Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Szprotawa

Opis przedmiotu przetargu: 3. Opis przedmiotu zamówienia. 3.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych. 3.2 Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64100000-0 – usługi pocztowe i kurierskie 3.3 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia : 3.3.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529); 3.3.2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B): a) zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe – przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii, c) polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może być większy niż: wysokości 20 mm, szerokości 230mm. długość 325 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3.3.3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 30.000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. e)nadawane na warunkach szczególnych. Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach: Minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach: Minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3.3.4. Wykonawca będzie dostarczał korespondencję adresowaną do Zamawiającego od poniedziałku do piątku do godziny 10:00 do jego siedziby. 3.3.5.Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, z Biura Obsługi, zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego w Szprotawie od poniedziałku do piątku tj: - raz dziennie w godz. między 13:30-14:00 Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 3.3.6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej),określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku(pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 3.3.7.Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 3.3.8.Stały odbiór: Wykonawca zobowiązany będzie do stałego odbioru listów i paczek z Urzędu Miejskiego w Szprotawie przy ul. Rynek 45. 3.3.9. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek b) dla przesyłek zwykłych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 3.3.10. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 3.3.11. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 3.3.12.Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca wyjaśni je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym 3.3.13. „Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata”. 3.3.14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego zwroty niedostarczonych rejestrowych przesyłek pocztowych nie później niż w ciągu 20 dni od daty ich odbioru z siedziby Zamawiającego oraz zwroty przesyłek nierejestrowanych niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów w terminie 7 dni od dnia odbioru z siedziby Zamawiającego. Wykonawca będzie dostarczał w/w przesyłki w następujących terminach : - rejestrowane do 5 dni roboczych - nierejstrowane do 3 dni roboczych - wskazane terminy doręczeń odnoszą się do świadczenia usług w obrocie krajowym. 3.3.15.W załączniku nr 1 do SIWZ (formularz ofertowy) znajdują się rodzaje przesyłek (usług pocztowych) jakie będą zlecane wykonawcy oraz średnie ilości danej korespondencji w skali miesiąca. Zamawiający przyjął średnie miesięczne ilości przesyłek każdego rodzaju, w oparciu o analizę potrzeb i jako podstawę do wyliczenia ceny. Z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w skali miesięcznej mogą odbiegać od podanych średnich ilości. 3.3.16. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3.3.17 Wymogi dotyczące zatrudnienia pracowników do wykonywania przedmiotu zamówienia: 1) Zamawiający na podstawie art. 29 ust. 3a Ustawy Pzp, wymaga aby Wykonawca lub Podwykonawca, zatrudniał do realizacji przedmiotu zamówienia osoby ( w ilości niezbędnej do prawidłowej realizacji całego zakresu zamówienia opisanego w SIWZ) na podstawie umowy o pracę (tam gdzie zatrudnienie na umowę o pracę jest wymagane prawem), jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonaniu pracy w sposób określony w art.22 § 1 ustawy zdnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz. z 2014r poz.1502,z późn. zm.) 2) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 3) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: • oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; 4) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci rozwiązania umowy z wykonawcą. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. 5) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 3.3.18 Zobowiązania Wykonawcy dotyczące ochrony danych osobowych 1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie. 2. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki techniczne i organizacyjne, przewidziane w art. 36-39 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych w szczególności do: 1) nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony, lub wyznaczenia do tego Administratora Bezpieczeństwa Informacji, 2) dopuszczania do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie, 3) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane, 4) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 5) zapewnienia, że osoby, które zostały przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych, będą zachowywały w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia, 6) opracowania i wdrożenia Polityki bezpieczeństwa, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w spr. dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, 7) opracowania i wdrożenia Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia. 3. Wykonawca zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a w/w Ustawy,