96/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na organizacji oraz przeprowadzeniu konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich w terminie 19.12.2014 do 21.12.2014 w Zakopanem. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest organizacja oraz przeprowadzenie konferencji akademickie forum rozwoju obszarów wiejskich (afrow) w terminie 19.–21.12.2014 w zakopanem. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro obsługi, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji; a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom szkoleń. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. czas odpowiedzi na zapytanie e mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. w ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni 1. nabór uczestników wykonawca zapewni nabór uczestników w liczbie minimalnie 90, maksymalnie 100 osób, spośród osób pochodzących z obszarów wiejskich, reprezentujących — środowiska samorządowe, — lokalne grupy działania, — organizacje pozarządowe, — studentów kierunków rolniczych, — uczniów szkół rolniczych. 2. zakwaterowanie wykonawca zapewni 2 noclegi w dniach z 19/20 oraz 20/21.12.2014, z wyżywieniem w postaci śniadań, dla wszystkich uczestników konferencji tj. minimalnie 90, maksymalnie 100 osób w jednym miejscu zakwaterowania, w pokojach z pełnym węzłem sanitarnym, telewizorem oraz z dostępem do internetu, 1, 2 lub 3 osobowych, w obiekcie o standardzie co najmniej dwugwiazdkowym lub równoważnym, znajdującym się w odległości maksymalnie 5 km od dworca pks zakopane. 3. wyżywienie wykonawca zapewni wyżywienie dla minimalnie 90, maksymalnie 100 uczestników konferencji, zgodnie z poniższym wymaganiami a. w dniu 19.12.2014 przerwa kawowa (ok. godz. 17 30) serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z kawy, herbaty, dodatków cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych. kolacja (ok. godz.19 30) serwowana w miejscu zakwaterowania, składająca się co najmniej z przekąski gorącej i przystawek zimnych (w tym co najmniej sery i wędliny), pieczywa oraz napojów gorących i zimnych w ilości dostosowanej do liczby uczestników. na czas trwania kolacji wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji. b. w dniu 20.12.2014 przerwa kawowa (ok. godz. 11.30) serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z kawy, herbaty, dodatków cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych. obiad (ok. godz. 13 30) serwowany w miejscu zakwaterowania składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser. na czas trwania obiadu wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji. przerwa kawowa (ok. godz. 16 30) serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z kawy, herbaty, dodatków cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych. kolacja (ok. godz. 19 00) serwowana w miejscu zakwaterowania, składająca się co najmniej z przekąski gorącej i przystawek zimnych (w tym co najmniej sery i wędliny), pieczywa oraz napojów gorących i zimnych w ilości dostosowanej do liczby uczestników. na czas trwania kolacji wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji. c. w dniu 21.12.2014 przerwa kawowa (ok. godz. 10 30) serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z kawy, herbaty, dodatków cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych. obiad (ok. godz. 12 30) serwowany w miejscu zakwaterowania składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser. na czas trwania obiadu wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji. 4. wykładowców i trenerów wykonawca zobowiązuje się zapewnić co najmniej 2 wykładowców do przeprowadzenia konferencji, posiadających co najmniej — wykształcenie wyższe magisterskie oraz — doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń lub konferencji o tematyce związanej ze zrównoważonym rozwojem obszarów wiejskich lub przedsiębiorczością na obszarach wiejskich (co najmniej 4 szkolenia lub konferencje, w okresie ostatnich 3 lat). 5. salę konferencyjną — położoną w miejscu zakwaterowania lub w odległości nie większej niż 500 m od miejsca zakwaterowania, — o pojemności oraz liczbie miejsc siedzących dostosowanej do liczby uczestników konferencji, — wyposażoną w rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, laptop, ekran, flipchart wraz z flamastrami, — umożliwiającą zorganizowanie przerwy kawowej, w pomieszczeniu wyodrębnionym poza miejscem, w którym prowadzone będą konferencje. uwaga wykonawca zagwarantuje widoczne oznakowanie sali konferencyjnej na czas konferencji logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8 do siwz. 6. przeprowadzenie konferencji wykonawca odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie konferencji zgodnie z programem konferencji przedstawionym w załączniku nr 9 do siwz. uwaga godziny wskazane w programie konferencji (załącznik nr 9) mogą ulec zmianie wyłącznie z inicjatywy zamawiającego. 7. zapewnienie materiałów konferencyjnych materiały w formie czarno białych papierowych wydruków, zawierających treści prezentowane przez wykładowców podczas konferencji, maksymalnie 70 stron. wszelkie materiały konferencyjne, będące przedmiotem niniejszego zamówienia muszą zawierać stałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 8 do siwz. wykonawca rozdystrybuuje materiały konferencyjne wśród uczestników podczas konferencji. uwaga wykonawca poda w ofercie nazwy i adresy obiektów, w których zapewni zakwaterowanie i salę konferencyjną. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)