Kompleksowa organizacja uczestnictwa przedsiębiorców z Polski Wschodniej w Międzynarodowych Targach Jachtów i Łodzi BOOT 2014 odbywających się w dniach 18-26.1.2014 r. w Dusseldorfie (Niemcy). - polska-warszawa: usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiot zamówienia obejmuje „kompleksową organizację uczestnictwa przedsiębiorców z polski wschodniej w międzynarodowych targach jachtów i łodzi boot 2014 odbywających się w dniach 18 26.01.2014 r. w dusseldorfie (niemcy).” szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załączniki nr 1 do siwz; przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach programu promocji gospodarczej polski wschodniej, działanie i.4 programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007 2013 osi priorytetowej i nowoczesna gospodarka działanie i.4 promocja i współpraca, komponent promocja. 2. zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków europejskiego funduszu rozwoju regionalnego programu operacyjnego rozwój polski wschodniej 2007 2013. 3. kod zamówienia określony we wspólnym słowniku zamówień (cpv) 79956000 0 – usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 79930000 2 – specjalne usługi projektowe 60170000 0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 22100000 1 – drukowane książki, broszury i ulotki 22462000 6 – materiały reklamowe 39294100 0 – artykuły informacyjne i promocyjne 55500000 5 – usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 55400000 4 – usługi podawania napojów 60161000 4 – usługi w zakresie transportu paczek 60000000 8 – usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 79540000 1 – usługi w zakresie tłumaczeń ustnych szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia 1. wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez zamawiającego. 2. zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia. 3. zamawiający oczekuje, że wykonawca zapozna się z warunkami technicznymi zabudowy stoisk dla wystawców określanych przez organizatora danych targów oraz zobowiąże się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami. 4. wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 5. wykonawca zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 200.000,00 pln od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym odpowiednim organizatorom targów. 6. zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniającego na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy pzp w poniższym zakresie 60 000 pln, co stanowi 10% szacowanej kwoty zamówienia wynoszącej 600 000 pln. termin wykonania zamówienia. ostateczny termin zakończenia wykonania zamówienia wynosi do 30.1.2014 r., godz. 16 00 (data ostatecznego demontażu stoisk dla hali 5), w tym 1) wykonanie projektów stoisk – w terminie do 7 roboczych dni od daty podpisania umowy; 2) spedycja eksponatów i wykonanie stoisk od 9.1.2014 r. od godz. 7 30. do 17.1.2014 r. godz.22.00. 3) utrzymanie i obsługa techniczna stoisk – w terminie od 18–26.1.2014 r. 4) logistyka wyjazdu – transport lokalny w terminie 17–27.1.2014 r. 5) demontaż stoisk – od 26.1.2014 r. od godz. 18 00 do 29.1.2014 r. do godz. 16.00 (dla hali 17) oraz do dnia 30.1.2014 r godz. 16 00. (dla hali 5). informacje ogólne o przedmiocie zamówienia a) przedmiotem zamówienia jest „kompleksowa organizacja uczestnictwa przedsiębiorców z polski wschodniej w międzynarodowych targach jachtów i łodzi boot 2014 odbywających się w dniach 18–26.1.2014r. w dusseldorfie (niemcy).” b) zamawiający wynajął dwa stoiska na targach boot 2014 – jedno stoisko dla jachtów żaglowych znajdujące się na hali 17 (stoisko nr 17a56) oraz drugie stoisko dla łodzi motorowych znajdujące się na hali 5 (stoisko nr 5c22). plan stoisk wewnątrz hali 17 oraz 5 stanowi odpowiednio załącznik nr 1.1 i 1.2. do sopz. stoisko na hali 17 ma powierzchnię 398 m2, a stoisko na hali 5 ma powierzchnię 255 m2. c) zamawiający wymaga, aby wykonawca wykonał dwa stoiska począwszy od ich zaprojektowania, produkcję i dostawę elementów stoisk, ich montaż, demontaż oraz zapewnił obsługę logistyczną, techniczną i cateringowo informacyjną stoisk podczas odbywania się targów boot 2014. d) wykonawca zapewni transport niezbędnych materiałów (materiały informacyjne, produkty obsługi cateringowo informacyjnej stoisk wykorzystywanych w czasie trwania targów oraz innych wskazanych przez zamawiającego) do dusseldorfu (niemcy), tj. miejsca odbywania się targów boot 2014, ich ubezpieczenie i zabezpieczenia na czas transportu, a także ubezpieczenie stoisk na czas odbywania się targów. wykonawca, w razie potrzeby, dokona także spedycji materiałów promocyjnych i ewentualnie innych pozostałych materiałów po zakończeniu targów z powrotem do polski. e) wykonawca dokona spedycji wszelkich wskazanych przez zamawiającego eksponatów przygotowanych do ekspozycji na stoiskach, tj. jachtów, motorówek, łódek i innych jednostek pływających należących do współwystawców – firm z polski wschodniej. transport każdego eksponatu odbędzie się ze wskazanego przez współwystawcę miejsca (uzgodnionego również z zamawiającym) na teren odbywania się targów boot 2014 w czasie umożliwiającym ich bezpieczną spedycję i poprawne ustawienie łódek na stoiskach przed rozpoczęciem trwania targów. wykonawca pokryje także koszty zabezpieczenia i pełnego ubezpieczenia łodzi na czas ich transportu oraz podczas trwania targów, a także uzyska ewentualne wymagane pozwolenia na transport eksponatów tzw. ponadgabarytowych, o ile zajdzie taka potrzeba i pokryje wszelkie koszty z tym związane (np. obsługa pilota do transportu specjalnego, etc.). wykonawca dokona także spedycji eksponatów z powrotem na miejsce ich odbioru po zakończeniu targów, z wyłączeniem przypadku, w którym dana łódka zostanie po targach na terenie niemiec (o czym zawiadomi współwystawca w porozumieniu z zamawiającym). f) wykonawca zapewni obsługę cateringowo informacyjną w czasie trwania targów w dniach 18–26.1.2014 r. (co najmniej 4 osoby/ hostessy), obsługę techniczną stoiska w czasie trwania targów w dniach 18–26.1.2014 r (2 osoby). wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób w tym koszty transportu, ubezpieczenia, diet, zakwaterowania oraz wejścia na teren targów. g) wykonawca zapewni obsługę cateringowo informacyjną (podawanie ciepłych i zimnych napojów) w barkach w dniach 18–26.1.2014 (9 dni) oraz zapewni obsługę barków przez przynajmniej jedną z hostess na każdym stoisku. barek ma być na obydwu stoiskach. h) wykonawca zapewni nowoczesny projekt graficzny, przygotowanie do druku oraz druk wspólnego katalogu współwystawców, a także transport wydrukowanych katalogów na stoiska. i) wykonawca wynajmie autokar, dla co najmniej 30 osób. autokar powinien być do dyspozycji zamawiającego w dusseldorfie w dniach 17–27.1.2014 r. na trasach wskazanych przez zamawiającego. koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi wykonawca. wykanawca dokona także wszelkich formalności u organizatora targów oraz pokryje także wszelkie koszty związane z codziennym wjazdem (i wyjazdem) autokaru na teren targów boot 2014. j) wykonawca dokona nadzoru nad odpowiednim i bezpiecznym ustawianiem eksponatów na stoiskach podczas montażu, zabezpieczenie eksponatów podczas demontażu stoisk oraz ewentualnego zapewnienia (w razie potrzeby) wszelkich wymaganych urządzeń (np. dźwigi, podnośniki) potrzebnych do ustawiania jachtów i łódek na stoiskach oraz podczas ich montażu oraz demontażu, a także należycie zabezpieczy i ubezpieczy eksponaty na ich dalszy transport po zakończeniu targów. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do siwz. ii.1.6)