WYDANIE BIULETYNU INFORMACYJNEGO WUP W KATOWICACH KOLPORTOWANEGO JAKO DODATEK DO DZIENNIKA O ZASIĘGU REGIONALNYM, PRODUKCJA FILMÓW PORADNIKOWO-PROMOCYJNYCH ORAZ KAMPANIA PROMOCYJNA W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Wydanie Biuletynu Informacyjnego WUP w Katowicach kolportowanego jako dodatek do dziennika o zasięgu regionalnym, produkcja filmów poradnikowo-promocyjnych oraz kampania promocyjna w mediach społecznościowych. I.Cel zamówienia: informowanie o zagadnieniach związanych z szeroko pojętym rynkiem pracyi działaniach finansowanych z Funduszu Pracy, zagadnieniach związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego 2014-2020 (w tym możliwościach wsparcia i efektach realizacji projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego).II. Odbiorcy: mieszkańcy woj. śląskiego.III. Usługa obejmuje: 1. Cztery wydania Biuletynu Informacyjnego WUP w Katowicach kolportowanego jako dodatek (insert) do dziennika o zasięgu regionalnym wraz z e-publikacją. 2. Cztery odsłony kampanii promocyjnej w mediach społecznościowych oraz produkcję 8 filmów poradnikowo-promocyjnych o długości min. 30 sekund max. 1 minuty przeznaczonych do emisji w Internecie (zakłada się promocję 2 filmów wideo w ramach każdej z odsłon kampanii). IV. Szczegółowe założenia dotyczące wydania Biuletynu Informacyjnego WUP w Katowicach kolportowanego jako dodatek (insert) do dziennika o zasięgu regionalnym. Zakres usługi: 1) 4 wydania drukowane oraz 4 numery e-publikacji z utrzymaniem na serwerze oraz opieką techniczną na czas realizacji usługi.2) E-publikacja na urządzenia stacjonarne i mobilne każdego numeru z uwzględnieniem wersji off-line. 3) Do zadań Wykonawcy należeć będzie opracowanie graficzne (obróbka zdjęć i grafiki pozazdjęciowej) layoutu i zawartości każdego wydania; Wykonawca musi dysponować zbiorami zdjęć i grafik możliwych do wykorzystania podczas projektowania każdego wydania biuletynu. Projekt graficzny Biuletynu musi uwzględniać logotypy zastosowane zgodnie z dokumentem „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”, „Księga Identyfikacji Wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 (KIW)” oraz adresy stron internetowych – wup-katowice.pl, rpo.wup-katowice.pl oraz power.wup-katowice.pl. Wzór logotypów Zamawiajacy przekaże Wykonawcy.4) Skład, łamanie, korekta, wydruk biuletynu. 5) Prace dziennikarskie, redakcyjne i korektorskie niezbędne do wydania czterech numerów biuletynu, w tym obsługa dziennikarska obejmująca przygotowanie treści 12 stron każdego wydania biuletynu; treści do pozostałych stron Biuletynu dostarczy Zamawiający. 6) Kolportaż: insert do 4 wydań dziennika o zasięgu regionalnym tj. dziennika spełniającego łącznie następujące warunki: - płatny, - ukazujący się na terenie całego województwa śląskiego,- ukazujący się w postaci drukowanej, - ukazujący się regularnie, co najmniej 5 razy w tygodniu, w tym co najmniej od poniedziałku do piątku, - wskaźnik czytelnictwa w regionie na poziomie co najmniej 2,9 % wskaźnika czytelnictwa cyklu sezonowego (na podstawie: Polskie Badania Czytelnictwa, za okres lipiec 2017 - grudzień 2017, www.pbc.pl). 7) W ramach każdego wydania Biuletynu minimum 18 tys. egzemplarzy kolportowanych będzie jako dodatek do gazety oraz dodatkowo 1000 egz. Biuletynu zostanie dostarczonych bezpośrednio do siedziby WUP w Katowicach w terminie 3 dni od dnia wydania - minimalny nakład jednego wydania łącznie to 19 tys. egz.; Usługa obejmuje dostarczenie do siedziby WUP w Katowicach 1000 egz. samego Biuletynu (insertu) bez gazety. Dodatek będzie pozostawał w dyspozycji WUP, do bezpośredniego kolportażu podczas spotkań i wydarzeń organizowanych przez Urząd. 8) Minimalny łączny nakład 4 wydań: 76 tys. egzemplarzy (w tym min. 72 tys. egz. kolportowane będzie jako dodatego do gazety a 4 tys. egz. zostanie dostarczone bezpośrednio do siedziby Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach), 9) Wymagania techniczne: format min. A-4, kolorystyka 4+4, papier gazetowy 45 g/m2, objętość: 24 strony (łącznie z okładką), wkładka spięta zszywką. 10) Wykonawca wykorzysta nadany już numer ISSN, który Zamawiający posiada i udostępni dla wszystkich numerów biuletynu. 11) Zawartość merytoryczna Biuletynu Informacyjnego: uwzględniając źródła finansowania Biuletynu (tj. Fundusz Pracy, Pomoc Techniczna RPO WSL 2014-2020, Pomoc Techniczna PO WER) zawartość każdego wydania publikacji (24 strony) będzie poświęcona proporcjonalnie: a) zagadnieniom związanym z szeroko pojętym rynkiem pracy i działaniom finansowanym Funduszu Pracy – maksymalnie 13 stron, b) zagadnieniom związanym z wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – minimum 9,5 strony, c) zagadnieniom związanym z Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój – minimum 1,5 strony. d) Wykonawca będzie odpowiadał za zawartość merytoryczną i treści 12 stron – publikowanych po akceptacji Zamawiającego. Treści zamieszczane na pozostałych 12 stronach dostarczy Wykonawcy Zamawiający. 12) Każde wydanie Biuletynu zostanie zrealizowane na podstawie makiety zawierającej tematy, podział na strony i wytyczne dotyczące artykułów, za których przygotowanie odpowiada Wykonawca. 13) Makieta zostanie przekazana Wykonawcy drogą mailową każdorazowo co najmniej 28 dni przed każdym wydaniem Biuletynu. 14) Kolejne wydania Biuletynu planowane są w terminach: a) I wydanie – do końca czerwca 2018 r., b) II wydanie – do końca września 2018 r., c) III wydanie – do końca października 2018 r., d) IV wydanie – do 10 grudnia 2018 r. 15) W terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu szczegółowy harmonogram 4 wydań Biuletynu Informacyjnego. Harmonogram może ulec zmianie za zgodą Zamawiającego. 16) Wydanie każdego Biluletynu w nakładzie wynikającym z umowy, jego kolportaż z gazetą i dostawa do siedziby WUP zostaną potwierdzone przez Wykonawcę protokołem zdawczo-odbiorczym dostarczonym do siedziby WUP w terminie 3 dni od dnia każdego wydania Biuletynu. V. Szczegółowe założenia dotyczące e-publikacji na urządzenia stacjonarne i mobilne: 1) Publikacja cyfrowa w technologii HTML5 lub innej zaproponowanej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego, umożliwiająca przeglądanie wydawnictwa na wszystkich urządzeniach: mobilnych (smartfon, tablet, laptop) i stacjonarnych (komputer stacjonarny); efekt przewracanych strony jak w wydaniach papierowych. 2) Publikacje umieszczone na serwerze pozostającym w dyspozycji Wykonawcy zostaną przekazane w formie linku do zamieszczenia na stronach http://rpo.wup-katowice.pl, http://power.wup-katowice.pl oraz http://wupkatowice.praca.gov.pl/ oraz w formie off-line. 3) E-wydawnictwo pod względem zawartości spójne z wersją papierową. VI. Szczegółowe założenia dotyczące produkcji filmów poradnikowo-promocyjnych:1) Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym przygotuje 8 materiałów wideo o długości min. 30 sekund max. 1 minuty (np. wywiady z ekspertami, relacje z wydarzeń w regionie,w tym konferencji czy eventów organizowanych przez WUP, tutoriale, succes story – historie osób, które skorzystały z funduszy unijnych). 2) Wykonawca zapewni profesjonalny sprzęt do realizacji nagrań wideo (w tym kamera cyfrowa Full HD, oświetlenie, udźwiękowienie itp.) oraz ekipę mającej doświadczenie, w tym operatora, montażystę, osobę odpowiedzialną za profesjonalne udźwiękowieniei oświetlenie. 3) Materiały wideo będą realizowane każdorazowo na podstawie przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego briefu zawierającego informacje o wydarzeniu, w tym termin, miejsce, opis, scenariusz – punkty, które powinny znaleźć się w materiałach, uczestnicy wydarzenia do przeprowadzenia rozmów itp. Brief będzie przekazywany co najmniej na 5 dni przed terminem wydarzenia. 4) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania dla każdego z powstałych filmów wideo audiodeskrypcji (napisów przedstawiających tekstową wersję tego, co słychać na wideo, tj. wypowiedzi oraz informacje niezbędne do zrozumienia treści). Tekst musi być czytelny, o odpowiednim kontraście i czasie wyświetlania. 5) Wymagana jest oprawa graficzna filmów w postaci belek z podpisami, czołówki/tyłówki (obowiązkowo muszą zostać uwzględnione logotypy FE), prostych grafik 2D (np. kluczowe zwroty, liczby, które padną w wypowiedziach). 6) Wykonawca zapewni oprawę muzyczną materiałów wideo. 7) Nagrania będą realizowane na terenie woj. śląskiego; max. 50% filmów wideo może wiązać się z realizacją nagrań w kilku lokalizacjach na terenie woj. śląskiego (np. 2-3). 8) Materiały wideo muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 9) Wykonawca przekaże dodatkowo Zamawiającemu filmy wideo w postaci plików komputerowych do umieszczenia na stronach internetowych (w tym także do zamieszczenia na profilu Biuletynu na Facebooku) oraz utrwalone na płycie DVD. 10) W terminie 7 dni od podpisania umowy zostanie ustalony harmonogram realizacji nagrań materiałów wideo. Harmonogram za zgodą Zamawiającego może ulec zmianie z przyczyn obiektywnych (zmiana terminu wydarzenia, dostępność osób biorących udział w nagraniu). 11) Zakłada się opublikowanie 2 materiałów wideo w ramach każdej z 4 odsłon kampanii w mediach społecznościowych po każdym z 4 wydań Biuletynu Informacyjnego. VII. Promocja w mediach społecznościowych: 1) Wykonawca przygotuje koncepcję (w tym stworzy teksty i niezbędne grafiki postów sponsorowanych) oraz przeprowadzi działania reklamowe na potrzeby kanału social media (Facebook) prowadzonego przez Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy, w tym: a) 4 reklamy przekierowujące do wersji on-line Biuletynu Informacyjnego (po jednym dla każdego wydania) na stronie wupkatowice.praca.gov.pl; min: 500 przekierowań na 1 wydanie, łącznie min. 2000 przekierowań, max. 4000 przekierowań; b) min. 12 reklam przekierowyjących do konkretnych artykułów z Biuletynu Informacyjnego zamieszczonych dodatkowo przez Zamawiającego na stronach wupkatowice.praca.gov.pl, rpo.wup-katowice.pl lub power.wup-katowice.pl (po trzy posty dla każdego wydania), min: 500 przekierowań na jeden artykuł, łącznie min. 6000 przekierowań, max. 12000 przekierowań; c) min. 8 reklam zawierających przygotowane filmy wideo (po jednym dla każdego filmu) przekierowujących w zależności od tematyki do stron: wupkatowice.praca.gov.pl, rpo.wup-katowice.pl lub power.wup-katowice.pl), min: 1000 obejrzeń każdego filmu (o długości min. 50% czasu trwania danego filmu), łącznie min. 8000 obejrzeń (o długości min. 50% czasu trwania danego filmu), max. 16000 obejrzeń; d) ww. wskaźniki w podpunktach od a) do c) po ostatnim wydaniu Biuletynu mogą zostać zrealizowane na niższym niż określone minimum poziomie ze względu na termin realizacji umowy i krótszy okres trwania kampanii w mediach społecznościowych, pod warunkiem jednak osiągnięcia wskaźników globalnie zagwarantowanych w trakcie całego czasu trwania umowy. Wskaźniki kampanii po ostatnim wydaniu Biuletynu nie mogą być jednak niższe niż 50% określonego minimum w każdym z podpunktów od a ) do c). 2) Zamawiający przydzieli Wykonawcy uprawnienia do oficjalnego fanpage’u Biuletynu Informacyjnego: https://www.facebook.com/slaskie.rynekpracy. 3) Działania promocyjne powinny być targetowane na grupę docelową: mieszkańcy woj. śląskiego oraz w zależnosci od tematyki na osoby w wieku od 18 do 65 roku życia, osoby młode w wieku od 18 do 29 roku życia, przedsiębiorców, należy uwzględnić również targetowanie behawioralne. 4) Wykonawca odpowiada za stworzenie projektu graficznego i treści reklam użytych w ramach kampanii – do akceptacji Zamawiającego. 5) Okres promocji w mediach społecznościowych: kampania w mediach społecznościowych będzie prowadzona w czterech trwających maksymalnie miesiąc (4 tygodnie) odsłonach. Każda z 4 odsłon kampanii zacznie się na min. 3 dni przed planowaną datą wydania kolejnych Biuletynów Informacyjnych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczony został w SIWZ w Rozdziale II " Opis przedmiotu Zamówienia".