Obsługa bankowa Gminy Oława wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi w latach 2018 – 2022

Opis przedmiotu przetargu: 3.1. Przedmiotem niniejszego zamówienia są usługi polegające na pełnej obsłudze bankowej Gminy Oława wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi w latach 2018 do 2022 r. Zamawiający informuje, iż w grudniu 2017 r. budżet Gminy był prowadzony przy pomocy 45 rachunków. W miejscu siedziby Zamawiającego było prowadzonych 17 rachunków, natomiast poza miejscem siedziby Zamawiającego było prowadzonych 34 rachunków. Zamawiający informuje, iż ilość rachunków w trakcie obowiązywania umowy może się zmienić. Może to dotyczyć rachunków inwestycji, nowych jednostek organizacyjnych oraz innych rachunków, których konieczność otwarcia zaistnieje w trakcie obowiązywania umowy. 3.2. Szczegółowy zakres usług obejmuje: 1) Otwarcie 45 sztuk rachunków Gminy i podległych jednostek organizacyjnych. Są to rachunki bieżące i rachunki pomocnicze. 2) Prowadzenie 16 sztuk rachunków bieżących wraz z codziennym wydawaniem wyciągów w formie papierowej i udostępnieniem możliwości pobierania wyciągów za pośrednictwem internetu. 3) Prowadzenie 29 sztuk rachunków pomocniczych wraz z udostępnieniem możliwości pobierania wyciągów za pośrednictwem internetu. 4) Przyjmowanie wpłat gotówkowych. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że miesięcznie jest to średnio 650 sztuk wpłat w różnych wartościach, na ogólną kwotę około 600.000 zł. 5) Realizacja wypłat gotówkowych. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że jest to średnio miesięcznie: -100 sztuk wypłat w różnych wartościach, na ogólną kwotę około 30.000 zł. dla świadczeniobiorców GOPS. Wypłaty będą realizowane na podstawie imiennych list wypłat zasiłków/świadczeń sporządzonych przez GOPS. 6) Sprzedaż blankietów czekowych. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii z 2017 r., że średnio w miesiącu Gmina i jej jednostki organizacyjne zrealizowały 60 czeków. 7) Instalacja i szkolenie w systemie bankowości elektronicznej. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie, że system bankowości elektronicznej zostanie zainstalowany, na co najmniej 5 stanowiskach. W części jednostek organizacyjnych będzie funkcjonować więcej niż jedno stanowisko. Liczba użytkowników około 5 co oznacza, że prawie w każdej jednostce organizacyjnej Gminy musi być wyznaczona więcej niż jedna osoba do obsługi systemu bankowości elektronicznej. 8) Abonament za korzystanie z sytemu bankowości elektronicznej. Zamawiający wymaga, aby wykonawca - bank dokonywał uaktualniania, konserwacji, ewentualnie okresowych szkoleń doskonalących z systemu bankowości elektronicznej. 9) Realizacja przelewów wewnętrznych (w banku obsługującym budżet), w systemie bankowości elektronicznej. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że miesięcznie jest to (średnio) 2.600 sztuk przelewów. 10) Realizacja przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że miesięcznie jest to (średnio) 830 sztuk przelewów. 11) Sporządzanie duplikatów dokumentów, stanowiących załącznik do wyciągu. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że miesięcznie może to być średnio 1 dokument. 12) Przelew w formie papierowej wewnętrzny i zewnętrzny składany w sytuacjach incydentalnych. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2017 roku - że miesięcznie może to być średnio 20 sztuk przelewów. 13) Zasilanie przez bank prowadzący bankową obsługę budżetu podręcznej kasy Gminy i odprowadzanie nadmiaru gotówki do banku minimum 5 razy w tygodniu. Powyższe czynności zostaną przeprowadzone przez pracownika Zamawiającego, który będzie pobierał i odprowadzał gotówkę. Dla porównania ofert jest to jedno zasilenie i odprowadzenie dziennie kwoty 5.000,00 zł. 14) Udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu do 2.500.000 zł. W związku z tym, iż zamawiający nie jest w stanie określić, zarówno wysokości kredytu w każdym roku, okresu w jakim kredyt może być wykorzystywany i w jakiej wysokości salda w konkretnym dniu - dla porównania ofert należy przyjąć kredyt w kwocie 2.500.000 zł. w każdym roku na okres 30 dni w każdym roku. Zamawiający wymaga od wykonawców, aby kredyt był oprocentowany według zmiennej stopy procentowej. Do obliczenia wysokości oprocentowania kredytu w rachunku bieżącym należy stosować stawkę WIBOR 1 M z ostatniego dnia roboczego poprzedniego miesiąca, przed miesiącem, w którym upływa termin składania ofert (np. jeżeli oferta jest składana w lutym, to jest to stawka WIBOR 1 M z miesiąca stycznia). Formuła naliczania oprocentowania, zawarta w umowie będzie następująca - „Kredyt jest oprocentowany wg zmiennej stopy procentowej w stosunku rocznym. Oprocentowanie będzie obliczane w miesięcznych okresach obrachunkowych wg stawki WIBOR 1 M z ostatniego dnia roboczego poprzedniego miesiąca i stałej marży banku zaproponowanej w złożonej ofercie ". Zabezpieczeniem spłaty kredytu będzie weksel własny in blanco wystawiony przez Gminę oraz oświadczenie o poddaniu się egzekucji do wysokości kredytu oraz odsetek od kredytu, obliczone w pełnej wysokości salda kredytu w czasie obowiązywania umowy, na dzień jego zaciągnięcia. Termin w dniach, na udzielanie kredytu w rachunku bieżącym to liczba dni, niezbędnych bankowi na udzielenie w/w kredytu. Jest to termin liczony od momentu złożenia kompletnego wniosku, do dnia zawarcia umowy. 15) Przechowywanie depozytów rzeczowych (np. papiery wartościowe na kwotę 20 000 zł). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie danych historycznych z 2017 roku - że średnio miesięcznie może to być 1 sztuka depozytów. 16) Wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych. Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie na podstawie danych historycznych z 2017 roku - że średnio miesięcznie może to być 1 sztuka dokumentów. 3.3. Dodatkowe warunki i ustalenia dotyczące realizacji zamówienia: 1) Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia innych usług, które będą dostępne w przyszłości, na preferencyjnych warunkach, każdorazowo uzgodnionych i zaakceptowanych przez Zamawiającego i bank. 2) Odsetki od środków na rachunkach bankowych kapitalizowane będą nie rzadziej niż raz na kwartał. 3) Opłaty i prowizje będą pobierane nie częściej niż raz w miesiącu. 4) Bank ponosi odpowiedzialność za wykonywanie operacji niezgodnych z dyspozycją posiadacza rachunku. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania lokat w innych bankach. 6) Wybrany oferent ma obowiązek w terminie 5 dni od momentu powiadomienia go o wybraniu jego oferty, przedstawić Zamawiającemu do uzgodnienia umowę zawierającą w swojej treści wszelkie warunki określone w przedmiocie zamówienia SIWZ. 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo otwarcia dodatkowych rachunków bankowych dla Gminy Oława, które mogą powstać w okresie obowiązywania umowy, na warunkach określonych w ofercie Banku wybranego w niniejszym przetargu. 8) Wykonawca - Bank musi posiadać w Oławie oddział upoważniony do dokonywania wszelkich dyspozycji i podejmowania decyzji w zakresie usług objętych przedmiotem zamówienia oraz wykonywać usługi bankowe w zakresie instalacji, aktualizacji i szkolenia w systemie bankowości elektronicznej w siedzibie Zamawiającego. Oddział Banku w Oławie musi być czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-17.00. 9) Zamawiający zastrzega, że podane średnie wartości miesięczne są wartościami szacunkowymi i mogą się zmienić w trakcie trwania umowy. W przypadku zmiany liczby lub wartości usług warunki cenowe określone w postępowaniu nie ulegną zmianie. 10) Zamawiający dopuszcza, aby wyciągi papierowe były wydawane przez Bank jedynie na prośbę Zamawiającego bez konieczności drukowania ich każdego dnia. 11) Wpłaty gotówkowe dotyczą zarówno wpłat własnych, jak i osób trzecich. 12) Zamawiający nie zamierza korzystać z wpłat w tzw. formie zamkniętej. 13) Transakcje wymienione w pkt 3.2.13) mają odbywać się w Oddziale Banku bez użycia konwoju i nie wskazano miejsca na cenę za usługę zasilenia i odprowadzania gotówki, ponieważ Zamawiający założył, że Bank z tego tytułu nie poniesie kosztów (odprowadzenie gotówki bez użycia konwoju). 14) Średnie salda środków na rachunkach bankowych Gminy i podległych jednostek - ok. 100.000 PLN. 15) Średnie saldo lokat terminowych – ok. 100.000 PLN. 16) Zamawiający przewiduje kontrasygnatę Skarbnika przy zabezpieczeniu spłaty kredytu w formie weksla własnego in blanco wystawiony przez Gminę wraz z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji do wysokości kredytu oraz odsetek od kredytu. 17) Szacunkowa łączna ilość użytkowników bankowości elektronicznej – 12 osób, w tym 8 osób do autoryzacji zleceń. 18) Zamawiający nie posiada udziałów/akcji w innych podmiotach. 19) Zamawiający nie korzysta z Leasingu. 20) Zamawiający nie korzysta z forfaitingu. 21) Zamawiający nie udzielił poręczenia/ wystawił gwarancji. 22) Zamawiający wyraża zgodę by wypłaty gotówkowe dla świadczeniobiorców GOPS były prowadzone w systemie wypłat masowych (elektronicznie), a nie poprzez imienne listy wypłat zasiłków/świadczeń sporządzonych przez GOPS. 3.4. Wymagania dla wykonawcy/podwykonawcy dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę: 1) Zamawiający wymaga, by czynności bezpośrednio związane z wykonywaniem czynności wymienionych w pkt 3.2.4) i 3.2.5) SIWZ, wykonywane były przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.). 2) Szczegółowy sposób dokumentowania spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu, o którym mowa w art. 29 ust. 3a ustawy Pzp: a) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy na realizację niniejszego zamówienia, oświadczenia że osoby, które wykonują czynności wskazane w pkt 3.4.1) SIWZ, są zatrudnione na podstawie umowy o pracę. b) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za przekroczenie terminu, o którym mowa w pkt 3.4.2) lit. a SIWZ, w wysokości 50,00 zł, za każdy dzień przekroczenia; c) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za niewypełnienie obowiązku, o którym mowa w pkt 3.4.1) SIWZ, w wysokości 500,00 zł za każdą osobę objętą przedmiotowym obowiązkiem skierowaną do realizacji zamówienia, która nie będzie zatrudniona (przez Wykonawcę lub Podwykonawcę) na podstawie umowy o pracę, za każdy stwierdzony przypadek.