Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy LogicSynergy Sp. z o.o.

Sosnowiec: Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy LogicSynergy Sp. z o.o.


Numer ogłoszenia: 13495 - 2014; data zamieszczenia: 21.01.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 5911 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Sosnowiec - miasto posiadające prawa powiatu - reprezentowana przez Prezydenta Miasta, al. Zwycięstwa 20, 41-200 Sosnowiec, woj. śląskie, tel. 32 2960600, faks 32 296 06 05.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy LogicSynergy Sp. z o.o..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do serwisu i nadzoru autorskiego nad prawidłowością funkcjonowania oraz usługi asysty technicznej dla środowiska systemowego MS SQL Server oprogramowania Ecosanit-System do Zarządzania Gospodarką Odpadami zainstalowanego u Zamawiającego. Obowiązki Wykonawcy: Wykonawca zobowiązany jest do opieki nad programem, składającym się z modułu-EcoSanit System do Zarządzania Gospodarką Odpadami ilość stanowisk 35 operatorów w zakresie następujących pakietów: Pakiet A Przedmiotem świadczenia opieki nad Programem w ramach Pakietu A jest wykonywanie przez Wykonawcę czynności mających na celu usunięcie błędów i usterek w Programie zgłaszanych przez Zamawiającego według podanych niżej zasad świadczenia opieki. Szczegółowe zasady świadczenia opieki nad Programem 1.W razie wystąpienia błędu lub usterki w Programie użytkowanym przez Zamawiającego, Główny Użytkownik/osoby wyznaczone dokonuje Zgłoszenia Serwisowego do Wykonawcy. 2.Zgłoszenie Serwisowe polega na przekazaniu w godzinach roboczych do Wykonawcy prawidłowo wypełnionego formularza dostępnego na stronie systemu iDESK, zawierającego szczegółowe informacje dotyczące objawów nieprawidłowego działania Programu. 3.Zgłoszenie dokonane w inny sposób, tj. pod innym adresem www niż adres systemu iDESK, numerem telefonu, czy też adresem e-mail, nie wywołuje żadnych skutków prawnych i faktycznych, a w szczególności nie zobowiązuje Wykonawcy do podjęcia reakcji serwisowej. 4.Zgłoszenie Serwisowe realizowane za pośrednictwem systemu iDESK uznaje się za przyjęte, z chwilą nadania numeru rejestru w systemie iDESK. 5.Jeżeli formularz Zgłoszenia Serwisowego dotrze do Wykonawcy po godzinie 15, to zgłoszenie traktowane jest jako przyjęte do realizacji w następnym dniu roboczym. 6.W przypadku niemożności dokonania zgłoszenia poprzez serwis www z przyczyn technicznych, istnieje wyjątkowa możliwość dokonania takiego zgłoszenia przez Zamawiającego telefonicznie. W takiej sytuacji o zarejestrowaniu zgłoszenia w systemie iDESK, jest informowany Główny Użytkownik osoby wyznaczone drogą emailową, bezpośrednio na podane przez nich konta emailowe. 7.Realizacja dokonanego zgłoszenia rozpoczyna się od jego weryfikacji przez pracownika Wykonawcy, który konsultuje się telefonicznie z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego. 8.W wyniku przeprowadzonej weryfikacji, realizacja zgłoszenia może: a. zostać od razu wykonana, gdy konsultacja telefoniczna i przeprowadzone prace informatyczne przez pracownika Wykonawcy zamykają dokonane zgłoszenie, b. Wykonawca zobowiązuje się do naprawy błędu krytycznego w ciągu 1 dnia, natomiast błędu zwykłego w ciągu 3 dni. 9.Zakończenie realizacji zgłoszenia w sytuacji opisanej w pkt. 8 a) następuje w formie potwierdzenia poprzez umieszczenie odpowiedniej notatki w systemie iDESK (pole uwag przy zgłoszeniu). 10.W sytuacji opisanej w pkt. 8 b) zgłoszenie jest w dalszym ciągu realizowane przez Wykonawcę, a Zamawiający ma możliwość sprawdzenia stanu jego realizacji w systemie iDESK. 11.W momencie zakończenia realizacji zgłoszenia serwisowego, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu poprawioną wersję Programu poprzez serwer FTP, którą Zamawiający zobowiązany jest zainstalować jak również, informuje Zamawiającego o wykonaniu zgłoszenia poprzez umieszczenie takiej informacji w formie notatki do zgłoszenia w systemie iDESK. Dodatkowo w automatyczny sposób jest wysyłana informacja o takiej notatce, bezpośrednio na adres e-mailowy Głównego Użytkownika wskazanych osób. 12.Zamawiający w terminie do 5 dni jest zobowiązany poinformować Wykonawcę o prawidłowym funkcjonowaniu systemu zamieszczając w systemie iDESK stosowną notatkę przy zgłoszeniu. Brak reakcji Zamawiającego w wyżej wymienionym czasie jest równoznaczny z zaakceptowaniem realizacji Zgłoszenia Serwisowego. 13.W przypadku braku możliwości usunięcia błędu za pośrednictwem zdalnego dostępu reakcją serwisową jest podanie terminu, w którym pracownik Wykonawcy stawi się w siedzibie Zamawiającego, celem dokonania naprawy. 14.Zamawiający zobowiązuje się do używania jedynie aktualnej wersji Programu oraz posiadania kopii bezpieczeństwa produkcyjnej bazy danych nie starszej niż 3 dni robocze. Numer aktualnej wersji Programu będzie publikowany w serwisie www. 15.Zgłoszenia Serwisowe wynikłe z używania nieaktualnej wersji Programu nie podlegają niniejszej umowie. Pakiet B 1.Przedmiotem świadczenia opieki nad Programem przez Wykonawcę w ramach Pakietu B jest: a. informowanie Zamawiającego o powstałych updateach i upgradeach Programu za pośrednictwem systemu iDESK; b. przekazywanie Zamawiającemu updateów Programu poprzez serwer FTP. 2.Zamawiający dodatkowo w ramach Pakietu B ma prawo do: a. nabycia licencji na nową wersję Programu (tj., dostępną po wykonaniu upgrade) z 50% upustem w stosunku do cen cennikowych dla modułów objętych upgradeem wchodzących w zakres opieki w ramach niniejszego Pakietu B; b. nabycia licencji na dodatkowe stanowiska posiadanych modułów lub licencje na nowe moduły Programu z 20% upustem w stosunku do cen cennikowych. Zasady świadczenia opieki nad Programem 1.Wykonawca zobowiązuje się do dostosowania oprogramowania do zmienianych powszechnie obowiązujących przepisów prawnych: a. w przypadku zmian dotyczących sprawozdawczości w terminie do 14 dni przed datą obowiązku wykonania sprawozdań zgodnie z nowymi przepisami b. w przypadku zmian nie dotyczących sprawozdawczości w terminie do 7 dni przed datą wejścia tych przepisów w życie, pod warunkiem, że wejście przepisów w życie następuje na co najmniej 21 dni od daty ich publikacji we właściwym piśmie publikacyjnym c.w przypadku, gdy nowe przepisy prawne wchodzą w życie ze wsteczną mocą obowiązującą lub w terminie krótszym niż 21 dni od ich ogłoszenia lub prace dostosowawcze wymagają dużego nakładu pracy strony ustalą odpowiedni termin modyfikacji oprogramowania do nowych przepisów prawnych. 2.Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć prawidłowo funkcjonujący i skonfigurowany upgrade/update. 3.Wykonawca powiadamia Głównego Użytkownika/osoby wyznaczone o udostępnieniu update Programu. 4.Zamawiający zobowiązuje się do instalowania update w terminie do 5 dni roboczych od ich zamieszczenia na serwerze FTP. 5.W przypadku niezainstalowania przez Zamawiającego updateów, Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe funkcjonowanie Programu oraz za skutki z tego wynikłe. 6.Zamawiający zobowiązany jest do dokonania kopii bezpieczeństwa (backup) produkcyjnej bazy danych, bezpośrednio przed zainstalowaniem update i lub upgrade Programu. 7.Instalacja updatów upgrade ów leży po stronie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do przeszkolenia dwóch pracowników wskazanych przez Zamawiającego z procedur obowiązujących przy instalacji updateów upgradeów. Dodatkowo z każdym nowym update upgrade zostanie udostępniony plik tekstowy z krótką instrukcją aktualizacji oraz wykazem zmian/ poprawek nowych funkcjonalności jakie wprowadza update/upgrade. 8.W przypadku, gdy do wdrożenia nowej wersji (upgrade) Programu niezbędne są usługi Wykonawcy w zakresie instalacji aplikacji, prac wdrożeniowych lub instruktażu, Wykonawca informuje o tym fakcie upoważnionego pracownika Zamawiającego, podając szacunkowy koszt i termin wykonania prac. Ewentualne prace wdrożeniowe i instruktaż będą prowadzone na podstawie odrębnych zleceń. 9.W przypadku prac instalacyjnych, Wykonawca po otrzymaniu akceptacji kosztu i terminu wykonania tych prac, dokona instalacji. Po wykonaniu tej usługi, Zamawiający w terminie do 3 dni jest zobligowany poinformować Wykonawcę o prawidłowym funkcjonowaniu systemu zamieszczając w systemie iDESK stosowną notatkę przy zgłoszeniu. Brak reakcji Zamawiającego w wyżej wymienionym czasie jest równoznaczny z zaakceptowaniem realizacji Zgłoszenia Serwisowego. 10.Jeżeli nowe wersje Programu będą wymagały nowych wersji oprogramowania narzędziowego, to koszty zakupu i instalacji nowych wersji oprogramowania narzędziowego ponosi Zamawiający. 11.Zamawiający zobowiązuje się do użytkowania aktualnej wersji Programu. Nieużywanie aktualnej wersji Programu zwalnia Wykonawcę ze wszelkich zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. Pakiet C 1.Przedmiotem świadczenia usług opieki nad Programem w ramach Pakietu C jest świadczenie przez Wykonawcę dla Zamawiającego usług wsparcia polegających na wsparciu merytorycznym z zakresu bieżącej obsługi Programu w zakresie czynności i działań podejmowanych przez Zamawiającego poprzez konsultacje: - telefoniczne w wymiarze 20 godzin miesięcznie -na miejscu w siedzibie Zamawiającego w wymiarze do 3 dni roboczych na kwartał. 2. W ramach Pakietu C nie jest realizowane wsparcie w zakresie: a.prowadzenia instruktażu i/lub szkoleń w zakresie standardowych procesów i operacji Programu; b.udzielenia odpowiedzi na zapytania dotyczące zagadnień ogólnoksięgowych czy ogólnoprawnych dotyczących działalności Zamawiającego obsługiwanych przez Program. 3.W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego problemu, który zostanie zidentyfikowany jako błąd Programu Zamawiający zostanie poinformowany o tym fakcie, a zgłoszenie będzie obsługiwane zgodnie z procedurami Pakietu A Umowy Opieki nad Programem.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.00.00.00-5, 72.21.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
20.01.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• LogicSynergy Sp. z o.o., {Dane ukryte}, 30-216 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 41464,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  41400,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  41400,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  41400,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Powody zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki: Zastosowano przesłanki wyboru trybu na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 b ustawy Pzp - zamówienie może być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. Program komputerowy został zakupiony od firmy LogicSynergy Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie. Wskazany program komputerowy jest autorstwa spółki LogicSynergy Sp. z o.o. i jest chroniony przepisami prawa autorskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Firma LogicSynergy Sp. z o.o. posiada autorskie prawa majątkowe do oprogramowania EcoSanit, zaś Gmina Sosnowiec korzysta z systemu na podstawie licencji. Usługi będące przedmiotem zamówienia wiążą się bezpośrednio z ingerencją w cały system EcoSanit, w tym również kody źródłowe oprogramowania. Z uwagi na fakt, iż LogicSynergy Sp. z o.o. na mocy postanowień umownych, jak również przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jako uprawniony do dysponowania autorskimi prawami majątkowymi do ww. oprogramowania jest tym samym jedynym podmiotem, który może wykonać przedmiotowe zamówienie. Zgodnie z przepisami czynności, takie jak modyfikacja, konserwacja, nadzór autorski, serwis oprogramowania, objęte są ochroną prawno-autorską i mieszczą się w granicach uprawnień przysługujących twórcy utworu lub podmiotu, któremu przysługują autorskie prawa majątkowe do oprogramowania. Zamawiający nie jest uprawniony do przenoszenia praw własności na osoby trzecie. Nie wolno Zamawiającemu zmieniać, reprodukować, przekształcać lub dystrybuować oprogramowania, bazy danych (we fragmencie dostarczonym razem z programem) i dokumentacji technicznej (w całości lub częściowo) bez zgody LogicSynergy Sp. z o.o. Powierzenie dotychczasowych prac związanych z asystą techniczną programu daje Zamawiającemu wiele korzyści, m.in.: redukcję kosztów nowego projektu; możliwość wykorzystania doświadczenia zdobytego przy budowie systemów, eksploatacji i rozwoju systemów, ograniczenie ryzyka projektowego; skrócenie czasu usunięcia błędów programu, uniknięcie konieczności ponownej, czasochłonnej budowy nowej struktury informatycznej; kompatybilność, uniknięcie ryzyka podczas dokonywania zmian w kodach źródłowych systemu. Wymienione korzyści są jednocześnie obiektywnymi przyczynami technicznymi umożliwiającymi zastosowanie trybu z wolnej ręki. Do dokonywania zmian i modyfikacji w zakupionym programie upoważniona jest tylko i wyłącznie LogicSynergy Sp. z o.o., która posiada jako jedyna kody źródłowe do użytkowanego przez Zamawiającego programu. Zakupienie kodów źródłowych do wyżej wskazanych programów wiąże się z wysokimi kosztami jakie Zamawiający byłby zmuszony ponieść. Należy zauważyć, iż Wykonawca będący jednocześnie właścicielem praw autorskich majątkowych zna dokładnie działanie programu, w łatwy sposób może usunąć powstałe błędy oraz wprowadzić zmiany i modyfikacje w programach. Warto zwrócić uwagę, iż w obrocie majątkowymi prawami autorskimi dotyczącymi zbywania kodów źródłowych jako elementu gwarantującego dostęp do bazy programu oraz prawo do jego dekompilacji zawarcie umowy z której wynikałoby przeniesienie tego rodzaju praw na Zamawiającego wielokrotnie przewyższa wartość umowy na świadczenie usług serwisowych w ramach pomocy technicznej. W zaistniałej sytuacji jedynym trybem, w którym możliwe jest wyłonienie wykonawcy przedmiotowych usług, jest tryb zamówienia z wolnej ręki w oparciu o przesłanki wskazane w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy Prawo zamówień publicznych w związku z faktem, iż z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych istnieje tylko jeden wykonawca, firma LogicSynergy Sp. z o.o. która może zrealizować przedmiotowe zamówienie.