Usługa audytu zewnętrznego projektu informatycznego pt.: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA

Poznań: Usługa audytu zewnętrznego projektu informatycznego pt.: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA


Numer ogłoszenia: 66256 - 2013; data zamieszczenia: 18.02.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu , ul. Wojska Polskiego 28, 60-637 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8487023, 8487043, faks 061 8487043, 8487145.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.au.poznan.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa audytu zewnętrznego projektu informatycznego pt.: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest audyt projektu informatycznego: Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA, Nr: UDA-POIG.02.03.02-00-031-09-05. Projekt realizowany jest od dnia 01.01.2009 do dnia 31.12.2013 roku. Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007- 2013. Priorytet 2: Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.3: Inwestycje związane z rozwojem infrastruktury informatycznej nauki, Podziałanie 2.3.2 Projekty w zakresie rozwoju zasobów informacyjnych nauki w postaci cyfrowej. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 2.Opis przedmiotu zamówienia: 2.1Audyt należy przeprowadzić zgodnie z wytycznymi Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków na naukę (Dz. U. nr 207 poz. 1237), w szczególności warunki określone w § 2 ust 1 i 2. 2.2 Zgodnie Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 6 celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat: a.wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; b.realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie; c.poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej. 2.3Oprócz oceny prawidłowości realizacji projektu, audyt ma również na celu doradztwo w zakresie polepszania metod jego realizacji. 2.4Audytor będzie miał obowiązek przekazania kopii dokumentacji roboczych: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów. Zamawiający wymaga, aby audyt był prowadzony co najmniej poprzez analizę dokumentacji projektu, wywiady z pracownikami i wykonawcami. Ponadto Zamawiający wymaga zorganizowania spotkania otwierającego, zamykającego oraz wszelkich innych niezbędnych spotkań w trakcie prowadzenia audytu. Wszelka korespondencja między Zamawiającym a Wykonawcą powinna odbywać się z zachowaniem formy pisemnej. 3.Audyt projektu obejmuje sprawdzenie: a.osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; b.poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; c.płatności wydatków związanych z projektem; d.wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; e.terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; f.sposobu monitorowania realizacji celów projektu; g.sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; h.przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; i.realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 4.Audytowi podlega zadanie wykonywane w ramach projektu informatycznego: nr: UDA-POIG.02.03.02-00-031-09-05 pt. Rozbudowa i przekształcenie bibliograficznej bazy danych AGRO w bazę bibliograficzno-abstraktową z wykorzystaniem oprogramowania YADDA 5.Miejsce koordynatora wykonywania projektu - Biblioteka Głowna UP - Centrum Informacji Naukowej, ul. Witosa 45, 61-693 Poznań. 6.Całkowita wartość projektu wg umowy z NCBiR wynosi: 4 852 298,00 złotych. 7.Dokumentacja dotycząca projektu m. in.: a.wnioski o wypłacenie zaliczki b.umowy z wykonawcami; c.aneksy do umów d.faktury oraz inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia badania audytowego. 8.Miejsce dotyczące przechowywania dokumentacji projektu: Oryginały dokumentacji projektu są przechowywane w siedzibie Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu, 60-637 Poznań, ul. Wojska Polskiego 28. 9.Zakres audytu: a.gotowość organizacyjną beneficjenta i jego procedury wewnętrzne, b.audyt finansowy, c.audyt realizacji projektu, d.wizyta na miejscu realizacji projektu, e.prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, f.wdrażanie zaleceń pokontrolnych, g.analiza powodzenia projektu. 10.Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu, zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 13. 1. zwane dalej sprawozdaniem. 11.Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 14. 1. sprawozdanie zawierać będzie: a.datę sporządzenia; b.nazwę i adres audytowanego podmiotu; c.nazwę i numer projektu - w przypadku audytu projektu; d.oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; e.imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; f.cele audytu; g.podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; h.termin, w którym przeprowadzono audyt; i.zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; j.ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; k.informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; l.zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; m.określenie kwoty uzyskanych, rozliczonych i przechodzących na kolejny rok środków dotacji statutowej; n.określenie kwoty nierozliczonych środków dotacji statutowej podlegających zwrotowi; o.określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; p.zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nie- prawidłowości w działalności audytowanego pod- miotu; q.podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej nazwę jednostki. 12.Wykonawca przedłoży sprawozdanie ostateczne w 3 egzemplarzach, w języku polskim w formie pisemnej oraz załączy w/w sprawozdanie na płycie CD. Zakres i sposób sporządzenia sprawozdania został opisany w (Dz. U. nr 207 poz. 1237)..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3, 79.21.21.00-4.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.03.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Na podstawie oświadczenia

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • wykaz wykonanych, minimum dwóch audytów finansowanych zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237., a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców (załącznik nr 4) oraz załączeniem dokumentu (np. referencje, zaświadczenie wystawione przez podmiot zlecające badania audytowe) potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, (na potwierdzenie warunku określonego w rozdziale VIII pkt 3 niniejszej SIWZ),

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Na podstawie oświadczenia

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Na podstawie oświadczenia

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Na podstawie oświadczenia

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. wypełniony formularz oferty - załącznika nr 1,

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiana umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1.zmiany zasad dokonywania odbioru przedmiotu zamówienia; 2.zmian będących następstwem okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności wstrzymania realizacji zamówienia przez Zamawiającego; 3.siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie zamówienia; 4.w przypadku wystąpienia którejkolwiek z okoliczności wskazanej w pkt. 1, 3, termin wykonania umowy może ulec odpowiedniemu wydłużeniu o czas niezbędny do wykonania umowy w sposób należyty; 5.zmiany terminów płatności wynikające z wszelkich zmian wprowadzonych do umowy

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.up. poznan.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
SIWZ można pobrać w formie papierowej od Zamawiającego w budynku Collegium Maximum Uniwersytetu Przyrodniczego ul. Wojska Polskiego 28, IV piętro pok. 407 w godz. 10:00 do 12:00.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
01.03.2013 godzina 09:00, miejsce: budynek Collegium Maximum Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu ul. Wojska Polskiego 28, IV piętro pok. 407 Biuro Zamówień Publicznych.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
UDA-POIG.02.03.02-00-031/09-05. Projekt realizowany jest od dnia 01.01.2009 do dnia 31.12.2013 roku. Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007- 2013. Priorytet 2: Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.3: Inwestycje związane z rozwojem infrastruktury informatycznej nauki, Podziałanie 2.3.2 Projekty w zakresie rozwoju zasobów informacyjnych nauki w postaci cyfrowej. Projekt współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie