Zarządzanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości Miasta i Gminy Końskie.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizowanie oraz wykonywanie prac związanych z zarządzaniem gminnym zasobem nieruchomości zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi oraz zgodnie z etyką zawodową w odniesieniu do następujących nieruchomości: 1. Budynki i lokale mieszkalne oraz tereny przyległe do nich stanowiące w 100% własność Gminy Końskie określone w załącznikiem Nr 1 do umowy. 2. Lokale użytkowe stanowiące w 100% własność Zamawiającego określone w załączniku Nr 2 do umowy. 3. Garaże z terenami pod garażami określone w załączniku Nr 3 do umowy. 4. Administrowanie gminnymi lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych określone w załączniku Nr 4 do umowy. 5. Windykacja wierzytelności. 6. Obsługa kasowa. 7. Utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenach powierzonych w zarządzanie. 8. Administrowanie danymi osobowymi w zakresie niezbędnym do realizacji umowy. Zakres ten nie będzie obejmował zadań dotyczących zarządzania częściami wspólnymi w nieruchomościach wspólnot mieszkaniowych wynikających z przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali (Dz. U. 2018. poz. 716). Integralną część przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 5 do umowy. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia (powierzchni powyższych nieruchomości) określone są w załączniku Nr 1 do specyfikacji – Wzór umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Łączna powierzchnia użytkowa wszystkich budynków i lokali mieszkalnych stanowiących 100% własność Gminy Końskie: 6 189,26 m² (186 lokali mieszkalnych zlokalizowanych w 27 budynkach), łączna powierzchnia terenów zielonych, na których znajdują się budynki będące 100% własnością Gminy Końskie: 15 900 m², łączna powierzchnia ternu utwardzonego: 3595 m², łączna powierzchnia lokali użytkowych: 682,46 m² (8 lokali użytkowych w 7 budynkach), łączna powierzchnia garaży: 185,38 m² (9 garaży), powierzchnia terenów pod garażami (zlokalizowanych przy 5 posesjach): 175,50 m², łączna powierzchnia użytkowa lokali mieszkalnych i użytkowych we wspólnotach mieszkaniowych: 9 232,27 m² (206 lokali mieszkalnych oraz 5 lokali użytkowych zlokalizowanych w 47 budynkach). Łączne ilości m² powierzchni użytkowej powyższych nieruchomości oraz terenów do nich przyległych stanowią podstawę do naliczenia wynagrodzenia. W przypadku ilościowej zmiany przedmiotu zamówienia w okresie obowiązywania umowy, zmianie ulegnie zakres zamówienia, a tym samym wynagrodzenie, które będzie naliczone według obowiązującej jednostkowej stawki. Dane dodatkowe do opisu przedmiotu Zamówienia: 1. Przekazywanie Zamawiającemu w terminie do 20 – go każdego dnia miesiąca pisemnych informacji dotyczących bieżących należności. 2. Monitorowanie spłat zadłużeń. 3. Wpisywanie dłużników do Krajowego Rejestru Dłużników. 4. Wysyłanie wezwań do zapłaty. 5. Rocznie prowadzonych jest około 50 postępowań sądowych, w tym: 45 o zapłatę i 5 o eksmisję. 6. Koszty sądowe i komornicze ponosi Zamawiający. 7. Czynności związane z eksmisją lokatorów z zajmowanych lokali do lokali socjalnych lub pomieszczeń tymczasowych wykonuje Zarządca (koszt opłat komorniczych ponosi Zamawiający) – w ciągu roku jest około 4 takich spraw. 8. Przeglądy okresowe budynków stanowiących 100 % własność Zamawiającego wykonuje na swój koszt Zarządca. 9. Przegląd kominiarski - 180 lokale mieszkalne + 6 pustostanów + 4 lokali użytkowych 10. Przegląd gazowy - 180 lokali mieszkalnych + 4 lokale użytkowe 11. Czyszczenie przewodów wentylacyjnych – 259 lokali mieszkalnych 12. Czyszczenie przewodów spalinowych -38 przewody spalinowe ( 2x na rok) 13. Czyszczenie przewodów dymowych – 56 lokali mieszkalnych (4x na rok) 14. Ilość wodomierzy do odczytu to: 79 szt. 15. Pogotowie techniczne Zarządca zobowiązany jest utrzymywać 24 godz. na dobę i przystępować niezwłocznie do zabezpieczenia awarii po otrzymaniu wiadomości od najemcy lub odpowiednich służb (maksymalny czas rozpoczęcia zabezpieczenia awarii nie może przekroczyć 2 godzin). Pogotowie techniczne obejmuje również lokale gminne w budynkach wspólnot mieszkaniowych. Koszt interwencji i zabezpieczania awarii ponosi Zarządca, a kosztem usunięcia awarii obciąża Zamawiającego. Zarządca zobowiązuje się zatrudnić na umowę o pracę 3 konserwatorów do obsługi pogotowia. 16. Powierzchnia zieleni na działkach na których znajdują się budynki 100% wynosi ok. 15900 m², a terenu utwardzonego około 3595 m². 17. Obecnie Zarządca obsługuje 3 zbiorniki bezodpływowe na nieczystości ciekłe. Wykonawca zobowiązany jest nie dopuścić do ich przepełnienia, a Zamawiający pokrywa koszt wywozu. 18. Posiadaną dokumentację techniczną (w wersji papierowej) obecny Zarządca zobowiązany jest zgodne z umową przekazać w ciągu jednego miesiąca od protokolarnego przekazania Zamawiającemu. Obecny Zarządca przekaże w formie papierowej wykaz budynków wraz z danymi adresowymi, wykaz lokali wraz z ich najemcami i ilością osób uprawnionych do zamieszkania, wykaz naliczeń czynszów i opłat dodatkowych wraz z ich saldami, wykaz prowadzonych postępowań sądowych . 19. Zarządca przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiór danych osobowych, o których mowa Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1). 20. Miesięczne stawki za 1m² zarządzanych i administrowanych lokali mieszkalnych, użytkowych oraz garaży i terenów pod garażami, oraz administrowania lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych należy podać według poniższego wzoru: a) stawka /brutto/ za zarządzanie lokalami mieszkalnymi (100% własność) ………….zł/m², b) stawka /brutto/ za zarządzanie lokalami użytkowymi (100% własność) .…………zł/m², c) stawka /brutto/ za zarządzanie garażami ……….. zł/m², d) stawka /brutto/ za zarządzanie terenami pod garażami ………… zł/m², e) stawka /brutto/ za administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi we wspólnotach mieszkaniowych ……… zł/m². 21. Powyższe stawki powinny zawierać koszty zarządzania i administrowania, koszty windykacji wierzytelności, koszty obsługi kasowej oraz koszty eksploatacji i napraw bieżących skalkulowane łącznie w zależności od rodzaju zarządzanych i administrowanych nieruchomości. 22. Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3a ustawy, wymaga osoby wykonujące czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia określone w przedmiotowym punkcie, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1٭ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2018. poz. 917) , zostały zatrudnione przez zarządcę lub jego podwykonawcę na podstawie umowy o pracę. Zarządca lub jego podwykonawca zatrudni wyżej wymienione osoby na okres realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przed zakończeniem tego okresu, zobowiązuje się do niezwłocznego zatrudnienia innej osoby. ٭art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Rodzaj czynności niezbędnych do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez zarządcę lub jego podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: - obsługa administracyjna budynków i mieszkańców, - obsługa budynków i mieszkańców w zakresie bieżącej konserwacji, - obsługa kasowa, - windykacja wierzytelności, - obsługa Punktu Obsługi Klienta, - czynności związane z utrzymaniem nieruchomości tj. sprzątanie budynków, zamiatanie chodników, - utrzymanie pogotowia elektrycznego, wod. – kan., c.o., i gazowego 24h na dobę. Uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez zarządcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Sposób dokumentowania zatrudnienia ww. osób a) Zarządca w terminie do 10 dni licząc od dnia podpisania umowy będzie zobowiązany do przedstawienia zamawiającemu dokumentów potwierdzających zatrudnienie wymaganych tj. oświadczenia, że osoby wykonujące czynności, o których mowa powyżej, są zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy b) Sankcje z tytułu niespełnienia wymagań w zakresie zatrudnienia. W przypadku nie przedstawienia w terminie informacji, o której mowa w 22 a) SIWZ zarządca zapłaci zamawiającemu karę w wysokości 10000,00 PLN.