USŁUGA PRZYGOTOWANIA, ORGANIZACJI I KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI DWUDNIOWEJ KONFERENCJI W SANDOMIERZU, DLA MAKSYMALNIE 200 OSÓB W DNIACH 23-24.08.2018R. ORAZ KOMPLEKSOWEJ ORGANIZACJI PRZYJAZDOWEJ MISJI GOSPODARCZEJ ZAGRANICZNYCH PRZEDSIĘBIORCÓW / HANDLOWCÓW / IMPORTERÓW Z BRANŻY SPOŻYWCZO-PRZETWÓRCZEJ W DNIACH 22- 25 SIERPNIA 2018R
Opis przedmiotu przetargu: 1. I CZĘŚĆ 1) Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi dwudniowej konferencji, w Sandomierzu, dla maksymalnie 200 osób; w dniach 23-24.08.2018r. pn.: „Potencjał eksportowy i handlowy świętokrzyskich producentów sektora spożywczo-przetwórczego”, realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2) Miejsce wydarzenia: hotel „Sarmata” Zamek królewski w Sandomierzu w województwie świętokrzyskim Uwaga! Inauguracją konferencji będzie sesja warsztatowa w sali konferencyjnej hotelu „Sarmata” w dniu 23.08.2018. Sala konferencyjna w hotelu „Sarmata będzie zarezerwowana w formie bezkosztowej. Zasadnicza część Konferencji obędzie się w Sali Rycerskiej na Zamku Królewskim w Sandomierzu w dniu 24.08. Zamek Królewski będzie zarezerwowany przez Zamawiającego od dnia 23.08.2018 w godzinach od 16:00 do 24:00 oraz w dniu 24.08.2018 w godzinach od 8:00 do 16:00. Wykonawca wyłoniony do realizacji zamówienia zobowiązany będzie ponieść koszty wynajmu Zamku Królewskiego (w tym Sala Rycerska + nagłośnienie, rzutnik, ekran, pomieszczenie baszty południowej oraz foyer między salą Rycerską a galerią, galerii na piętrze, pomieszczenie po byłej kawiarni do rozmów biznesowych - w tym zaplecze kuchni, parking przed wejściem do Zamku Królewskiego) w kwocie 8500 zł brutto. Koszt wynajęcia tych pomieszczeń Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty. 3) W ramach zamówienia do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.: a) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem; b) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego i konsekutywnego; c) zapewnienie recepcji konferencji; d) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji; e) zorganizowanie kolacji; f) obsługa konferencji, wydrukowanie programu konferencji, wykonanie identyfikatorów, smyczy i innych materiałów konferencyjnych; g) udokumentowanie fotograficzne przebiegu Konferencji oraz przygotowanie informacji podsumowującej konferencję; h) opracowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej. 4) Zamawiający wymaga zapewnienia podczas całej konferencji opiekuna, który podczas całego czasu jej trwania zajmie się koordynacją prawidłowego jej przebiegu oraz będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem konferencji na miejscu i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie realizacji. 2. II CZĘŚĆ 1) Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców / handlowców / importerów z branży spożywczo-przetwórczej w dniach 22- 25 sierpnia 2018r., realizowanej ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020. 2) Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja sektora spożywczo-przetwórczego regionu świętokrzyskiego poza Polską oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych na zagranicznych rynkach. 3) Misja gospodarcza będzie trwała 4 dni (wraz z przylotem i wylotem zagranicznych uczestników misji) i odbędzie się w dniach 22 - 25 sierpnia 2018r. w Sandomierzu i jego okolicach. 4) Uczestnicy przyjazdowej misji gospodarczej to przedsiębiorcy, handlowcy i importerzy z branży spożywczo-przetwórczej – łącznie 16 osób (2 osoby z Czech, 1 osoba ze Słowacji, 1 osoba z Wielkiej Brytanii, 1 osoba z Finlandii, 2 osoby z Węgier, 2 osoby z ZEA, 1 osobę z Algierii, 1 osoba z USA, 2 osoby z Serbii, 2 osoby z Armenii, 1 osoba z Chin). 5) Liczba osób reprezentujących Zamawiającego (Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego – COIiP) to 4 osoby. 6) W ramach misji do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.: a) zabezpieczenie logistyczne misji gospodarczej, w tym: transport, ubezpieczenie uczestników, zakwaterowanie, wyżywienie. b) obsługa misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców z zakresie zapewnienia tłumaczenia ustnego konsekutywnego. c) zapewnienie identyfikatorów z etui oraz smyczy dla wszystkich uczestników przyjazdowej misji gospodarczej. d) prowadzenie listy obecności. e) opracowanie i przygotowanie pisemnego raportu podsumowującego misję. 7) Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania polisy - umowy ubezpieczenia uczestników misji i do przedłożenia Zamawiającemu oryginału polisy lub jej kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem – nie później niż 24 godziny przed terminem przyjazdu. 3. Szczegółowy zakres i opis przedmiotu zamówienia części I i II zawiera załącznik Nr 1 do SIWZ. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia każdej części na każdym jego etapie. 5. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia. 6. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonywania. 7. Nazwa i kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów – 79950000-8, Usługi hotelarskie -55100000-1, Usługi biur podróży i podobne 63510000-7. 8. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych na dwie lub wybrane części zamówienia. 9. Szczegółowe zasady określające sposób realizacji zamówienia, rozliczeń oraz wysokość kar umownych zawarte zostały w Dodatku nr 4a/4b do SIWZ - Wzór umowy. 10. Zamawiający dopuszcza powierzenie wykonania zamówienia podwykonawcom. W takim przypadku zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w swojej ofercie (w Formularzu oferty) części zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez wykonawcę firm podwykonawców. Niedopełnienie w/w obowiązku oznaczać będzie, iż wykonawca deklaruje wykonanie całego przedmiotu zamówienia samodzielnie. 11. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykonawca jest obowiązany wykazać zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. 12. Przy realizacji zamówienia z udziałem podwykonawców zastosowanie mają przepisy art. 36ba ust. 1 i 2 ustawy Pzp. 13. Powierzenie części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia. Wykonawca będzie odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu jakby to były działania, uchybienia i zaniedbania jego własnych pracowników. 14. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich. 15. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 16. Zamawiający nie przewiduje: zawarcia umowy ramowej, udzielania zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy, aukcji elektronicznej, zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

OGŁOSZENIE O ZMIANIE OGŁOSZENIA
OGŁOSZENIE DOTYCZY:
Numer:
585863-N-2018
Data:
10/07/2018
Adres strony internetowej (url): bip.sejmik.kielce.pl
II.1) Tekst, który należy zmienić:
Miejsce, w którym znajduje się zmieniany tekst:
Numer sekcji:
IV
Punkt:
6.2)
W ogłoszeniu jest:
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Data: 2018-07-18, godzina: 11:00
W ogłoszeniu powinno być:
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: Data: 2018-07-20, godzina: 11:00
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: | 585863-N-2018 |
---|---|
ID postępowania Zamawiającego: | DOA-III.272.1.51.2018 |
Data publikacji zamówienia: | 2018-07-09 |
Rodzaj zamówienia: | usługi |
Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
Czas na realizację: | - |
Wadium: | - |
Oferty uzupełniające: | NIE |
Oferty częściowe: | TAK |
Oferty wariantowe: | NIE |
Przewidywana licyctacja: | NIE |
Ilość części: | 2 |
Kryterium ceny: | 60% |
WWW ogłoszenia: | www.swietokrzyskie.pro |
Informacja dostępna pod: | bip.sejmik.kielce.pl |
Okres związania ofertą: | 30 dni |
Kody CPV
79950000-8 | Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów |