym z zadrukiem 4+0 cmyk, — papier offset 70 80g/m² biały w kratkę, — min. 50 kartek. b. teczka kartonowa z zachowaniem poniższych wymagań — format a4 w kolorze zielonym, — karton, — zapinane gumką, c. długopis z zachowaniem poniższych wymagań — plastikowy lub metalowy w kolorze zielonym, — wyposażony w niebieski wkład. d. torba z zachowaniem poniższych wymagań — torba papierowa, — wymiary min. 320 mm x250 mm x110 mm, — rączki papierowe skręcane, długość ok. 60 cm (tolerancja +/ 5 cm). e. materiały konferencyjne a) wersja papierowa oraz na nośniku elektronicznym (pendrive w wielkości co najmniej 6 gb) zawierające materiały konferencyjne. materiały konferencyjne będą się składały z — szczegółowego programu konferencji, —wydruk prezentacji/streszczeń wystąpień wygłoszonych w trakcie konferencji, —informacja o ekspertach/prelegentach. wersja papierowa materiałów zostanie wydrukowana w formacie a4, bindowana. zamawiający przekaże wykonawcy dodatkowe materiały konferencyjne do dystrybucji wraz z zestawem konferencyjnym, w terminie 4 dni przed terminem rozpoczęciem konferencji. wykonawca odbierze materiały z siedziby zamawiającego. — zestawy konferencyjne w ilości dostosowanej do liczby uczestników zostaną rozdystrybuowane wśród wszystkich uczestników konferencji. uwaga wszystkie elementy zestawu konferencyjnego będą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy i pendrivy mogą zawierać jedynie logotypy. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. ponadto wykonawca zamieści na pierwszej stronie materiałów konferencyjnych treść wskazaną w załączniku nr 7b do siwz. 11. transfer w przypadku gdy miejsce konferencji wyznaczone zostanie poza granicami administracyjnymi dzielnicy warszawa – śródmieście, wykonawca zapewni transport dla uczestników konferencji z dworca centralnego (al. jerozolimskie 54) lub parkingu przed pałacem kultury i nauki w warszawie do miejsca odbywania konferencji oraz po zakończeniu konferencji, z miejsca odbywania się konferencji do dworca centralnego w warszawie lub na parking przed pałacem kultury i nauki w warszawie. 12. media wykonawca opracuje zaproszenie dla dziennikarzy – komunikat prasowy dotyczący konferencji i jej tematyki. wykonawca zaprosi do udziału w konferencji przedstawicieli mediów ogólnopolskich, regionalnych, lokalnych, branżowych, w szczególności redaktorów specjalizujących się w rynku pracy oraz przedsiębiorczości, w tym zaproszenie zostanie skierowane co najmniej do 3 płatnych dzienników ogólnopolskich, 3 płatnych tygodników ogólnopolskich o tematyce społeczno gospodarczej, 3 stacji telewizyjnych ogólnopolskich (w tym telewizja publiczna), 3 stacji radiowych ( w tym radio publiczne) oraz mediów regionalnych i lokalnych. w terminie 1 dnia od zakończenia konferencji wykonawca roześle do mediów informację podsumowującą, o przebiegu konferencji, wystąpieniach i wnioskach. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow — przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji, — najpóźniej 3 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień z konferencji, materiały konferencyjne oraz min. 40 zdjęć. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)