Usługi sprzedaży( rezerwacja) biletów lotniczych na potrzeby Narodowego Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem umowy jest zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty służbowe pracowników i artystów Narodowego Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego we Wrocławiu.. 2. Za jeden bilet należy rozumieć bilet „tam i z powrotem” dla jednej osoby. Zamawiający zastrzega sobie sporadycznie możliwość zakupu biletów „w jedna stronę”. 3. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą być zgodne ze standardami IATA – Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego. 4. Opłata transakcyjna za zakup 1 biletu krajowego lub międzynarodowego musi być wyższa niż 0 zł. 5. Wykonawca do realizacji usług korzysta z co najmniej 3 systemów GDS (Globalnego Systemu Dystrybucji). 6. W przypadku, gdy rezerwacja biletu została wykonana u przewoźnika umożliwiającego utrzymanie rezerwacji bez konieczności jednoczesnego wykupu biletu Wykonawca zapewnia utrzymanie ceny biletu w terminie określonym ofertą Wykonawcy oraz taryfą dotyczącą danego biletu zgodnie z II pkt. 5. 7. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bez dodatkowych opłat bilet/y lotnicze do miejsca wskazanego przez Zamawiającego i w terminie nie krótszym niż 12 godzin przed planowanym terminem podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu/ów. 8. Zamawiający zastrzega możliwość dostarczenia bez dodatkowych opłat bilet/y lotnicze do miejsca wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie krótszym niż 3 godziny (tryb pilny) przed planowanym terminem podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu/ów. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania biletów w formie tzw. e-biletów oraz biletów w formie ITR, generowanych i przesyłanych bezpośrednio z systemu GDS. E-mail ze stosowną informacją wpłynie od Wykonawcy na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail nie później niż w terminie wskazanym w pkt 7 lub w pkt 8. 10. W szczególnych wypadkach możliwe jest uzgodnienie innego terminu i sposobu przekazania Zamawiającemu niezbędnych dokumentów (biletów lotniczych) – jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie. II. Forma kontaktu i składania zamówień: 1. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy w formie pisemnej lub pocztą elektroniczną. 2. Wykonawca wyznaczy maksymalnie 2 osoby, które będą odpowiedzialne za kontakt z pracownikami NFM. 3. Wykonawca zobowiązany jest do proponowania Zamawiającemu, w czasie nie dłuższym niż 3 godzinny, każdorazowo przy złożeniu zapytania o cenę, optymalnego połączenia oraz co najmniej dwóch połączeń alternatywnych: a. Połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości międzylądowań oraz przesiadek. b. Najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu lotu. c. Alternatywnego połączenia 4. W ramach proponowanych połączeń Zamawiający musi otrzymać co najmniej następujące informacje: a. O linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu; b. O miejscu (nazwa lotniska kodem IATA) i terminie (data, godzina) wylotu; c. O miejscu i terminie (data i godzina) przylotu; d. O czasie trwania lotu, a w przypadku przesiadek o łącznym czasie trwania lotu; e. O ilości i miejscu ewentualnych przesiadek wraz z terminami (data, godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki; f. O klasie biletu; g. O cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej); h. O terminie, do kiedy aktualna jest dana rezerwacja z gwarancją zaproponowanej ceny. 5. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o najtańszej taryfie dla danego biletu wraz z terminem wykupienia tego biletu oraz o możliwości zmiany taryfy, a co za tym idzie długości obowiązywania rezerwacji oraz o wiążącej się z tym zmianie ceny biletu lotniczego. 6. Zamawiający po otrzymaniu propozycji połączeń poinformuje drogą poczty elektronicznej Wykonawcę o wyborze propozycji odpowiadającej potrzebom Zamawiającego, co jest równoznaczne ze zleceniem zarezerwowania tych połączeń przez Wykonawcę. 7. Wykonawca każdorazowo powiadomi drogą elektroniczną Zamawiającego o dokonanej rezerwacji zawierającej informacje, o których mowa w powyższym pkt.4. 8. Wykonawca każdorazowo w dniu upłynięcia terminu rezerwacji poinformuje Zamawiającego drogą mailową o konieczności wykupienia biletu. 9. Zamawiający zleci Wykonawcy zakup biletów na dany przelot w formie elektronicznej przed datą zarezerwowanego przelotu, w terminie umożliwiającym dokonanie przez Wykonawcę zakupu, dostarczenie go do Zamawiającego oraz realizację przelotu. 10. Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego (telefonicznie i pocztą elektroniczną) o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży, m.in.: godzin wylotów i przylotów obejmujących zarezerwowane i zakupione bilety. 11. Jeżeli zmiany, o których mowa w pkt 8, uniemożliwiają Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu inne bilety umożliwiające osiągnięcie celu podróży, przy zachowaniu terminu podróży, a pierwotnie dostarczone bilety zostaną anulowane. 12. Wykonawca jest zobowiązany dokonywać rezerwacji biletów lotniczych kierując się zasadami najniższej ceny, uwzględniając ulgi i promocje obowiązujące w danym terminie. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest przy wyborze biletów lotniczych dla Zamawiającego do kierowania się zasadami realnej dostępności miejsc, dogodności połączenia oraz uczciwości handlowej. 13. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego wprowadzania zmian w ramach założonej lub wykupionej rezerwacji, w zakresie zmiany nazwiska pasażera, terminu przelotu lub trasy, co za tym idzie wszelkich wymaganych danych. 14. Jeśli zmiana danych wymienionych w pkt.11 wymaga dodatkowej opłaty, narzuconej przez linie lotnicze, zostanie ona pokryta przez NFM. Wykonawca nie obciąży Zamawiającego dodatkowymi kosztami operacyjnymi. W takim przypadku Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia powstałej niedopłaty, zaś Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu ewentualnej nadpłaty. 15. W nagłych przypadkach zaistniałych po stronie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego anulowania nie wykupionej jeszcze rezerwacji. 16. Wykonawca zobowiązany jest do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, w tym opłaty lotniskowe, opłaty paliwowe i opłaty serwisowe. 17. Wykonawca w okresie obowiązywania umowy udostępni 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy, dedykowany numer telefonu komórkowego, w ramach którego Zamawiający będzie mógł uzyskać wszelkie informacje dotyczące w szczególności: rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletów lotniczych i inne informacje dotyczące podróży, na którą dokonano rezerwacji. 18. Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu lotniczego w przypadku odwołania wyjazdu, oraz dokonania zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot kosztów powinien nastąpić na podstawie faktury korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu. 19. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych. 20. Wykonawca wystawi fakturę każdorazowo po otrzymaniu zamówienia zakupu oraz zakupie biletów lotniczych. 21. Wykonawca każdorazowo po wystawieniu biletu prześle skan faktury do osoby zamawiającej bilet ze strony NFM oraz do osoby koordynującej realizację umowy ze strony NFM - Joanny Rokity, tel. 727 010 227, e-mail: joanna.rokita@nfm.wroclaw.pl. 22. Wykonawca każdorazowo prześle na adres Zamawiającego fakturę w wersji papierowej. Termin płatności będzie liczony od dnia wpływu faktury w wersji papierowej do NFM. 23. Na fakturze musi być widoczna cena netto oraz brutto za bilet według taryfy przewoźnika, wysokość zastosowanego upustu oraz cena netto i brutto za bilet po odliczeniu upustu, opłata transakcyjna, imię i nazwisko podróżującego oraz imię i nazwisko osoby zamawiającej przeloty ze strony NFM. 24. Wykonawca jest zobowiązany wysyłać drogą elektroniczną co tydzień (w każdy poniedziałek) raport ze sprzedaży za tydzień poprzedzający w formie poniższej tabeli: Data faktury Numer faktury daty lotów trasa Nazwisko pasażera Cena netto za 1 bilet Cena brutto za 1 bilet Osoba zamawiająca Całkowita cena brutto na 1 fakturze III. Inne: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. Zrealizowania zakupu lub części zakupu biletów w minimum 50% całkowitej wartości umowy; zakup pozostałej ilości biletów lotniczych zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego; wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tytułu nie wykorzystania maksymalnej wartości umowy. b. Zwiększenia bądź zmniejszenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych pod warunkiem nie przekroczenia wartości umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu. 2. W ramach przedmiotu zamówienia, w okresie obowiązywania umowy Zamawiający przewiduje szacunkowo zakup: ok. 200 sztuk biletów na trasach zagranicznych oraz ok. 30 sztuk biletów na trasach krajowych. 3. Wykonawca ma obowiązek zgłosić Zamawiającego do wszystkich możliwych programów lojalnościowych udostępnionych przez linie lotnicze po konsultacji z osobą z NFM uprawnioną do kontaktów z Wykonawcą. Wykonawca ma obowiązek przedstawić na prośbę Zamawiającego ilości zebranych punktów w danych programach oraz jakie korzyści się z tym wiążą.