Usługa opracowania i wdrożenia programu restrukturyzacyjnego oraz audytu pod kątem wsparcia wykorzystania informacji z rynku pracy dla Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu w ramach realizowanego projektu programu Osi III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 pt.” Najlepsi z natury! Zintegrowany Program Rozwoju Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu” – liczba części 2

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi opracowania i wdrożenia programu restrukturyzacyjnego oraz audytu pod kątem wsparcia wykorzystania informacji z rynku pracy dla Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu w ramach realizowanego projektu programu Osi III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 pt. „Najlepsi z natury! Zintegrowany Program Rozwoju Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu” – liczba części 2 3.1.1. Przedmiot zamówienia w zakresie Części I: Opracowanie i wdrożenie programu restrukturyzacyjnego. Działania restrukturyzacyjne w zakresie niniejszego programu obejmują obszar zarządzania uczelnią i dotyczą wsparcia uporządkowania struktury organizacyjnej uczelni poprzez opracowanie i wdrożenie działań umożliwiających bardziej efektywne wykorzystanie zasobów uczelni oraz działań podnoszących skuteczność sprawowanego nadzoru i efektywność realizacji celów strategicznych. W zakres prac wchodzi przeprowadzenie audytu i wsparcie doradcze oraz następująca po nim restrukturyzacja uczelni w wymiarze organizacyjnym, prawnym oraz finansowym. Zamawiający planuje realizację zamówienia w ramach poszczególnych zadań: Zadanie 1 Przeprowadzenie audytu, który pozwoli na: 1) ocenę bieżącego funkcjonowania uczelni w zakresie: organizacyjnym, prawnym, finansowym, 2) ustalenie potrzeb i możliwości związanych z dalszą restrukturyzacją. Obszar organizacyjny: a) Analiza zadań poszczególnych jednostek uczelni oraz ich podziału organizacyjnego i funkcjonalnego odpowiadającego zmianom ustawowym oraz efektywnego zarządzania uczelnią. Ustalenie zakresu zmian niezbędnych do wprowadzenia z punktu widzenia nowych przepisów, a w przypadku ich wcześniejszego wprowadzenia w uczelni analiza i ocena tych zmian. b) Analiza i ocena jednostek administracji uczelni z punktu widzenia sprawności realizacji swoich zadań - ocena z perspektywy interesariuszy wewnętrznych. c) Analiza przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami wewnętrznymi uczelni w ramach podstawowych procesów m.in. zarządzanie kierunkami studiów wyższych, zarządzanie obszarem naukowo-badawczym, zarządzanie relacjami z otoczeniem społeczno-gospodarczym. d) Badanie otoczenia społeczno–gospodarczego m.in. ustalenie partnerów społeczno-gospodarczych uczelni, pozyskanie ich opinii na temat dotychczasowych relacji z uczelnią oraz ustalenie potencjalnych obszarów do nawiązania lub rozwoju współpracy na linii uczelnia – otoczenie społeczno – gospodarcze (OSG). e) Ustalenie wewnętrznych i zewnętrznych czynników oddziaływujących na uczelnię oraz stopnia w jakim czynniki te wpływają na działalność uczelni. f) Przeprowadzenie badania ankietowego (np.: metoda CAWI) wśród pracowników uczelni celem uzyskania informacji zwrotnej na temat zarządzania uczelnią w obszarze organizacyjnym, prawnym, finansowym. Wynikiem audytu w tym obszarze ma być raport cząstkowy uwzględniający: • syntetyczne omówienie badanego stanu faktycznego, • przedstawienie stanu postulowanego z punktu widzenia efektywnego zarządzania uczelnią • wskazanie działań niezbędnych do podjęcia w ramach restrukturyzacji ze względu na zmiany organizacyjne, • rekomendacje, wynikające z analizy funkcjonowania jednostek organizacyjnych uczelni i relacji z OSG jako wskazówki dla inicjatyw naprawczych oraz jako założenia wstępne do opracowania nowej strategii uczelni. Obszar prawny: a) Analiza wewnętrznych aktów normatywnych uczelni w obszarach jej funkcjonowania m.in. statut, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin studiów, regulamin stypendialny. b) Analiza zakresu wprowadzonych zmian wynikających z wejścia w życie nowej ustawy oraz pod kątem efektywnego zarządzania uczelnią. c) Analiza nowej struktury organizacyjnej i związanych z nią procedur wewnętrznych uczelni pod kątem jej funkcjonalności i efektywności. Wynikiem audytu w tym obszarze mają być: • pisemny raport cząstkowy uwzględniający analizę obecnie obowiązujących regulacji wraz z ustaleniem niezgodności stanu faktycznego z postulowanym oraz określeniem działań naprawczych, • pisemny wykaz wewnętrznych aktów prawnych niezbędnych do nowelizacji albo opracowania na nowo w ramach restrukturyzacji wraz ze wskazaniem harmonogramu prac nad ich przyjęciem/nowelizacją. Obszar finansowy: a) Analiza zarządzania środkami finansowymi wewnątrz uczelni oraz w ramach jej jednostek organizacyjnych. b) Analiza procedur rozliczania środków finansowych w uczelni. c) Ocena efektywności pozyskiwania nowych środków finansowych m.in. granty NCN i NCBiR. d) Ocena sprawności i efektywności procedur dystrybucji tych środków wewnątrz uczelni oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. e) Analiza i ocena całokształtu gospodarki finansami w uczelni i jej jednostkach organizacyjnych z uwzględnieniem wewnętrznych dokumentów regulujących ten obszar działalności uczelni. Wynikiem audytu w tym obszarze ma być raport cząstkowy uwzględniający opis stanu faktycznego oraz wnioski i rekomendacje umożliwiające optymalizację wewnętrznych procedur finansowych w uczelni. Szacowany czas trwania Zadania 1: od dnia zawarcia umowy – 5 miesięcy. Efektem zadania 1 będzie opracowanie programu restrukturyzacyjnego, w którego przygotowanie, wdrożenie i ewaluację będzie zaangażowany podmiot zewnętrzny (ekspert lub eksperci zewnętrzni) oraz pracownicy uczelni. Przez program restrukturyzacyjny rozumie się wykaz działań niezbędnych lub rekomendowanych do podjęcia wraz ze wskazaniem ich priorytetu oraz rekomendowanego terminu prowadzenia odpowiednich prac. Wszystkie opracowania i dokumenty wytworzone w ramach zadania 1 zostaną przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej w edytowalnych plikach, w terminie do końca trwania zadania 1. Zadanie 2 Zadanie to obejmuje wsparcie przeprowadzenia działań restrukturyzacyjnych związanych z wdrożeniem wszystkich zmian wymaganych przez obowiązujące przepisy oraz stanowiących podstawę efektywnej realizacji nowej strategii rozwoju, tj. opracowanie i/lub aktualizację projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz procesów i nowej struktury organizacyjnej uczelni. Obszar organizacyjny: a) Pisemne opracowanie między innymi takich procesów w uczelni jak: • zarządzanie kierunkami studiów wyższych, • zarządzanie obszarem naukowo-badawczym, • zarządzanie majątkiem uczelni, • zarządzanie relacjami z otoczeniem społeczno-gospodarczym, - umożliwiających kolejno opracowanie struktury organizacyjnej. Opracowanie procesów polega na przedstawieniu uporządkowanego ciągu czynności, zadań i podmiotów odpowiedzialnych. b) Opracowanie nowej struktury organizacyjnej uczelni w wymiarze administracyjnym i naukowo-dydaktycznym, na potrzeby aktualizacji regulaminu organizacyjnego uczelni uwzględniającego wnioski z zadania 1, wraz z ogólnym zakresem kompetencji i minimalnych wymagań dla najwyższych stanowisk decyzyjnych w administracji. Obszar prawny: Opracowanie projektów tych aktów prawnych, które jeszcze nie powstały oraz weryfikacja i konsultacje już opracowanych dokumentów (w przypadku zaistnienia takiej potrzeby - opracowanie projektu uchwał nowelizujących). Powyższe działanie dotyczy m.in. takich dokumentów jak: • Regulamin organizacyjny uczelni • Regulamin wynagradzania • Regulamin potwierdzania efektów uczenia się • Regulaminy postępowań awansu naukowego (przewody doktorskie, postępowania habilitacyjne) • Regulamin świadczeń dla studentów • Statut • Regulamin studiów • Regulamin szkoły doktorskiej • Regulamin pracy. Zamawiający dopuszcza nieznaczną zmianę ilości i rodzaju w/w dokumentów. Obszar finansowy: a) Pisemne opracowanie rekomendacji w zakresie całokształtu gospodarki finansowej uczelni. b) Pisemne opracowanie propozycji nowych zasad finansowych w uczelni, zakładających maksymalizację absorbcji nowych środków finansowych (granty naukowe, dochody własne uczelni, dotacje zewnętrzne, subwencja oparta na zasadach nowej ustawy 2.0) oraz podnoszących efektywność wydatkowania dostępnych środków. Prace w poszczególnych obszarach polegać będą na: 1) konsultacjach wewnątrzuczelnianych prowadzonych w siedzibie uczelni (łącznie min. 30 godzin zegarowych – nie więcej niż 6 spotkań) oraz zdalnie (łącznie min. 30 godzin). Konsultacje w siedzibie uczelni polegać będą na przeprowadzeniu przez eksperta moderowanych spotkań, podczas których zostaną ustalone kierunki zmian w uczelni; 2) pisemnym opracowaniu projektów w/w aktów prawnych lub projektów aktów zmieniających, w wersji edytowalnej; 3) przeprowadzeniu testów legislacyjnych – poprzez weryfikację przygotowanych dokumentów przez dodatkowego eksperta lub ekspertów, pod kątem:  zgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego,  spójności wewnętrznej poszczególnych aktów prawnych,  spójności opracowanych aktów z założeniami kierunkowymi i strategicznymi uczelni,  zapewnienia właściwej kontroli nad wydatkowaniem środków publicznych pod względem legalności i gospodarności, której efektem będzie raport podsumowujący weryfikację ze wskazaniem ewentualnych niezbędnych poprawek legislacyjnych lub merytorycznych; 4) skorygowaniu w/w projektów aktów prawnych w oparciu o raport podsumowujący etap weryfikacyjny. Szacowany czas trwania Zadania 2: od dnia zawarcia umowy – 6 miesięcy Efektem zadania 2 będzie opracowanie usprawnienia procesów organizacyjnych wraz z nową strukturą organizacyjną. Ponadto opracowane zostaną projekty wewnątrzuczelnianych aktów prawnych dostosowanych do nowych przepisów (ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wraz z ustawą wprowadzającą oraz aktami wykonawczymi), w formie umożliwiającej uchwalenie lub przyjęcie przez właściwe organy uczelni. Efektem tego zadania będzie również opracowanie wytycznych dotyczących prowadzonej polityki finansowej uczelni, możliwych do wdrożenia w uczelni w kolejnych latach. Z uwagi na terminarz ustawowy, powyższe dokumenty powinny stanowić podstawę funkcjonowania uczelni w okresie co najmniej do 2020/2021 roku i umożliwić realizację podstawowych założeń strategicznych uczelni. Wszystkie opracowania i dokumenty wytworzone w ramach zadania 2 zostaną przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej w edytowalnych plikach, w terminie do końca trwania zadania 2. Zadanie 3 Zadanie to zakłada opracowanie nowej strategii rozwoju Uczelni, w ramach którego przewiduje się następujące działania: 1) Powołanie uczelnianego zespołu ds. strategii z udziałem eksperta zewnętrznego. Zadaniem eksperta zewnętrznego będzie facylitacja procesu opracowania strategii, w trakcie którego władze uczelni i uczelniany zespół ds. strategii podejmą decyzje, określające wizję i cele rozwoju uczelni. Ekspert zewnętrzny może dodatkowo rekomendować podjęcie określonych inicjatyw naprawczych lub rozwojowych, wynikających ze wskazanych przez uczelnię celów oraz wyników audytu lub dobrych praktyk organizacyjnych. 2) Przeprowadzenie moderowanych konsultacji – łącznie minimum 12 godzin zegarowych (minimum 3 spotkania). 3) Przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami uczelni – łącznie minimum 16 godzin zegarowych spotkań (nie więcej niż 4 spotkania) oraz minimum 10 godzin zegarowych tele- lub wideokonferencji (nie więcej niż 5 sesji). 4) Opracowanie zaktualizowanej strategii rozwoju uczelni uwzględniającej: • syntetyczne zestawienie istotnych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych rozwoju Uczelni (z użyciem metodyk typu SWOT, PESTLE itp.) oraz nawiązanie do aktualnej Strategii UP 2016-2022, • wizję Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu (w uzgodnionej perspektywie czasowej) oraz potwierdzenie misji uczelni, • cele strategiczne sformułowane w obszarach funkcjonowania uczelni takich jak: kształcenie, działalność naukowo-badawcza, relacje z otoczeniem społeczno-gospodarczym, administracja. 5) Poddanie dokumentu wewnątrzuczelnianym konsultacjom oraz opracowanie końcowej wersji. Szacowany czas trwania Zadania 3: od dnia zawarcia umowy – 12 miesięcy Efektem Zadania 3 będzie dokument strategii rozwoju uczelni, uwzględniającej przyjęte cele strategiczne. Wszystkie opracowania i dokumenty wytworzone w ramach zadania 3 zostaną przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej w edytowalnych plikach, w terminie do końca trwania zadania 3. Zadanie 4 W tym zadaniu prowadzone będzie monitorowanie i ewaluacja wdrożenia zmian wypracowanych w ramach w/w zadań, poprzez przeprowadzenie 4 konsultacji warsztatowych dotyczących wdrożenia – (konsultacje jednodniowe – minimum 8 godzin zegarowych każde spotkanie) dla zespołu ds. strategii oraz osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych celów strategicznych. 1) Konsultacje nr 1 obejmujące następujące elementy operacjonalizacji strategii: • wskazanie przez władze uczelni lub zespół ds. strategii inicjatyw (działania, projekty, programy, zmiany, praktyki) służących realizacji celów strategicznych, • wskazanie osób (lub podmiotów) odpowiedzialnych za realizację odpowiednich celów strategicznych, • wypracowanie przez zespół i osoby (podmioty) odpowiedzialne kryteriów służących do oceny realizacji celów strategicznych i monitorowania wdrożenia odpowiednich inicjatyw. 2) Konsultacje nr 2 - 4 obejmujące: • informacje zwrotne od osób (podmiotów) odpowiedzialnych za wdrożenie poszczególnych zmian umożliwiające cząstkowe ewaluacje i monitorowanie stopnia wdrożenia, • rekomendacje konsultantów zewnętrznych wspierające pokonywanie ewentualnych barier organizacyjnych i kulturowych podczas wdrażania tych zmian, • dostarczenie praktycznej wiedzy i dobrych praktyk na temat kierowania i komunikowania zmian w organizacji w formie instruktażu, rekomendacji lub konsultacji, • przeprowadzenie podsumowania zebranych informacji i ocen postępów wdrożenia w formie raportu (prezentacja ppt oraz opracowanie w edytowalnym pliku typu Word). Konsultacje warsztatowe prowadzone będą okresowo we wstępnie planowanych terminach: konsultacje nr 1 – szacowany termin realizacji – 09/10.2020 r.; konsultacje nr 2 – 12.2020r. / 01.2021r.; konsultacje nr 3 -03/04.2021r.; konsultacje nr 4 – 06/07.2021 r. Szacowany czas trwania Zadania 4: od dnia zawarcia umowy do 30.09.2021 r. Efektem Zadania 4 będzie raport porządkujący informacje zwrotne i ocenę postępów realizacji wdrożenia opracowywany przyrostowo, w czterech etapach, po każdych konsultacjach. Raport obejmować będzie również ewaluację czterech zadań realizowanych w ramach części I niniejszego zamówienia oraz wyniki ankiety pracowniczej wraz z komentarzem. 3.1.2. Przedmiot zamówienia w zakresie części II: Audyt kierunków studiów prowadzonych na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu pod kątem wsparcia wykorzystania informacji z rynku pracy. Wykorzystanie informacji z rynku pracy w ramach audytu ma służyć planowaniu kształcenia dopasowanego do potrzeb otoczenia społeczno – gospodarczego w regionie i zmieniających się warunków kształcenia wynikających ze zmian przepisów. W ramach badania uwzględnione będą wyniki uczelnianego monitoringu karier zawodowych absolwentów, prognozy zatrudnienia, badania wśród pracodawców w regionie. Przewidywane etapy realizacji: 1. Zapoznanie się z uczelnianymi dokumentami dotyczącymi wybranych kierunków (minimum jeden, rekomendowane dwa) w danej dyscyplinie wiodącej, m.in.: program studiów, sylwetka absolwenta, efekty kształcenia, sylabusy przedmiotów kierunkowych i specjalizacyjnych. 2. Analiza rynku pracy w kontekście zatrudnienia absolwentów wybranych kierunków (minimum jeden, rekomendowane dwa) przyporządkowanych do dyscypliny wiodącej: a) nauki leśne, b) rolnictwo i ogrodnictwo, c) technologia żywności i żywienia, d) weterynaria, e) zootechnika i rybactwo, f) inżynieria mechaniczna, g) inżynieria środowiska, górnictwo i energetyka, h) nauki biologiczne, i) ekonomia i finanse. W ramach tego działania konieczne jest wykorzystanie informacji z rynku pracy, takich jak: wyniki uczelnianego monitoringu karier zawodowych absolwentów, prognoz zatrudnienia, badania wśród pracodawców w regionie. 3. Analiza potrzeb kompetencyjnych i zapotrzebowania na wiedzę wśród potencjalnych pracodawców dla danego kierunku lub branży w kontekście efektów kształcenia i ich praktycznego wymiaru w procesie kształcenia w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu. 4. Opracowanie raportu i rekomendacji możliwych do zastosowania odnośnie niezbędnych zmian w programach kształcenia w danej dyscyplinie, aby kształcenie było lepiej dopasowane do potrzeb otoczenia społeczno-gospodarczego w regionie, w tym zestawienie kompetencji oczekiwanych przez pracodawców wraz z konkretnymi propozycjami działania dla Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu. Audyt powinien być zrealizowany w okresie od dnia zawarcia umowy do 31.05.2020 r.