„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz Urzędu Gminy Wielka Wieś ”

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych – przez operatora pocztowego(„operator pocztowy” - przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych) w obrocie krajowym (cały kraj) i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz Urzędu Gminy Wielka Wieś, w okresie od dnia 2.01.2020r. do dnia 31.12.2020r. 2. Zamawiający wymaga wykonania usługi w standardzie właściwym dla powszechnej usługi pocztowej, gdyż przedmiotem niniejszego zamówienia jest doręczanie w głównej mierze przesyłek o charakterze administracyjnym, w których skuteczność doręczenia oraz rygory związane z prawidłowym awizowaniem mają doniosłe znaczenie procesowe. 3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia (rodzaje przesyłek, ich waga i ilość) zawarty jest w załączniku nr 4 do niniejszej SIWZ (plik w formacie Excel). 4. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: 1) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Dz. U. z 2018 r., poz. 2188 z póź. zm., 2) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 z póź. zm. w zakresie doręczeń pism w postępowaniu administracyjnym. 3) W przypadku zmiany przepisów w tym zakresie będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące, bez konieczności aneksowania umowy. 5. Rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe (orientacyjne - na podstawie historii usług pocztowych Zamawiającego) i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Do kalkulacji „nadawanych ilości”, określonych w załączniku nr 4, Zamawiający przyjął średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju, z tym, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych średnich ilości. 6. Świadczenie usług pocztowych będzie polegało na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych w gabarytach A i B: a) przesyłek krajowych:  przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe ekonomiczne,  przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe priorytetowe,  przesyłki listowe polecone ekonomiczne,  przesyłki listowe polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru,  przesyłki listowe polecone priorytetowe,  przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru b) przesyłek zagranicznych:  przesyłki listowe polecone ekonomiczne,  przesyłki listowe polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru,  przesyłki listowe polecone priorytetowe,  przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, c) paczek pocztowych krajowych:  paczki pocztowe ekonomiczne,  paczki pocztowe ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru,  paczki pocztowe priorytetowe,  paczki pocztowe priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, d) zwrotów przesyłek. 7. Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:  zwykłe ekonomiczne – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,  zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,  polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,  polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,  polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,  polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym. b) przez paczki pocztowe, rozumie się paczki:  zwykłe ekonomiczne - rejestrowane nie będącą paczkami najszybszej kategorii,  priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii. 8. Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują: 1) Przesyłki listowe krajowe o wagach: a) do 350 gram (gabaryt A i B*) b) ponad 350 gram do 1000 gram (gabaryt A i B*) c) ponad 1000 gram do 2000 gram (gabaryt A i B*) * GABARYT A – to przesyłki o wymiarach:  minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,  maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm * GABARYT B – to przesyłki o wymiarach:  minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,  maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm 2) Przesyłki listowe zagraniczne o wagach: b) do 50 gram, c) ponad 50 gram do 100 gram, d) ponad 100 gram do 350 gram, e) ponad 350 gram do 500 gram, 4) Paczki pocztowe o wagach: a) do 1 kg (gabaryt A i B*) b) od 1 kg do 2 kg (gabaryt A i B*) c) od 2 kg do 5 kg (gabaryt A i B*) * GABARYT A – to paczki o wymiarach:  minimum – wymiar strony adresowej nie mniejszej niż 90 x 140 mm,  maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm oraz wysokości 300 mm. * GABARYT B – to paczki o wymiarach:  minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 m, wysokość 300 mm;  maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 9. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i na całym świecie. 10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługę odbioru poczty nadawanej z siedziby Urzędu Gminy Wielka Wieś, Pl. Wspólnoty 1, 32-085 Szyce we wszystkich dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godz. 13.00 – 14.30 – przewiduje się możliwość dokonania zmiany dokładnej godziny odbioru przesyłek. 11. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 12. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca doręczał przesyłki pocztowe do siedziby Urzędu Gminy Wielka Wieś, pl. Wspólnoty 1, 32-085 Szyce w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu Gminy Wielka Wieś. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Nadanie przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. 13. Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym oraz umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki. 14. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem (np. nadruk). 15. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego oraz potwierdzenia odbioru Wykonawcy (dostarczane bezpłatnie przez Wykonawcę). Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 16. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 17. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004, nr 5 poz. 34 z późn. zm.). 18. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. Zwrot niedoręczonych przesyłek odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia z podaniem przyczyny ich niedoręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w powyższym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 19. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego. 20. Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 7-go miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. Płatności za wykonane usługi będą następować w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 21. Zamawiający określił w załączniku Nr 1 (plik w formacie Excel) do niniejszego zakresu zamówienia przewidywane ilości nadawanych przesyłek przez okres obowiązywania umowy. Ilości przesyłek pocztowych podane w tym załączniku zostały przyjęte przez Zamawiającego szacunkowo. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieokreślonych w załączniku nr 4 podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 22. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, c) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 23. Zamawiający dopuszcza stosowanie upustów przez Wykonawcę do umowy w przypadku kiedy zostaną one ustalone przez jednostki nadrzędne obu stron. 24. Usługi pocztowe objęte niniejszą umową realizowane będą z uwzględnieniem: a) aktualnie obowiązujących przepisów prawa regulujących wykonywanie usług pocztowych, b) regulaminu świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym i umowie, nie będą miały zastosowania, c) wymagań wynikających z zapytania ofertowego. 25. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych objętych niniejszą umową Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie na podstawie przepisów zawartych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.. 26. Strony umowy zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, w szczególności informacji o danych osobowych, w których posiadanie weszły lub wejdą w związku z realizacją niniejszej umowy. Strony umowy zobowiązują się również do zachowania w tajemnicy oraz odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich dokumentów przekazanych przez drugą stronę. Uzyskane informacje oraz otrzymane dokumenty mogą być wykorzystane wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy. 27. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawcy przysługuje jedynie wynagrodzenie należne z tytułu wykonania części umowy. 28. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze Stron w formie pisemnej, z obowiązkiem dokonania płatności za czynności będące w toku wynikające z wykonania umowy: a) w terminie natychmiastowym, w przypadku niedotrzymania warunków niniejszej umowy, lub w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy przepisów podatkowych i przepisów prawnych regulujących działalność pocztową, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy, b) z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, bez podania powodów. 29. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 30. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz przepisy regulujące działalność pocztową. 31. Po rozstrzygnięciu postępowania, Zamawiający dopuszcza podpisanie porozumienia precyzującego kwestie techniczne między innymi takie jak: wskazanie placówek pocztowych Wykonawcy obsługujących Zamawiającego, prawidłowe oznaczenie nadawanych przesyłek przez Zamawiającego, regulacje technologiczne i regulaminy. 32. Opłata za niewykonaną usługę komplementarną (tj. potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej) podlega zwrotowi w wysokości wniesionej przy nadaniu przesyłek poleconych z potwierdzeniem odbioru. Zwrot dokonywany będzie poprzez pomniejszenie kwoty opłat za zwrócone przesyłki polecone. 33. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez wykonawcę. 34. Zamawiający zobowiązuje się do: a) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach, b) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą, c) przekazania przesyłek rejestrowanych Wykonawcy wg książki nadawczej stosowanej przez Zamawiającego i uzgodnionej z Wykonawcą. 35. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania prawne zawarte w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U z 2018 r., poz.421, ze zm.).