Zarządzanie Projektem pn. CHCEMY WIĘCEJ – aktywna integracja społeczno – zawodowa niepełnosprawnych Mieszkańców i Mieszkanek Gminy Goleniów – przygotowanie do pracy w nowo utworzonym Zakładzie Aktywności Zawodowej w Goleniowskim Parku Przemysłowym.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi polegającej na kompleksowym zarządzaniu Projektem i koordynowaniu działań projektowych w zakresie przewidzianym do realizacji przez Kierownika Projektu, Specjalisty ds. organizacji, poradnictwa, warsztatów, szkoleń, asystencji oraz Specjalisty ds. sprawozdawczości, tj. członków wchodzących w skład Zespołu Zarządzającego. 1.1. Obowiązki i zadania szczegółowe dla Kierownika Projektu obejmują: 1) koordynowanie i realizację Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie (stanowiącą załącznik nr 11 do SIWZ) oraz wnioskiem o dofinansowanie Projektu (stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ), 2) koordynowanie i nadzór nad pracą Zespołu Zarządzającego, Personelu Projektu i wykonawców realizujących dostawy i usługi związane z realizacją zadań objętych Projektem, 3) organizację pracy Biura Projektu w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w jego siedzibie tj. Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie; Kierownik Projektu będzie obecny w Biurze Projektu co najmniej trzy razy w tygodniu (od poniedziałku do piątku) po 4 godziny dziennie w godzinach pracy Urzędu, tj. między 7:30 – 15:30, lub w wymiarze wyższym zależnym od etapów realizacji Projektu i planowanych zadań, 4) nadzór nad rozliczeniem wydatków Projektu, w tym nad przygotowywaniem i składaniem wniosków o płatność, 5) zapewnienie warunków i udział w kontrolach Projektu oraz współpraca z przedstawicielami jednostek kontrolujących, 6) organizację (co najmniej raz w miesiącu) spotkań roboczych Zespołu Zarządzającego poświęconych w szczególności zweryfikowaniu stanu zaangażowania Projektu, realizacji harmonogramu, budżetu, wskaźników, ewentualnych programów naprawczych, 7) koordynację i nadzór nad pracą Zespołu Zarządzającego Projektu, 8) przeszkolenie członków Zespołu Zarządzającego z zasad równości szans i niedyskryminacji oraz zasad równości szans kobiet i mężczyzn, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wytycznymi, 9) komunikację i współpracę z opiekunem Projektu w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Szczecinie (w tym przygotowywanie i koordynacja wszelkiej korespondencji związanej z realizacją Projektu, prowadzonej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie), 10) we współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego pracownikami, wybór Personelu Projektu oraz wykonawców realizujących dostawy i usługi związane z realizacją zadań objętych Projektem, zgodnie z obowiązującymi Zamawiającego procedurami; przy czym Kierownik Projektu będzie zobowiązany w szczególności do: a) sporządzenia dla wszystkich zamówień związanych z realizacją zadań objętych Projektem, w tym dla zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej kwotę 30.000 euro, prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Pzp: - opisów przedmiotów zamówień, - stosowanych dokumentów określających szacunkowe wartości zamówień, - dokumentów zawierających: kryteria oceny ofert, warunki udziału w postępowaniu, opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia, - istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranych umów w sprawie zamówień, ogólne warunki umów albo wzory umów, b) uczestniczenia we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurach udzielania zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej kwotę 30 000 euro, prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Pzp związanych z realizacją zadań objętych Projektem, c) udziału w Komisjach Przetargowych powoływanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości przekraczającej kwotę 30 000 euro, zgodnie z przepisami ustawy Pzp i związanych z realizacją zadań objętych Projektem, 11) nadzór nad prawidłową realizacją umów zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym prowadzenie wizyt monitorujących, 12) informowanie Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją Projektu i podejmowanie działaniach zaradczych lub/i naprawczych w celu ich wyeliminowania, 13) koordynację i nadzór nad pracą Personelu Projektu, w tym rozliczanie czasu pracy – kart pracy, 14) przygotowanie koncepcji działań promocyjnych oraz treści merytorycznych materiałów informacyjno – promocyjnych z uwzględnieniem prawidłowego oznaczenia – wizualizacji zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizowanego Projektu, 15) nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji Projektu, 16) we współpracy z członkami Zespołu Zarządzającego, opracowanie kompletu dokumentów projektowych (w szczególności: dokumentacja rekrutacyjna, doradcza, szkoleniowa) z uwzględnieniem prawidłowego oznaczenia – wizualizacji zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizowanego Projektu, 17) udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej Uczestników Projektu, 18) monitoring postępu rzeczowo – finansowego Projektu i nadzór nad realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu, wnioskiem o dofinansowanie (w tym w szczególności zgodnie z harmonogramem realizacji i budżetem Projektu) oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej, 19) nadzór nad realizacją wsparcia merytorycznego Uczestników w Projekcie, 20) nadzór nad właściwym dokumentowaniem wydatków związanych z realizacją Projektu, w tym sprawdzanie pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych oraz kwalifikowalności ponoszonych wydatków w Projekcie, 21) bieżące monitorowanie stopnia osiągnięcia wszystkich zawartych we wniosku o dofinansowanie wskaźników Projektu, 22) nadzorowanie prawidłowego i terminowego przygotowania i składania wniosków o płatność, w tym końcowego oraz innych wymaganych sprawozdań do Instytucji Pośredniczącej – Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, 23) przygotowywanie części merytorycznej (niefinansowej) wniosków o płatność, w tym końcowego, 24) weryfikację i zatwierdzanie części finansowej wniosków o płatność, w tym końcowego, przygotowanych przez Specjalistę ds. sprawozdawczości, 25) obsługę Projektu z wykorzystaniem systemu SL 2014 (w szczególności przygotowywanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność, wprowadzanie zmian do Projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie Projektu), 26) właściwe przechowywanie w Biurze Projektu dokumentów związanych z realizacją Projektu, 27) zapewnienie warunków do przeprowadzenia kontroli Projektu przez upoważnione do tego instytucje oraz udział i współpraca z przedstawicielami kontrolującej Projekt instytucji, 28) wdrożenie zaleceń pokontrolnych, 29) w przypadku konieczności zmian w Projekcie ( treść wniosku, budżet, harmonogram) lub / i opracowania programów naprawczych, po konsultacjach z Pełnomocnikiem ds. utworzenia ZAZ, Kierownik Projektu odpowiada za przygotowanie i uzgodnienie zmian / programów naprawczych z opiekunem Projektu, oraz złożenie stosownych dokumentów do Instytucji Pośredniczącej – Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, 30) śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji Projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności Projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE, 31) nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją Projektu i ich jakością; koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z Projektem; zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi, 32) przydzielanie i koordynowanie zadań objętych Projektem dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację Projektu, 33) utrzymywanie stałych kontaktów i nadzór nad pracą w jednostkach Zamawiającego uczestniczących w przedmiotowym Projekcie (w szczególności pod kątem zgodności ich pracy z wymogami umowy o dofinansowanie Projektu), 34) prowadzenie sprawozdawczości projektowej oraz przekazywanie sprawozdań do uzgodnienia z Pełnomocnikiem ds. utworzenia ZAZ, 35) przygotowywanie i składanie do Pełnomocnika ds. utworzenia ZAZ raportów o stanie zaangażowania Projektu (raz w miesiącu), 36) terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie Projektu, 37) przekazanie – po zakończeniu realizacji Projektu - całej dokumentacji Projektu, przygotowanej do archiwizacji, do Pełnomocnika ds. utworzenia ZAZ, 38) inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu nie wymienione powyżej, a zlecone przez Zamawiającego w ramach ogólnie pojętego zarządzania Projektem. 1.2. Obowiązki i zadania szczegółowe dla Specjalisty ds. organizacji, poradnictwa, warsztatów, szkoleń, asystencji obejmują: 1) opracowanie kompletu dokumentów doradczych, szkoleniowych, dotyczących asystencji z uwzględnieniem prawidłowego oznaczenia - wizualizacji, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizowanego Projektu, 2) współpracę w przygotowaniu procedur wyboru Personelu Projektu i wykonawców realizujących dostawy i usługi związane z realizacją zadań objętych Projektem, 3) przygotowywanie dokumentów projektowych, konsultowanie programów kursów i treści nauczania w celu dostosowania do wymagań egzaminacyjnych / zaliczeniowych zewnętrznych instytucji, 4) współpracę i kontakty z zewnętrznymi instytucjami egzaminacyjnymi / certyfikacyjnymi w ramach Projektu, 5) przygotowywanie raportów kwartalnych ze stanu realizacji postępu rzeczowego w Projekcie, 6) udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej Uczestników Projektu – w szczególności kwalifikowanie Uczestników Projektu do Projektu zgodnie z kryteriami Projektu, 7) realizację Projektu w obszarze wsparcia merytorycznego Uczestników Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie Projektu, 8) bezpośrednią pracę nad organizacją grup doradczo - szkoleniowych w ramach wsparcia merytorycznego (w szczególności kwalifikowanie do poszczególnych grup, prowadzenie list uczestników, ustalanie harmonogramów, organizacja dojazdów, komunikacja z Uczestnikami Projektu i inne), 9) konstruowanie harmonogramów spotkań indywidualnych i grupowych, imprez i wydarzeń (w szczególności bezpośrednia komunikacja z Uczestnikami Projektu, współpraca z Personelem Projektu, przede wszystkim z Trenerami Aktywności, Psychologami, Doradcami Zawodowymi, Asystentami Osób Niepełnosprawnych), 10) przygotowanie kompletu dokumentów doradczo - szkoleniowym projektu (tj. w szczególności dokumentacja dydaktyczna - dzienniki, listy obecności, listy odbioru materiałów, karty spotkań indywidualnych, potwierdzenie korzystania ze wsparcia Asystenta Osób niepełnosprawnych i inne), 11) organizację i zabezpieczenie logistyczne wsparcia merytorycznego realizowanego przez Zamawiającego na rzecz Uczestników Projektu (tj. organizacja miejsc realizacji usług, w tym dojazdu Uczestników Projektu, planowanie zakupów: materiały, podręczniki, art. piśmiennicze i inne), 12) organizację i koordynowanie przeprowadzenia niezbędnych badań lekarskich /medycyna pracy, badania sanitarno-epidemiologiczne/ na rzecz Uczestników Projektu, 13) bezpośrednią współpraca z personelem doradczo - szkoleniowym Projektu oraz instytucjami szkoleniowymi realizującymi działania/usługi na rzecz Uczestników Projektu (w tym w szczególności kontrola ewidencji czasu pracy, prowadzonej dokumentacji dydaktycznej i doradczej, monitoring świadczonych usług), 14) obsługę Projektu z wykorzystaniem systemu SL 2014, 15) współpracę w obszarze sprawozdawczości Projektu w szczególności w obszarze monitoring Uczestników Projektu, 16) współpracę ze Specjalistą ds. sprawozdawczości w celu przygotowania rozliczenia finansowego Uczestników Projektu - kompletowane dokumentów źródłowych (gł. dzienniki zajęć, listy obecności, listy obecności spotkań indywidualnych, bilety i inne), 17) udział w spotkaniach roboczych (co najmniej raz w miesiącu) i szkoleniowych Zespołu Zarządzającego, 18) bieżące informowanie Kierownika Projektu o występujących trudnościach i problemach, ewentualnym zagrożeniu w realizacji Projektu, 19) współpracę z Pełnomocnikiem ds. utworzenia ZAZ i Kierownikiem Projektu przy konstruowaniu ewentualnych planów naprawczych, 20) archiwizowanie na bieżąco dokumentacji projektowej dotyczącej sprawozdawczości zgodnie z ustalonymi zasadami, 21) inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu nie wymienione powyżej, a zlecone przez Zamawiającego w ramach ogólnie pojętego zarządzania Projektem. 1.3. Obowiązki i zadania szczegółowe dla Specjalisty ds. sprawozdawczości obejmują: 1) kwalifikowanie kosztów Projektu, 2) weryfikację realizacji budżetu Projektu i przygotowywanie harmonogramów płatności, ich aktualizację, 3) realizacja Projektu w obszarze sprawozdawczości zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie Projektu, 4) kwalifikowanie kosztów Projektu - opisywanie faktur i innych dowodów księgowych, zgodnie z obowiązującym budżetem Projektu i wytycznymi, 5) bieżący nadzór nad stanem zaangażowania budżetu Projektu (tzw. realizacja budżetu), 6) sporządzanie wniosków o płatność w ramach Projektu, w tym końcowego, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i terminami oraz wykorzystaniem obowiązujących narzędzi teleinformatycznych, 7) obsługa Projektu z wykorzystaniem systemu SL 2014, 8) współpraca w przygotowaniu procedur wyboru Personelu Projektu i wykonawców realizujących dostawy i usługi związane z realizacją zadań objętych Projektem, 9) współpraca z obsługą księgową Projektu tj. Wydziałem Finansowym Urzędu Gminy i Miasta Goleniów, prowadzącym wyodrębnioną księgowość Projektu (głównie w zakresie kwalifikowanie dokumentów/kosztów w Projekcie zgodnie z obowiązującym budżetem Projektu, kwalifikowalność wydatków w kontekście wytycznych, wyodrębnionej księgowości Projektu, sprawozdawczość finansowa), 10) przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych Uczestników Projektu (m.in. listy odbioru stypendiów szkoleniowych, zwroty kosztów dojazdu i inne), 11) przygotowanie dokumentacji i czynny udział podczas kontroli Projektu oraz współpracę z przedstawicielami jednostek kontrolujących, 12) przygotowywanie wszelkich sprawozdań, raportów i analiz finansowych na potrzeby Kierownika Projektu, 13) bieżąca aktualizacja stanu wiedzy dotyczącej wytycznych i zasad finansowania, rozliczania i sprawozdawczości projektów realizowanych w ramach RPO WZ na lata 2014-2020 i EFS, 14) udział w spotkaniach roboczych (co najmniej raz w miesiącu) i szkoleniowych Zespołu Zarządzającego, 15) bieżące informowanie Kierownika Projektu o występujących trudnościach i problemach, ewentualnym zagrożeniu w realizacji Projektu, 16) współpraca z Pełnomocnikiem ds. ZAZ i Kierownikiem Projektu przy konstruowaniu ewentualnych planów naprawczych, 17) archiwizowanie na bieżąco dokumentacji projektowej dotyczącej sprawozdawczości zgodnie z ustalonymi zasadami, 18) inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu nie wymienione powyżej, a zlecone przez Zamawiającego w ramach ogólnie pojętego zarządzania Projektem.