Zorganizowanie w Białymstoku Młodzieżowego Pucharu FC Bayern 2018 Polska oraz Pikniku Rodzinnego z Bayern Monachium w kwietniu 2018 r. oraz przeprowadzenie kampanii promującej wydarzenie w okresie poprzedzającym jak i w czasie jego trwania.

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej



Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający


Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania



Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających



Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej



Informacje dodatkowe: 

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: 
Zorganizowanie w Białymstoku Młodzieżowego Pucharu FC Bayern 2018 Polska oraz Pikniku Rodzinnego z Bayern Monachium w kwietniu 2018 r. oraz przeprowadzenie kampanii promującej wydarzenie w okresie poprzedzającym jak i w czasie jego trwania.

Numer referencyjny 
KPS-II.271.9.2018

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje: 1)zorganizowanie na Stadionie Miejskim w Białymstoku Młodzieżowego Pucharu FC Bayern 2018 Polska oraz Pikniku Rodzinnego z Bayernem Monachium w terminie 21-22 kwietnia 2018 r., w tym: a)przeprowadzenie rozgrywek krajowego turnieju finałowego FC Bayern Youth Cup Poland 2018 w składzie 16 drużyn (w tym 13 drużyn wskazanych przez Zamawiającego) na murawie głównej Stadionu Miejskiego wraz z zapewnieniem niezbędnej do tego celu fachowej obsługi medycznej i technicznej, niezbędnej dla sprawnego przebiegu zawodów, b)zorganizowanie, drogą internetową, ogólnopolskiego naboru do udziału w testach indywidualnych w piłce nożnej, skierowanego do młodzieży – chłopców urodzonych w latach 2002-2003 wraz z realizacją i przeprowadzeniem testów, przy udziale ekspertów FC Bayern Monachium, c)wyłonienia 3 drużyn (30 osób) spośród uczestników testów, o których mowa w pkt b) i zapewnienie im udziału w rozgrywkach eliminacyjnych turnieju, o którym mowa w pkt a), d)zapewnienie atrakcji rodzinnych i indywidualnych podczas organizacji Pikniku Rodzinnego z FC Bayern Monachium, w tym obecność i udział gwiazdy FC Bayern Monachium (minimum 1 legenda klubu lub minimum 1 zawodnik obecnego 1 składu FC Bayern Monachium); e)wyłonienie, przy udziale ekspertów z FC Bayern Monachium, drużyny składającej się z 10 najlepszych zawodników spośród wszystkich uczestników finału drużynowego i testów indywidualnych oraz zapewnienie jej udziału w obozie treningowym w siedzibie FC Bayern Monachium oraz udziału w finałach Pucharu Świata FC Bayern Monachium 2018 w Niemczech, w maju 2018 r., f)zapewnienie drużynie, o której mowa w pkt e) bezpłatnych: przelotów, przejazdów, zakwaterowania, ubezpieczenia, wyżywienia wraz z zapewnieniem stałej opieki trenera i innych osób, dających gwarancję bezpieczeństwa oraz sprawnej organizacji pobytu w czasie obozu i rozgrywek światowych wraz z niezbędną, fachową opieką medyczną i techniczną. 2)zorganizowanie kampanii marketingowej w okresie poprzedzającym Wydarzenie i w czasie jego trwania, w tym: a)organizację konferencji prasowej w Białymstoku z udziałem przedstawicieli Zamawiającego i minimum 1 legendy FC Bayern Monachium; b)ekspozycję logo „Wschodzący Białystok” lub innych elementów identyfikacji wizualnej Miasta we wszystkich materiałach promujących Wydarzenie, wydawanych lub zleconych przez Wykonawcę do wydania (m.in. plakaty, ulotki, banery, reklamy wielkoformatowe, standy etc.), c)ekspozycję logo „Wschodzący Białystok” w spocie promującym Wydarzenie i jego kolejnymi aktualizacjami, we wszystkich środkach komunikacji masowej, w tym telewizja i internet, d)przekazywanie informacji o Wydarzeniu do prasy, telewizji, radia, z użyciem określeń, wyrażeń takich jak „Miasto Białystok”, „Wschodzący Białystok”, „Prezydent Miasta Białegostoku”, e)przeprowadzenie kampanii outdoorowej polegającej na ekspozycji m.in. plakatów, banerów z logo Miasta w minimum 3 lokalizacjach, ekspozycji standów promujących wydarzenie w placówkach oświatowych, emisji spotów promujących Wydarzenie w min. 5 różnych kanałach i środkach przekazu, przy czym wyboru lokalizacji, placówek oświatowych i innych kanałów czy środków masowego przekazu, dokonuje Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym, na 3 dni przed emisją lub publikacją, f)emisja spotów reklamowych o Wydarzeniu na antenach Eleven Sports w ilości 100 oraz minimum 3 informacji w social mediach Eleven Sports; g)przekazanie informacji o wydarzeniu w mediach ogólnopolskich: TVN, Polsat lub TVP, przed jak i w dniu imprezy (minimum 1 informacji), h)uruchomienie kampanii promującej wydarzenie w minimum 1 galerii handlowej w Białymstoku, i)uruchomienie Strefy Kibica na terenie Hotelu Royal wraz z prezentacją Mistrzowskiej Patery, j)zorganizowanie wyjazdowego studio na żywo telewizji sportowej Eleven Sports na Stadionie Miejskim w dniu Wydarzenia z minimum 1 wejściem na żywo na antenę stacji, k)emisję minimum 2 reportaży z wydarzenia na antenie telewizji Eleven Sports o długości min. 3 minut. 3)W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązuje się do: a)ekspozycji logo „Wschodzący Białystok” lub innych elementów identyfikacji wizualnej Miasta, zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej Miasta (SIW), w tym wskazań słownych, we wszystkich materiałach promocyjnych oraz podczas wszystkich wydarzeń, o których mowa powyżej; b)przekazania wstępnych wersji spotów, o których mowa powyżej do akceptacji Zamawiającego, na minimum 5 dni przed emisją w określonym kanale komunikacji, c)przedstawienia projektów wszystkich materiałów o których mowa powyżej, do akceptacji Zamawiającego, na minimum 3 dni, przed ich emisją, wydaniem, prezentacją itp.

II.5) Główny Kod CPV: 92000000-1

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT: 398373.98
Waluta:
PLN

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA: