Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: Dni Przedsiębiorcy Rolnego

Warszawa: Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: Dni Przedsiębiorcy Rolnego


Numer ogłoszenia: 58366 - 2013; data zamieszczenia: 12.02.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA , ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 623 19 23, faks 22 623 19 09.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.fapa.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt.: Dni Przedsiębiorcy Rolnego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni organizację konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. odbywającej się w Mazowieckim Ośrodku Doradztwa Rolniczego Oddział w Poświętnem, adres: ul. Sienkiewicza 11, 09-100 Płońsk. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji pt. IX Dni Przedsiębiorcy Rolnego, a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji, Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. Do zadań Biura należy zapewnienie: 1. Zakwaterowania, wraz ze śniadaniem, maksymalnie 80 osób: wykładowców i organizatorów, w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jedno- i dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. w granicach administracyjnych miasta Płońsk. W przypadku gdy miejsce zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 2 km od Mazowieckiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego Oddział w Poświętnem (adres ul. Sienkiewicza 11, 09-100 Płońsk), Wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu, w terminie od dnia 6 marca 2013 r. do dnia 7 marca 2013 r. 2. Wyżywienia dla maksymalnie 200 uczestników - zgodnie z poniższymi wymaganiami: w dniu 6 marca 2013 r.: - dwudaniowy obiad o godz. 12:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki, - uroczysta kolacja o godz. 19:30, danie ciepłe: strogonow, żurek, dania zimne: 3 rodzaje wędlin, sery, warzywa i pikle, pieczywo, - trzy serwisy kawowe, w tym: I podanie godz. 12:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, II podanie o godz. 15:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, III podanie w trakcie kolacji: kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, w dniu 7 marca 2013 r.: - dwudaniowy obiad o godz. 13:00, gorąca zupa i danie mięsne lub wegetariańskie do wyboru, jarzyny i surówki. - serwis kawowy w przerwie godz. 10:30, kawa, herbata, sok, woda mineralna, ciastka. 3. Tłumaczenia pisemnego z języka niemieckiego na język polski ok. 60 000 znaków tekstu. Termin wykonania usługi: do dnia 06.03.2013 r. 4. Tłumaczenia: a) konsekutywnego z języka niemieckiego na polski i odwrotnie w terminie: w dniu 6 marca 2013 r. - od godz. 13:00 do godz. 15:30, - od godz. 15:30 do godz. 19:30 - w trzech grupach dyskusyjnych równocześnie -3 grupy dyskusyjne x 4 godziny, co najmniej 1 tłumacz na każdą grupę (w sumie 12 godzin tłumaczenia), - od godz. 19:30 do godz. 22:00 - rozmowy rolników z Polski i Niemiec- minimum 3 tłumaczy, dostępność dla zainteresowanych uczestników konferencji. w dniu 7 marca 2013 r. -od godz. 8:30 do godz. 13:00 - co najmniej 1 tłumacz. 5. Zapewnienie wykładowców o kwalifikacjach i doświadczeniu adekwatnym do zakresu tematycznego wykładów i przeprowadzenie pięciu wykładów w terminie: a) w dniu 06.03.2013 r. pt.: 1) Oczekiwany wpływ regulacji europejskich na rolnictwo polskie - przedstawienie przepisów UE i ich implementacja do warunków polskich, od godz. 13.00 do godz. 13.40 (max. 40 min.), 2) Zarządzanie gospodarstwem w warunkach narastającej ilości regulacji prawnych - z uwzględnieniem regulacji prawnych obowiązujących rolników niemieckich, od godz. 13.40 do godz. 14.30 (max. 50 min.), 3) Jak intensywnie produkować zachowując wymogi integrowanej ochrony roślin? - praktyczne przedstawienie w jaki sposób rolnicy mogą intensyfikować produkcję w gospodarstwie w celu polepszenia efektywności ekonomicznej, upraszczając technologię i strukturę produkcji i równocześnie zachowując wymogi integrowanej ochrony roślin, od godz. 14.30 do godz. 15.30 (max. 60 min.), b) w dniu 07.03.2013 r. pt.: 1) WPR po 2013 roku, od godz. 8.30 do godz. 9.30 (max. 40 min. + 20 min. dyskusja), 2) Ekonomiczne skutki działań prośrodowiskowych w nowej WPR dla gospodarstw rolnych, od godz. 9.30 do godz. 10.30 (max. 40 min. + 20 min. dyskusja), 6. Przeprowadzenia trzech paneli dyskusyjnych przez 3 moderatorów w dniu 06.03.2013 r. od godz. 15:30 do godz. 18.30, grupy tworzone według zainteresowania uczestników konferencji, dla rolników specjalizujących się w: I panel: produkcji roślinnej, II panel: produkcji mleka i/lub żywca wołowego, III panel: produkcji trzody. W każdej grupie dyskusyjnej prezentacja gospodarstw przez 3 rolników (z województwa mazowieckiego, kujawsko-pomorskiego i wielkopolskiego) oraz rolnika z Niemiec. Po dyskusji w grupach panelowych od godz. 18:30 do godz. 19:30 podsumowanie pierwszego dnia konferencji i przedstawienie przez moderatorów najważniejszych tematów dyskutowanych w grupach panelowych. od godz. 20:00 do godz. 22:00 bilateralne rozmowy rolników z Polski i Niemiec dla zainteresowanych uczestników konferencji. 7. Przeprowadzenia dyskusji plenarnej przez moderatora, w dniu 07.03.2013 r. od godz. 10:45 do godz. 13:00 nt. Gorset regulacji prawnych w produkcji roślinnej, produkcji bydła i trzody. Tematy do dyskusji: Dobrostan zwierząt, produkcja pasz w gospodarstwie. Zdrowotność roślin. Dobra kultura rolna, ochrona środowiska z uwzględnieniem Obszarów Szczególnie Narażonych. 8. Przygotowania, druku i wysyłki zaproszeń na konferencję do ok. 1500 adresów (Zamawiający przekaże Wykonawcy listę adresatów najpóźniej w dniu podpisania umowy). 9. Materiałów konferencyjnych, w tym: - teczka kartonowa 200 szt. (format A4, karton, zapinane gumką), - notatnik 200 szt. (format A5, papier offset 70-80g/m2 biały w kratkę, min. 50 kartek), - długopis 200 szt. (plastik, półautomat, wkład wymienny), - identyfikator 200 szt. (wymiary: 7cm x 4,5cm +/- 2 cm), z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty, z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji, - opracowanie merytoryczne i druk skrótów wykładów wykonanych w związku z konferencją oraz ich dystrybucja wśród wszystkich uczestników konferencji. Wszelkie materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 6 z wyjątkiem długopisów i identyfikatorów, które będą zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów określonych w załączniku nr 7. Wykonawca zapewni powyższe usługi zgodnie z załącznikiem nr 8 (Program Konferencji). Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do SIWZ..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 55.10.00.00-1, 55.30.00.00-3, 60.00.00.00-9, 79.54.00.00-1, 79.53.00.00-8, 79.80.00.00-2, 79.81.00.00-5, 79.82.00.00-8, 79.82.40.00-6.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 07.03.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 3 lata - w tym okresie, wykonał lub wykonuje, co najmniej 2 (dwie) usługi o wartości każdej usługi nie mniejszej niż 40 000,00 zł brutto każda (słownie: czterdzieści tysięcy złotych 00/100), z których każda polegała na organizacji konferencji, w tym zapewnieniu łącznie zakwaterowania, wyżywienia, transportu, tłumacza, wykładowców i każda z tych usług była realizowana dla co najmniej 100 osób. Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy (jednego zamówienia na rzecz jednego Zamawiającego).

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje: co najmniej jedną osobą posiadającą co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie kompleksowej organizacji konferencji międzynarodowych, co najmniej trzema osobami, z których każda posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie w moderowaniu dyskusji lub spotkań. Wykonawca może zaproponować większą ilość osób uczestniczących w realizacji niniejszego zamówienia, jednakże w takim przypadku, każda osoba wskazana dodatkowo ponad wymagane minimum, muszą spełniać powyższe warunki udziału w postępowaniu.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.fapa.com.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA ul. Wspólna 30 00-930 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
21.02.2013 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA ul. Wspólna 30 00-930 Warszawa sekretariat - pok. 253.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak