Zakup i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD)

Opis przedmiotu przetargu: 1. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia: a) udzielenie na czas nieograniczony dla nieograniczonej liczby pracowników Urzędu Miasta Oleśnica, kierowników jednostek podległych i Rady Miasta Oleśnicy licencji na korzystanie z systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (EZD) realizującego funkcjonalności określone w Załączniku nr 3 do umowy, b) instalacja, konfiguracja i wdrożenie w środowisku teleinformatycznym Urzędu Miasta Oleśnicy systemu EZD, w tym przystosowanie przez Wykonawcę Systemu EZD do sprzętu użytkowanego przez Zamawiającego: • skanerów umożliwiających digitalizację dokumentów papierowych, • drukarek, • czytników Identyfikatorów; c) udzielenie gwarancji i rękojmi na System EZD oraz systemy i komponenty niezbędne do funkcjonowania systemu EZD (z wyłączeniem licencji na silnik bazy danych Oracle) przez okres 4 lat od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Przedmiotu Umowy, d) świadczenie usługi serwisu i wsparcia producenta, w zakresie określonym w załączniku nr 4 do niniejszej umowy, na System EZD oraz systemy i komponenty niezbędne do funkcjonowania Systemu EZD (z wyłączeniem licencji na silnik bazy danych Oracle) przez okres 10 lat od daty podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu Umowy; e) migracja danych (pism, spraw, korespondencji, pracowników, uprawnień, rejestry, struktury urzędu, metryki spraw itd.) z dotychczas użytkowanego systemu obiegu dokumentacji Office Object Document Manager firmy Rodan Systems w sposób umożliwiający dokonanie migracji w dowolnym momencie z zachowaniem ciągłości pracy (numeracji spraw, dzienników, rejestrów itp.); f) przeprowadzenie szkoleń w siedzibie i na sprzęcie Zamawiającego pracowników dla grup: burmistrzowie (co najmniej 4 godziny) i naczelnicy (co najmniej 8 godzin), kancelaria (co najmniej 6), pracownicy merytoryczni (w co najmniej 2 grupach po co najmniej 16 godzin każda z grup), administratorzy (co najmniej 16 godzin), punkt informacyjny (co najmniej 6 godzin); g) weryfikacja bazy podmiotów i połączenie zwielokrotnionych rekordów dotyczących tych samych podmiotów; h) integracja Systemu EZD z modułem Umowy firmy Sputnik Software Sp. z o.o., która jest właścicielem kodów źródłowych modułu Umowy (zgodnie z funkcjonująca w Urzędzie Miasta Oleśnica integracją) poprzez web services. A. Usługi serwisowe i wsparcie producenta – usługi mające na celu: 1. Zapewnienie ciągłości działania Systemu EZD oraz funkcjonalności integracji Systemu EZD z modułem Umowy firmy Sputnik Software Sp. z o.o., w tym przywracanie poprawności działania po ewentualnych awariach. 2. Identyfikacja i naprawa błędów wynikających z działania Systemu EZD oraz komponentów niezbędnych do prawidłowego działania Systemu EZD wraz z opisem podjętych działań. 3. Wprowadzanie zmian w ustawieniach Systemu EZD lub komponentów niezbędnych do prawidłowego działania systemu EZD. 4. Udzielanie informacji o wykonanych uaktualnieniach, wgranych nowych wersjach (upgrade) i nowych modułach Systemu EZD lub komponentach niezbędnych do prawidłowego działania Systemu EZD. 5. Dostarczanie i wykonanie (instalacja) aktualizacji Systemu EZD oraz komponentów niezbędnych do prawidłowego działania Systemu EZD. 6. Udzielanie konsultacji (telefonicznych, za pośrednictwem portalu zgłoszeń serwisowych) w zakresie obsługi i działania Systemu EZD oraz komponentów niezbędnych do prawidłowego działania Systemu EZD w dniach roboczych. B. Podstawowe wymagania dotyczące systemu Elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD): 1. możliwość implementacji systemu dla jednostek organizacyjnych Miasta z odwzorowaniem ich struktur organizacyjnych z uwzględnieniem różnych RWA w zależności od Jednostki a także możliwości komunikacji i przekazywania dokumentów między jednostkami poprzez EZD i ePUAP, 2. system EZD działa w oparciu o bazę danych Oracle, 3. system EZD powinien umożliwiać ewidencję i rozliczanie czasu pracy pracowników, (w celu bilansowania wyjść prywatnych i ich odrabiania) oraz rezerwację zasobów (sale, sprzęt) 4. dostęp do systemu spoza siedziby Urzędu, gwarantujący bezpieczną pracę na odległość, spełniający wymogi ustawy o ochronie danych osobowych oraz informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, 5. przeprowadzanie aktualizacji systemów wchodzących w skład EZD (w szczególności aktualizacja systemu operacyjnego, niezbędnych komponentów oraz aplikacji na serwerach systemu EZD) wykonywane będzie przez Dostawcę systemu EZD. W przypadku konieczności aktualizacji EZD na stanowiskach roboczych, powinno się to odbywać automatycznie bez konieczności posiadania uprawnień administratora do stacji roboczej. 6. integracja z BIPem umożliwiająca wybranym pracownikom możliwość publikacji treści we wskazanych kategoriach i artykułach platformy SSDIP, 7. integracja z ePUAPem – dwukierunkowa obsługa komunikacji, w zależności od typu złożonego wniosku, automatyczna rejestracja w rejestrze korespondencji wchodzącej, dodanie nadawcy i jego adresu ePUAP do bazy podmiotów i przekazanie do wydziału/sekcji, odpowiedź na wniosek rejestrowana automatycznie w rejestrze korespondencji wychodzącej i automatycznie przekazywana na skrytkę nadawcy w odpowiednim trybie, 8. integracja z urzędową skrzynką e-mailową umożliwiająca wybór korespondencji do przyjęcia w EZD, 9. pełna obsługa podpisu kwalifikowanego wydanego przez uprawnione podmioty oraz profilu zaufanego, weryfikacja i identyfikacja podpisów i profilu w korespondencji wchodzącej, 10. możliwość podpisywania tego samego dokumentu przez kilku pracowników UM oraz kilku dokumentów za jednym razem (multipodpis) podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, 11. możliwość szybkiej i prostej integracji EZD z innymi systemami dziedzinowymi użytkowanymi w UM z uwzględnieniem możliwości realizacji zadania przez podmiot trzeci, 12. możliwość uzyskiwania informacji o procesach, dokumentach, rejestrach w parametryzowany sposób w postaci raportów oraz zbiorów typu csv, xls, pdf itp. (np. wartości wskaźników do kontroli zarządczej), 13. możliwość korzystania z gotowych raportów oraz samodzielnego definiowania raportów z uwzględnieniem parametrów (np. wydział, nazwisko imię, data od, data do, typ dokumentu, nr RWA itd.) 14. obsługa korespondencji, dokumentów w sposób: zgodnie ze zdefiniowanymi procedurami lub „ręczna”, 15. funkcjonalność kontroli okresu przetwarzania informacji (w tym danych osobowych) zgodnie z wytycznymi GIODO i ustawy o archiwach państwowych (przez okres niezbędny do realizacji sprawy), po tym okresie poddawane anonimizacji lub usuwane udokumentowane odpowiednimi protokołami, 16. obsługa przez przeglądarki (co najmniej IE, Mozilla) zainstalowane na komputerze użytkownika, z szyfrowaniem zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów, z możliwością dostępu zarówno z sieci wewnętrznej jak i publicznej, 17. dostęp do dokumentów przechowywanych w systemie EZD realizowany poprzez interfejs web. Interfejs powinien umożliwiać tworzenie, edycję, przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów, spraw, 18. system EZD grupuje dokumenty w sprawach, umożliwia prowadzenie teczek i podteczek, rejestrów zgodnie z wymogami Rzeczowego Wykazu Akt i Instrukcji kancelaryjnej 19. stanowisko klienta EZD nie może korzystać z Java lub Flash (nie dotyczy obsługi podpisu kwalifikowanego), 20. umożliwiać usunięcie pisma ze sprawy łącznie ze zwolnieniem numeru, jeżeli po tym piśmie nie zostało zarejestrowane żadne inne pismo, które otrzymało kolejny numer, 21. usunięcie sprawy ze zwolnieniem numeru jeżeli w tej sprawie nie zostało zarejestrowane żadne pismo i po tej sprawie nie została założona kolejna sprawa, 22. dostępna funkcjonalność OCR dla zescanowanych dokumentów z możliwością wywołania z menu w dowolnym momencie, 23. możliwość zaimportowania dokumentu do EZD z pliku, w przypadku pliku, który został wcześniej wyeksportowany z EZD, aktualizacja dokumentu powinna pociągać za sobą zwiększenie numeru wersji, 24. możliwość przekazywania dokumentów w ramach struktury organizacyjnej zgodnie z Instrukcją kancelaryjną (dekretowanie). 25. możliwość wprowadzania komentarzy do dokumentów, 26. możliwość administrowania użytkownikami, w tym, nadawania zastępstw pracownikom na czas określony i nieokreślony, nadawania użytkownikom uprawnień czasowych do dokumentów, możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych dokumentów i spraw z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewnienie wersjonowanie tych dokumentów, możliwość definiowania uprawnień dla pracowników, grup pracowników i przypisywania pracowników do grup, 27. EZD powinien wspierać przygotowanie listy adresowej (czyli listy adresów na które zostanie wysłane pismo) w oparciu o dane z bazy podmiotów (wykorzystanie mechanizmu wyszukiwania danych w książce adresowej) oraz adresowanie na wcześniej zdefiniowane grupy adresatów. Wymaganiem jest możliwość importu bazy podmiotów (listy adresowej) z pliku o ustalonym formacie i zawartości. 28. tworzenie metryki według właściwego wzoru (art. 66a kpa, art. 171a Ordynacji podatkowej). 29. możliwość samodzielnego definiowania e-usług i procesów tj. możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu EZD i silnika procesów BPM (graficzne definiowanie e-usług i procesów). Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UM, w szczególności: Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, Procedurą udostępniania informacji publicznej na wniosek, Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UM, innymi aktami prawnymi regulującymi działalność UM. 30. moduł Zarządzania Użytkownikami musi dostarczać funkcjonalność zarządzania tożsamością, w tym identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników, 31. system EZD oferuje integrację z zainstalowanym na stacji roboczej pakietem biurowym. Po kliknięciu w dokument w EZD dokument powinien otwierać się w tym pakiecie. 32. funkcjonalność informowania o stanie spraw zgodnie z art.6 ust 1 pkt.3 lit e ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2016.1764 ze zm). 33. pełna obsługa elektronicznego archiwum zgodnie z wytycznymi wynikającymi z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.2018.217 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67) . Kancelaria: a) przyjęcie i rejestracja korespondencji w dzienniku korespondencji wchodzącej: papier, e-mail, epuap (z ePUAPu automatyczna dekretacja na właściwego naczelnika na podstawie typu formularza), b) dekretacja na wydział/sekcję. Kadra: a) dekretacja na pracownika merytorycznego (w tym siebie), b) zatwierdzenie projektu przygotowanej odpowiedzi i w uzasadnionym przypadku podpisanie podpisem kwalifikowanym oraz w przypadku obsługi papierowej wydrukowanie i podpisanie dokumentu Pracownik merytoryczny: a) rejestracja pisma w sprawie, b) przekazanie dokumentu w celu uzyskania odpowiednich opinii w trybie do załatwienia, do zatwierdzenia, do wiadomości, do opinii, c) przygotowanie odpowiedzi (korespondencja wychodząca), d) przekazanie odpowiedzi do zatwierdzenia, e) zatwierdzają korespondencję upoważnieni pracownicy, burmistrz i wiceburmistrz, po zatwierdzeniu automatyczne wysłanie korespondencji elektronicznej w określonym terminie z odnotowaniem przez system w dzienniku korespondencji wychodzącej (dotyczy maili, epuap), korespondencja papierowa po zatwierdzeniu drukowana jest przez osobę zatwierdzającą a następnie podpisywana przez nią lub drukuje pracownik merytoryczny i przekazuje do podpisania osobie zatwierdzającej, wydrukowany i zakopertowany dokument przekazywany jest do wysłania do punktu informacyjnego Punkt informacyjny: obsługa korespondencji wychodzącej (generowania książki nadawczej, wysyłanie listów poleconych ze zwrotkami itp.).