Usługi rozliczania projektu i zarządzania projektem pn. „Modernizacja Zespołu Budynków Panoramy Racławickiej – etap III” w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura I Środowisko 2014-2020, Priorytet: VIII Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury Działanie: 8.1 Ochrona dziedzictwa kulturowego i rozwój zasobów kultury

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi rozliczania projektu i zarządzania projektem pn. "Modernizacja Zespołu Budynków Panoramy Racławickiej – etap III" (dalej „Projekt”) polegające na zarządzaniu projektem oraz świadczeniu kompleksowych usług doradztwa finansowego w obszarze rozliczania dofinansowania ze środków UE. 2. Zakres usług zarządzania Projektem niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia i rozliczenia Projektu to: 1) zarządzanie zadaniem rozliczania dofinansowania, zarządzanie zespołem projektowym, 2) weryfikacja zgodności realizacji Projektu z Umową o dofinansowanie, 3) wspomaganie zespołu pracowników Muzeum odpowiedzialnego za realizację i wdrożenie projektu w aspekcie przestrzegania wytycznych związanych z unijnym dofinansowaniem, pomoc w stosowaniu wytycznych, 4) nadzorowanie postępu finansowego (zgodności postępu ponoszenia wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu), finansowej części wniosków o płatność, harmonogramami finansowania, zapotrzebowaniem na środki, 5) weryfikacja postępu rzeczowego Projektu (zgodności realizowanych działań z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie) – weryfikacja wykonanych prac, usług, nadzór nad harmonogramem postępowań, rzeczowa część wniosków o płatność, harmonogramy rzeczowe, 6) bieżące przestrzeganie Wytycznych (w szczególności wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków) i przeprowadzanie analizy zmian w Wytycznych dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków POIiŚ; przekazywanie Zamawiającemu informacji o zmianach i konsekwencjach z nimi związanych dla realizowanego Projektu; 7) sporządzanie wymaganych dokumentów związanych z informacjami o zmianach w Projekcie do instytucji finansujących oraz projektów aneksów do Umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami, 8) nadzór nad zgodnością działań podejmowanych w związku z realizacją Projektu z zapisami Umowy o dofinansowanie Projektu, 9) weryfikacja przekazywanych przez Zamawiającego materiałów przygotowywanych przez zespół projektowy pod kątem ich zgodności z Umową o dofinansowanie, wytycznymi krajowymi i europejskimi w zakresie rozliczania dofinansowania, 10) weryfikacja kwalifikowalności wydatków w Projekcie i przekazywanie wyników weryfikacji Zamawiającemu, 11) bieżące konsultowanie i opiniowanie na żądanie Zamawiającego wszelkich zagadnień dot. Projektu, w tym w szczególności dotyczących ewentualnych zmian w Projekcie, prac dodatkowych, zamówień, wskaźników produktu i rezultatu a związanych z prawidłowym rozliczaniem dofinansowania pod kątem ich zgodności z Wytycznymi, 12) obsługa na podstawie Pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego systemu SL 2014-2020 w zakresie związanym z realizacją Zamówienia, 13) przygotowanie wniosków o zaliczkę, konsultowanie rozliczania płatności zaliczkowych, 14) rozliczanie dotacji zgodnie z wymogami instytucji współfinansujących oraz monitorowanie postępu realizacji projektu i przygotowanie wniosków o płatności, w tym w szczególności w zakresie części finansowej i sprawozdawczej wniosków (sprawozdania okresowe, roczne, końcowe), zgodnie z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości POIiŚ wydanymi przez MRR, innymi wymogami POIiŚ oraz zgodnie z harmonogramem projektu, 15) przygotowanie i aktualizowanie Harmonogramu realizacji projektu, Planu finansowania projektu, Planu wystąpień o środki dotacji rozwojowej oraz innych harmonogramów wymaganych przez instytucje finansujące wynikające z wprowadzanych w projekcie zmian i przedstawianie ich Zamawiającemu jako projekty dokumentów, 16) przygotowanie projektów korespondencji w zakresie rozliczania projektu z instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie i monitorowanie, 17) bieżące konsultowanie spraw projektu z instytucjami finansującymi, w tym przygotowanie projektów wyjaśnień i informacji przez nie wymaganych, 18) udział w spotkaniach (oraz merytoryczne wsparcie Zamawiającego) dotyczących przedmiotu zamówienia inicjowanych przez Zamawiającego, Instytucje odpowiedzialne za przyznanie i rozliczanie dofinansowania lub Wykonawcę, 19) konsultowanie zgodności realizowanych działań w zakresie informacji i promocji z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu oraz wytycznymi krajowymi i europejskimi, 20) opracowania ekspertyz, opinii i analiz wynikających z zakresu niniejszego zamówienia, tj. niezbędnych do właściwego rozliczenia dofinansowania, 21) udział w kontrolach i audytach w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanych przez uprawnione podmioty w jego trakcie, w szczególności w zakresie analizy informacji pokontrolnych, wniosków i zarzutów stawianych Zamawiającemu przez organy kontroli oraz w zakresie formułowania odpowiedzi na te informacje, wnioski i zarzuty, 22) bieżąca aktualizacja analizy finansowej i ekonomicznej Projektu wynikająca ze zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych finansowania projektu oraz kosztów związanych z realizacją inwestycji w zakresie wymaganym przez Zamawiającego lub instytucje finansujące niezbędnym do właściwego rozliczenia dofinansowania, 23) bieżąca aktualizacja Studium Wykonalności projektu, wniosku o dofinansowanie i załączników wynikająca ze zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych finansowania projektu oraz kosztów związanych z realizacją inwestycji w zakresie wymaganym przez instytucje finansujące niezbędnym do właściwego rozliczenia dofinansowania, 24) stała współpraca z Zamawiającym wyznaczonych osób ze strony Wykonawcy w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki wykonania zamówienia zawarte są we wzorze umowy – załącznik nr 5 do SIWZ. 4. W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia, co najmniej jedna z osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji czynności w ramach zamówienia będzie dostępna i wykonywała czynności na miejscu w siedzibie Zamawiającego nie mniej niż 16 godzin miesięcznie, w czasie ustalonym z Zamawiającym. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do bieżącej współpracy z Zamawiającym, polegającej m. in. na kontaktach bezpośrednich (pisemnie, telefonicznie, mailowo, osobiście w siedzibie Zamawiającego lub miejscu realizacji projektu). Przedstawiciel Wykonawcy powinien być dyspozycyjny na każde wezwanie Zamawiającego – pełnomocnika ds. projektu. Wszelkie czynności podjęte przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy będą wykonywane w sposób zapewniający zachowanie zgodności dokonywanych rozliczeń dofinansowania z postanowieniami Umowy o dofinansowanie oraz mającymi zastosowanie w tym zakresie aktualnymi na dzień podejmowania przez Wykonawcę czynności wytycznymi krajowymi i europejskimi. 5. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności określone w ust. 2