postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego na rzecz Okręgowego Inspektoratu Służby Więziennej na usługę zorganizowania i obsługi konferencji upowszechniającej realizację projektów PO KL w jednostkach penitencjarnych okręgu krakowskieg

Opis przedmiotu przetargu: CPV - 55100000-1, 55130000-0, 55300000-3, 60140000-1, 79950000-8 Organizacja i obsługa konferencji upowszechniającej realizację projektów PO KL w jednostkach penitencjarnych okręgu krakowskiego. Zamówienie dotyczy Organizacji i obsługi konferencji upowszechniającej realizację projektów PO KL w jednostkach penitencjarnych okręgu krakowskiego współfinansowane ze środków UE. I. Przedmiot zamówienia obejmuje usługi: 1. hotelarską - zapewnienie dwóch noclegów, 2. gastronomiczną - zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników, 3. konferencyjną - zapewnienie sali konferencyjnej oraz obsługi konferencji, 4. transportową - przewóz uczestników konferencji spod siedziby Zamawiającego do obiektu konferencji i z powrotem. II. Zamówienie należy wykonać zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników: maksymalnie 100 osób, przy czym 80 osób przez cały czas trwania konferencji tj. od godz. 17.00 pierwszego dnia do godz.11.00 dnia trzeciego oraz dodatkowo 20 osób drugiego dnia konferencji od godz. 9.00 do godzin wieczornych (łącznie z udziałem w uroczystej kolacji). 2. Termin konferencji: w okresie 27 do 29 listopada 2013 roku. 3. Czas trwania konferencji: od godziny 17.00 dnia pierwszego do godziny 11.00 dnia trzeciego. 4. Miejsce organizacji spotkania: obiekt konferencyjno-hotelowy usytuowany w odległości nie dalej niż 10 km od granic administracyjnych m. Krakowa. 5. Standard miejsca realizacji konferencji: Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie konferencyjno-hotelowym z zapleczem noclegowo-restauracyjnym, posiadającym przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową. 6. Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usług hotelarskiej, gastronomicznej i konferencyjnej w tym samym obiekcie konferencyjno-hotelowym (budynku). 7. Sala konferencyjna: Wykonawca zapewnieni klimatyzowaną salę konferencyjną bez filarów, kolumn (sala nie może zawierać elementów utrudniających kontakt wizualny) dla 100 uczestników w drugim dniu pobytu od godziny 9 do 17 oraz w trzecim dniu pobytu w godzinach od 9 do 11 wyposażonej w nagłośnienie, min. 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik multimedialny, flipchart wraz z obsługą wyposażenia. Miejsca siedzące dla wszystkich uczestników winny być ustawione w układzie teatralnym, ustawienie krzeseł musi zapewnić swobodny widok na ekran oraz salę. Uczestnicy muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących. W najbliższym sąsiedztwie sali winien być usytuowany węzeł sanitarny. 8. Oznakowanie obiektu: Wykonawca oznakuje wejście do obiektu konferencyjno-hotelowego i do sali konferencyjnej materiałami reklamowymi zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (poprzez ustawienie dostarczonych przez Zamawiającego stand-up, wizytówek na drzwi) właściwych dla realizowanych projektów POKL. Zakup i dostarczenie materiałów reklamowych leży po stronie Zamawiającego. 9. Catering/usługa gastronomiczna - według propozycji zawartej w dalszej części niniejszego opisu - dla maksymalnie 100 osób. Usługa gastronomiczna będzie się odbywała w tym samym budynku co konferencja, ale poza salą konferencyjną. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia, po uzgodnieniu z Zamawiającym, menu wszystkich posiłków w formie załącznika do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w menu zaproponowanym przez Wykonawcę wymagają akceptacji Zamawiającego i muszą zostać przekazane co najmniej 5 dni przed organizacją konferencji. Menu każdego dnia musi być inne. W skład wyżywienia wchodzi: a) Catering w trakcie konferencji - drugiego dnia, Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe (jedna w godzinach dopołudniowych i jedna w godzinach popołudniowych). Serwis kawowy winien być zorganizowany w pobliżu sali konferencyjnej. b) Kolacja - szwedzki stół - pierwszego dnia ok. godz.19.00 (do uzgodnienia), c) Śniadanie - szwedzki stół - drugiego i trzeciego dnia dla osób korzystających z noclegów ok. godz. 8.00, d) Obiad - szwedzki stół - drugiego dnia ok. godz.13.00 (do uzgodnienia), e) Uroczysta kolacja - z konsumpcją zasiadaną, z obsługą kelnerską. Gorące dania oraz desery, napoje gorące, ciasta oraz owoce podane będą w formie bufetu szwedzkiego. Przekąski oraz napoje zimne powinny być rozstawione na wszystkich stołach. Stoły muszą być nakryte obrusami i zastawą stołową. W trakcie kolacji Wykonawca zapewni oprawę muzyczną odtwarzaną przez DJ (po wcześniejszym uzgodnieniu repertuaru z Zamawiającym). 10. Zapewnienie miejsc noclegowych - dla grupy 80 osób (dwa noclegi), w tym pokoje jednoosobowe (min. 8) oraz dwu lub trzyosobowe z osobnymi łóżkami. Każdy pokój musi posiadać własną łazienkę. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej ilości uczestników korzystających z miejsc noclegowych najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji. Uwaga: Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników spotkania w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelarskim ( np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.). 11. Rejestracja oraz obsługa w trakcie konferencji: Wykonawca zapewni przygotowanie i obsługę punktu informacyjnego tzw. Recepcji konferencyjnej. Do zadań osób, co najmniej dwóch, obsługujących punkt, należeć będzie witanie i rejestracja uczestników, wydawanie przygotowanych przez Zamawiającego zestawów konferencyjnych (materiałów promocyjnych) oraz udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych, obsługa techniczna sprzętu nagłaśniającego, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji wraz z potwierdzeniem odbioru zestawów konferencyjnych (materiałów promocyjnych). Obsługa punktu dostępna będzie w pierwszym dniu w godz. od 16 do 19 oraz drugim dniu w godz. 8 do 18. 12. Parking: Wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego udostępnienia miejsc parkingowych (minimum 15) dla uczestników konferencji (w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu konferencyjno-hotelowym). 13. Transport - dowóz uczestników (ok. 40 osób) autokarem w dniu pierwszym: ok. godz.16.00, trasa: Kraków ul. Montelupich 7 do obiektu konferencyjno-hotelowego i powrót dnia trzeciego, ok. godz. 11.30 z obiektu konferencyjno-hotelowego do Krakowa ul. Montelupich 7. 14. Inne warunki organizacji konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do: a) Zapewnienia obsługi niezbędnej do organizacji całej konferencji, w tym technicznej, informatycznej, kelnerskiej i hotelarskiej, b) Podawania potraw na zastawie stołowej dostosowanej do rodzaju potraw i napojów oraz zapewnienia sprzętów gwarantujących podawanie posiłków z utrzymaniem właściwej temperatury dań i standardu. Wykluczone jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych, c) Zapewnienie wszystkim uczestnikom korzystającym z noclegu, bezpłatnego pakietu w ramach oferowanej usługi w trakcie pobytu tj. dostęp do Internetu, telewizji, radia oraz ewentualnie sali fitness, sauny, bilardu itp. d) W celu właściwej realizacji zamówienia Wykonawca wyznaczy koordynatora spotkania, zapewniającego bieżącą koordynację, obsługę i nadzór nad prawidłowym przebiegiem konferencji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z Zamawiającym, w tym ustalania szczegółów dotyczących realizacji zamówienia. Koordynator konferencji musi pozostawać w stałym kontakcie z Zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. e) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia do 10% liczby uczestników, a tym samym ilości osób korzystających z usług, o których mowa w niniejszym SIWZ. O ostatecznej liczbie osób korzystających z poszczególnych usług Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 4 dni przed konferencją. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika. Uwaga! W przypadku pojawienia się wątpliwości ze strony Zamawiającego, dotyczących zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie miejsca świadczenia usług, Zamawiający może dokonać wizytacji w celu faktycznej oceny, czy wskazana lokalizacja spełnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w SIWZ. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, Zamawiający może odrzucić ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. III. Wymagania dotyczące menu 1. Śniadanie zasiadane, potrawy podane w formie stołu szwedzkiego: świeże pieczywo w tym bułeczki - 2 rodzaje (jasne i ciemne) 2 rodzaje wędlin 2 rodzaje sera sałatka 1 gorące danie śniadaniowe np. jajecznica naturalna bądź z dodatkami, kiełbaski itp. masło miód dżemy owocowe jogurty owocowe płatki śniadaniowe, mleko musztarda, ketchup soki owocowy (jabłkowy, pomarańczowy) kawa czarna rozpuszczalna i świeżo zaparzona w termosach; 2 rodzaje herbat w torebkach (czarna i smakowa), mleko, cukier, cytryna (uzupełniane w razie potrzeby) 2. Przerwy kawowe - Wykonawca zapewni dwie przerwy w czasie trwania konferencji, drugiego dnia pobytu. Menu uwzględniać musi podawane jedno porcjowo wypieki, napoje zimne i gorące. Menu obejmować będzie: świeżo parzoną, gorącą kawę (dostępna bez ograniczeń), herbatę (dostępna bez ograniczeń), dodatki do napojów ciepłych - mleko w dzbankach, cukier, cytryna, wodę mineralną butelkowaną (gazowana i niegazowana), soki 100% podawane w dzbankach ( 3 rodzaje do wyboru, w tym pomarańczowy), ciastka (4 rodzaje do wyboru), ciasta (2 rodzaje do wyboru). 3. Obiad zasiadany - potrawy podane w formie stołu szwedzkiego: zupa (2 rodzaje do wyboru) danie główne na ciepło (2 rodzaje do wyboru) dodatki skrobiowe do dania głównego ( 2 rodzaje do wyboru np. ryż, ziemniaki) dodatki warzywne do dania głównego (min. 2 rodzaje) deser ( w tym ciasta, owoce) sok owocowy (2 rodzaje w tym pomarańczowy) kawa czarna rozpuszczalna i świeżo zaparzona w termosach, 2 rodzaje herbat ekspresowych (czarna i smakowa), mleko, cukier, cytryna (uzupełniane w razie potrzeb) 4. Kolacja zasiadana - potrawy podane w formie stołu szwedzkiego: świeże pieczywo w tym bułeczki - 2 rodzaje (jasne i ciemne) 2 rodzaje wędlin 2 rodzaje sera sałatka danie ciepłe woda mineralna gazowana i niegazowana sok owocowy (jabłkowy, pomarańczowy) kawa czarna rozpuszczalna i świeżo zaparzona w termosach; 2 rodzaje herbat ekspresowych (czarna i smakowa), mleko, cukier, cytryna (uzupełniane w razie potrzeby) 5. Uroczysta kolacja - zorganizowana zostanie w wydzielonej części sali restauracyjnej. Potrawy serwowane będą w postaci stołu szwedzkiego. Kolacja obejmować będzie co najmniej: sałaty ( co najmniej 3 rodzaje do wyboru) przystawki na zimno ( co najmniej 3 rodzaje do wyboru) przystawki gorące (co najmniej 3 rodzaje do wyboru) sery, wędliny, ryby dania główne na gorąco (co najmniej 3 rodzaje do wyboru) dodatki skrobiowe (co najmniej 3 rodzaje do wyboru) dodatki warzywne do dania głównego (co najmniej 2 rodzaje do wyboru) deser (2 rodzaje do wyboru) woda mineralna gazowana i niegazowana sok owocowy (4 rodzaje do wyboru, w tym pomarańczowy) napoje gorące - kawa czarna rozpuszczalna i świeżo zaparzona w termosach, 2 rodzaje herbat ekspresowych (czarna i smakowa), mleko, cukier, cytryna (uzupełniane w razie potrzeby)