Wykonanie usługi polegającej na kompleksowej obsłudze statku ekspedycyjnego w ramach rejsów na Svalbard w 2020 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowej obsłudze statku ekspedycyjnego w ramach rejsów na Svalbard w 2020 roku, obejmującej obsługę rejsów morskich środka transportu międzynarodowego wskazanego przez Zamawiającego, ładunku i pasażerów, w tym: 1. Zapewnienie powierzchni magazynowej na terenie m. Gdynia o kubaturze, lokalizacji i dostępności niezbędnej do gromadzenia, pakowania, znakowania i wydawania zgromadzonego ładunku, lecz nie mniej niż 100 m kwadratowych. Planowany termin wynajmu pomieszczeń: od dnia 25.05.2020 r. do dnia 30.09.2020 r. (129 dni). Terminy i okres wynajmu magazynu, mogą ulec zmianie w przypadku zmian w harmonogramie rejsów statku ekspedycyjnego. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnej zmianie terminu wynajmu pomieszczeń w terminie nie później niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem danego rejsu. 2. Zapewnienie miejsca przy kei na terenie MPH Gdynia na czas postoju statku ekspedycyjnego, tj. przez 7 dób przed wyjściem statku w rejs i przez 3 doby po jego powrocie z rejsu (łącznie 10 dób dla każdego z rejsów). Miejsce powinno umożliwiać postój statku o długości 56,34 m, zanurzeniu 3,90 m /5,33 m razem z kilem i pojemności 1321 BRT. Harmonogram rejsów statku ekspedycyjnego stanowi załącznik nr 1.1 do SIWZ. Termin zapewnienia miejsca przy kei może ulec zmianie w przypadku zmian w harmonogramie rejsów. W przypadku zmiany harmonogramu rejsu, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie w terminie nie później niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem danego rejsu. 3. Magazynowanie, pakowanie i załadunek oraz rozładunek sprzętu i towarów dostarczonych przez Zamawiającego lub wykonawców zaopatrujących Zamawiającego, w tym: 1) zapewnienie środków transportu towarowego i osobowego, środków przeładunkowych oraz personelu niezbędnego do przeładunku towaru ze środków transportu do magazynu lub na burtę statku, przemieszczania na terenie magazynu, transportu z magazynu na burtę statku ekspedycyjnego, rozładunku statku, transportu na terenie Gdyni; 2) nadzór i przygotowanie towaru do załadunku zgodnie ze „szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi pakowania towarów”, zamieszczonymi w dalszej części niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Jeśli towary dostarczane przez innych wykonawców zaopatrujących Zamawiającego lub bezpośrednio przez Zamawiającego nie będą zapakowane zgodnie z ww. wytycznymi, Wykonawca po uzgodnieniu z Zamawiającym będzie miał obowiązek zapakować/przepakować towar zgodnie z nimi; 3) sporządzenie i dostarczenie do Zamawiającego poprawnie wypełnionej specyfikacji ładunkowej (zgodnie z wzorem udostępnionym przez Zamawiającego) towarów dostarczonych do Wykonawcy przez innych wykonawców zaopatrujących Zamawiającego, wraz z informacją o ich szacunkowej wartości, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem załadunku, a w przypadku ładunku niebezpiecznego - nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem załadunku. 4) nadzór nad załadunkiem, rozmieszczeniem i zabezpieczeniem ładunku należącego do Zamawiającego na statku ekspedycyjnym, w tym zapewnienie materiałów niezbędnych do opakowania, mocowania i zabezpieczenia ładunku na statku ekspedycyjnym, materiałów pędnych i eksploatacyjnych do sprzętu przeładunkowego, tzn. drewna sztauerskiego, lin, pasów, sklejek, plandek, etc. w ilości niezbędnej do opakowania, mocowania i zabezpieczenia ładunku, a także dostarczenie urządzeń przeładunkowych, jakich nie posiada statek (np. wózki widłowe, dźwigi do ładunku, którego nie podejmie dźwig statkowy, inny sprzęt zależnie od potrzeb); 5) dostarczenie siły roboczej do przeładunku i rozmieszczania ładunku wewnątrz statku, w wypadku, gdy ilość osób wachty jest niewystarczająca do ręcznego przenoszenia, a czas operacji jest decydujący, np. załadunek towaru schłodzonego lub mrożonego, rozmieszczania drobnicy, która nie zmieściła się w ładowni, a wymaga szczególnego traktowania, np. przedmiotów delikatnych lub cennych; 6) nadzór nad rozładunkiem statku ekspedycyjnego po powrocie do portu w Gdyni; 7) zapewnienie energii elektrycznej na czas załadunku i rozładunku w Gdyni (lub dostarczenie paliwa do agregatu statku ekspedycyjnego w przypadku braku możliwości podłączenia do prądu); zapewnienie wody na czas załadunku i rozładunku w Gdyni w ilości niezbędnej do załadunku i wyjścia w morze; 8) Współpraca z Zamawiającym zgodnie z „Instrukcją przygotowywania, dostarczania i odbioru ładunków w celu ich przetransportowania statkiem ekspedycyjnym czarterowanym przez IGF PAN”, w zakresie dotyczącym wykonawcy świadczącego usługę obsługi agencyjnej statku, w tym w szczególności: - odbiór ładunków od jednostek współpracujących z Zamawiającym oraz ich ważenie (wraz z opakowaniem zbiorczym) przed załadowaniem na burtę statku; niezwłoczne informowanie Zamawiającego o ładunkach dostarczonych przez jednostki współpracujące z Zamawiającym w przypadku, gdy ładunek nie jest zapakowany w sposób przystosowany do transportu morskiego; - wydawanie schodzących ze statku ładunków należących do jednostek współpracujących z Zamawiającym po rozładunku statku. Wykonawca przekazywał będzie ładunki z magazynu za pokwitowaniem odbioru, po uprzednim ich zważeniu (wraz z opakowaniem zbiorczym). „Instrukcja przygotowywania, dostarczania i odbioru ładunków w celu ich przetransportowania statkiem ekspedycyjnym czarterowanym przez IGF PAN” stanowi załącznik nr 1.2 do SIWZ. Uwaga: Zamawiający nie może na etapie prowadzenia postępowania jednoznacznie określić asortymentu, który będzie przedmiotem magazynowania, pakowania, załadunku i rozładunku. Zależeć to będzie od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że na powyższy asortyment składać się będą m.in.: - urządzenia i aparatura naukowo-badawcza; - materiały budowlane; - materiały eksploatacyjne, narzędzia, meble, wyposażenie techniczne i części zamienne na potrzeby Polskiej Stacji Polarnej Hornsund na Spitsbergenie; - sprzęt i wyposażenie indywidualne członków wyprawy (odzież specjalistyczna, ubrania robocze, sprzęt bhp, bagaże osobiste, etc.); - zbiorniki z benzyną; - inny asortyment dostarczony do magazynu przez Zamawiającego lub wykonawców go zaopatrujących przeznaczony do zabezpieczenia bieżącego funkcjonowania Polskiej Stacji Polarnej Hornsund na Spitsbergenie. Wykonawca zobowiązany będzie zapakować asortyment na europalety zgodnie ze „szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi pakowania towarów”. Zamawiający szacuje łączną ilość palet na ok. 70 sztuk. Urządzenia i materiały, które ze względu na wagę lub nietypowe gabaryty nie będą mogły być zapakowane na europalety, muszą zostać opakowane w sposób umożliwiający ich transport drogą morską oraz załadowane/rozładowane przez Wykonawcę w ramach zamówienia, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego. 4. Obsługa agencyjna oraz udostępnienie środków technicznych umożliwiających realizację rejsów, w tym: 1) aranżacja odpraw celnych, granicznych i portowych, powiadamianie właściwych służb portowych, wynajem pilota, cumowników, holowników, w tym obsługa portowa statku ekspedycyjnego w Gdyni, Longyearbyen, Ny-Ålesund oraz w innych portach, w wymiarze niezbędnym dla postojów i dokonania prac przeładunkowych zgodnie z harmonogramem i planem rejsu; 2) ubezpieczenie ładunku należącego do Zamawiającego na okres załadunku, rejsu i rozładunku, z uwzględnieniem wymogów międzynarodowych i stawianych na Svalbardzie, zgodnie ze specyfikacją ładunku dostarczoną przez Zamawiającego przed wypłynięciem statku w rejs (Zamawiający szacuje, że wartość ładunku w rejsie I wyniesie ok. 1.000.000,00 zł, a w rejsie II – ok. 500.000,0 zł) i przekazanie Zamawiającemu kopii polisy ubezpieczeniowej; 3) udostępnienie 10” kontenera chłodniczego na czas trwania każdego z rejsów; 4) utrzymanie punktu informacyjnego dla pasażerów statku ekspedycyjnego w okresie 7 dni przed rozpoczęciem i 3 dni po zakończeniu danego rejsu; 5) obsługa uczestników rejsów na terenie portu, związana z obsługą statku w okresie 7 dni przed rozpoczęciem i 3 dni po zakończeniu danego rejsu. Szczegółowe wytyczne dotyczące pakowania towarów: 1. Dostarczone ładunki muszą być zapakowane i przystosowane do transportu morskiego. Każde jednostkowe opakowanie ładunku musi posiadać poprawnie wypełnioną specyfikację ładunkową, sporządzoną według wzoru udostępnionego przez Zamawiającego (nie należy modyfikować wzoru specyfikacji ładunkowej oraz przetwarzać go do formatów plików innych niż Excel). 2. Opakowanie każdego ładunku musi być oznakowane co najmniej z dwóch stron kartą ładunkową w formacie nie mniejszym niż A4 (chyba, że rozmiar opakowania nie pozwala na zastosowanie takiego formatu), sporządzoną według wzoru udostępnionego przez Zamawiającego (nie należy modyfikować wzoru karty ładunkowej). Karty ładunkowe muszą być zabezpieczone przed zamoknięciem. 3. Drobny asortyment musi być pakowany w opakowania jednostkowe, które nie powinny ważyć więcej niż możliwość ręcznego przeniesienia przez człowieka (ok. 20 kg), opakowane w sposób zapobiegający rozsypaniu się w wyniku wielokrotnego ręcznego i mechanicznego przeładunku. Ze względu na rozładunek statku na wodzie, opakowania muszą być zabezpieczone przed wpływami warunków atmosferycznych (kroploszczelne lub wodoszczelne), najlepiej poprzez umieszczenie w pojemnikach lub wielowarstwowe opakowanie. 4. Umieszczenie opakowań jednostkowych w opakowaniach zbiorczych: opakowaniami zbiorczymi są obudowane palety, pojemniki lub skrzynie. Opakowania zbiorcze nie mogą ważyć więcej niż 600 kg i nie mogą przekraczać wymiarów: długość - 1,20 m; szerokość - 1,00 m; wysokość - 1,50 m. Opakowanie zbiorcze powinno być rozmiarami przystosowane do umieszczenia w ładowni statku w sposób wykorzystujący maksymalnie jej objętość, powinno zabezpieczać przed wpływem warunków atmosferycznych, powinno być zwarte i zabezpieczone przed wypadnięciem opakowań jednostkowych w czasie załadunku w porcie i przeładunku na morzu na amfibie lub łodzie. 5. W przypadku opakowań szklanych, dodatkowo należy zabezpieczyć je przed ich stłuczeniem oraz oznakować „góra - dół". 6. Opakowania zbiorcze powinny posiadać sztywne ściany, odporne na urazy mechaniczne. Nie mniej niż 1/3 opakowań zbiorczych musi posiadać wystarczającą odporność na nacisk, tak aby istniała możliwość ułożenia 2 warstw opakowań zbiorczych.