Rozbudowa oraz świadczenie usług serwisu, nadzoru autorskiego i rozwoju oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz

Szczecin: Rozbudowa oraz świadczenie usług serwisu, nadzoru autorskiego i rozwoju oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz


Numer ogłoszenia: 78727 - 2016; data zamieszczenia: 09.06.2016

OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Dostawy

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Zachodniopomorskie-Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, woj. zachodniopomorskie, tel. 091 44 67 120, faks 091 44 67 185 , strona internetowa www.wzp.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rozbudowa oraz świadczenie usług serwisu, nadzoru autorskiego i rozwoju oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Dostawy.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest rozbudowa oraz świadczenie usług serwisu, nadzoru autorskiego i rozwoju oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz szczegółowo opisanego w zaproszeniu do negocjacji z wykonawcą..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8.

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienie z wolnej ręki

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienie wyboru trybu
  

  Urząd Marszałkowski korzysta ze zintegrowanego systemu informatycznego Ratusz od 2004 roku. System ten umożliwia wykonywanie bieżących zadań związanych z finansowo-księgową obsługą działalności Urzędu i w głównej mierze jest wykorzystywany przez Wydział Finansów i Budżetu. Z systemu korzystają również wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne komórki organizacyjne urzędu, zasilające danymi system finansowo-księgowy. W roku 2011 miała miejsce rozbudowa systemu, w ramach której zostały wdrożone dodatkowe moduły przeznaczone do analizy danych oraz raportowania, a w roku 2013 zakupiono moduły wykorzystywane przez Wydział Rolnictwa i Rybactwa do obsługi należności z tytułu wyłączenia gruntów rolnych z produkcji. Zgodnie z wyrokiem Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej z września 2016 r. oraz wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z października 2015 r. samorządowe jednostki budżetowe nie posiadają odrębności podatkowej na gruncie przepisów o VAT i wszelkie ich czynności powinny być rozliczane przez jednostkę samorządu terytorialnego. Konsekwencją tych wyroków jest obowiązek dokonania najpóźniej do 31.12.2016 r. centralizacji w zakresie VAT w samorządach. Wymaga to rozbudowy systemu Ratusz o program pod nazwą Portal budżetowy dla jednostek organizacyjnych w zakresie rejestru VAT, który powiązany musi zostać z programem Faktura oraz Finanse. Aby zapewnić sprawną wymianę danych pomiędzy systemami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego a pozostałymi wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi i aby można było odpowiednio rozliczyć sprzedaż i zakupy związane z podatkiem VAT zgodnie z nowymi przepisami, należy również zakupić dodatkowe licencje programu Faktura. W związku ze zmianą ustawy z dnia 3 lutego 1995 r. o ochronie gruntów rolnych i leśnych z dniem 25 maja 2013 roku marszałek województwa stał się organem egzekucyjnym uprawnionym do egzekucji należności za zobowiązania z tytułu dochodów województwa związanych z wyłączeniem gruntów rolnych z produkcji ( Dz.U. z 2013 r. poz. 503). Marszałek województwa jest również wierzycielem w stosunku do ww. należności, realizującym te zadania od 1999 roku. Obecnie pracownicy Wydziału Rolnictwa i Rybactwa działający w imieniu wierzyciela posługują się systemem informatycznym Rejestr Opłat i Umowy dochodowe pakietu Ratusz firmy REKORD SI Sp. z o.o., w ramach którego ewidencjonowane są decyzje dotyczące naliczenia należności jednorazowych i opłat rocznych za wyłączenie gruntów rolnych z produkcji oraz dokonywane wpłaty i ich rozliczenia. W przypadku powstania zaległości generowane są z sytemu upomnienia i tytuły wykonawcze, które następnie są przekazywane na stanowisko pracownika prowadzącego egzekucję. W związku z powyższym istnieje potrzeba zakupu licencji programu eGzekucje, wchodzącego w skład zintegrowanego pakietu RATUSZ firmy REKORD SI Sp. z o.o., co ułatwi prowadzenie postępowania egzekucyjnego w jednolitym systemie oraz pod nadzorem autorskim i w ramach serwisu świadczonego przez jednego wykonawcę. Ze względu na częste sytuacje w których wymagana jest prezentacja danych historycznych na posiedzenia Zarządu, Komisji Sejmiku lub też dla mediów, a których nie można wygenerować bezpośrednio z systemu Ratusz lub z systemu PlanB, niezbędne jest wykonanie nowych oraz modyfikacja i dostosowanie istniejących raportów wykorzystywanego programu Lider, aby umożliwić szybkie i proste pozyskiwanie informacji o wieloletnich wielkościach budżetowych bezpośrednio z tego systemu. Dotychczas wykorzystywane w module Lider zestawienia dla wydatków w układzie wieloletnim niejednokrotnie skróciły czas pracy, który byłby niezbędny do ich wykonania np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Zapewnienie ciągłości działania systemu Ratusz wymaga okresowych aktualizacji baz danych i dostępu do niezbędnej pomocy technicznej w przypadku awarii. Utrzymanie pełnej funkcjonalności systemu wiąże się z koniecznością bieżącego dostosowywania oprogramowania do zmian stanu prawnego. Takie prace i usługi wymagają niejednokrotnie modyfikacji oprogramowania, w związku z czym mogą być zrealizowane wyłącznie przez jego producenta, który posiada kod źródłowy aplikacji oraz któremu przysługują majątkowe prawa autorskie do aplikacji. Podmiotem dysponującym uprawnieniami do dokonywania zmian w oprogramowaniu i świadczenia opieki technicznej jest tylko i wyłącznie Spółka REKORD SI Spółka z o.o., co potwierdza m.in. prowadzona z wykonawcą korespondencja. Firma REKORD SI Sp. z o. o., jest jedynym podmiotem posiadającym kod źródłowy aplikacji i wyłącznie ona może świadczyć usługi serwisowania aplikacji, wykonywać niezbędne modyfikacje programu oraz dostosowywać ją do obowiązujących przepisów prawnych. Analiza okoliczności towarzyszących ww. zamówieniu prowadzi do wniosku, że wystąpiły przesłanki uzasadniające udzielenie zamówienia z wolnej ręki w trybie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a) i b) ustawy PZP. U podstaw takiej oceny leży ustalenie, że aktualnie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący w stanie zrealizować zamówienie zarówno od strony technicznej jak i prawnej. Zaistniała sytuacja wskazuje aktualizację dwóch przesłanek umożliwiających zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki: - art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy PZP wskazujący, iż Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze - firma REKORD SI Sp. z o. o. jest twórcą oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz, z którego Zamawiający korzysta od 2004 roku. Efektywna, wieloletnia współpraca oraz potrzeba jej kontynuowania w kolejnych latach sprawia, że przedmiot zamówienia może być faktycznie realizowany tylko przez jednego wykonawcę. Decyzja Zamawiającego o kontynuowaniu współpracy firmą REKORD SI Sp. z o.o. w zakresie oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz nie jest oparta na subiektywnym przekonaniu, że proponowany wykonawca jest jedynym zdolnym do wykonania zamówienia. Celem działań podejmowanych przez Zamawiającego jest prawidłowe wykonywanie bieżących zadań związanych z finansowo-księgową obsługą działalności Urzędu, co niewątpliwie wiąże się technicznymi i obiektywnymi wymogami w tym m.in. z koniecznością zachowania tych samych norm, standardów czy parametrów technicznych. Wymogi odnoszące się do technicznego aspektu obsługi oprogramowania sprawiają, że usługa może być świadczona tylko przez podmiot będący autorem oprogramowania wykorzystywanego w Urzędzie. - art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy PZP wskazujący, iż Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. Zgodnie z przywołanym przepisem skorzystanie z trybu zamówienia z wolnej ręki jest uzasadnione jedynie wówczas, gdy spełnią się dwie przesłanki. Po pierwsze, realizacja planowanego postępowania jest możliwa wyłącznie prze wykonawcę, któremu przysługuje wyłączne uprawnienie do wykonania danego rodzaju świadczenia. Dodatkowo, źródła uprawnienia danego wykonawcy muszą wynikać z innych przepisów, którymi najczęściej są przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm. - dalej p.a.p.p.). Spółka REKORD SI Sp. z o. o. jest twórcą oprogramowania finansowo-księgowego Ratusz, co skutkuje objęciem ich utworu ochroną wynikająca z p.a.p.p. Autorstwo ww. oprogramowania daje firmie REKORD SI Sp. z o.o. wyłączność na dokonywanie zmian w kodzie programu w związku z ochroną autorskich praw osobistych, wynikających z nienaruszalności treści i formy utworu (art. 16 ww. ustawy). Aplikacja komputerowa (oprogramowanie) stanowi utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 p.a.p.p., zgodnie z którym przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Zgodnie z art. 16 pkt 3 p.a.p.p. ochrona autorskich praw osobistych wyraża się m.in. w nienaruszalności treści i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania. Autorskie prawa majątkowe rozumiane są jako zbiór uprawnień przysługują twórcy utworu, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień ekonomicznych wynikających z uprawnień autora. Prawo rozporządzania utworem obejmuje w szczególności prawo rozporządzania uprawnieniami majątkowymi. Wprowadzenie zmian do oprogramowania, tak jak do każdego utworu może być wykonywane bądź przez samego autora utworu (programu) bądź przez inny podmiot. Zmiana dokumentacji projektowej przez inny podmiot niż sam autor jest jednak dopuszczalna pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów wynikających z p.a.p.p., a znajdujących uzasadnienie w ochronie zarówno autorskich praw osobistych jak i majątkowych. Zgodnie z art. 49 ust. 2 p.a.p.p. nabywca autorskich praw majątkowych (zamawiający) choćby nabył całość autorskich praw majątkowych, nie może, bez zgody twórcy wprowadzać w utworze zmian, chyba że zmiany są spowodowane oczywistą koniecznością, a autor nie miałby słusznej podstawy by się im sprzeciwić. P.a.p.p. wprowadza więc generalny zakaz dokonywania zmian w utworze bez zgody jego autora. Modyfikacje oprogramowania mogą więc być wprowadzone, ale tylko i wyłącznie pod warunkiem wyrażenia na nie zgody przez autora programu. Zgodnie ze zgromadzonymi dokumentami autor oprogramowania nie wyraził zgody na dokonywanie jakichkolwiek zmian bez jego udziału oraz zaznaczył, iż jest jedynym podmiotem, jakiemu przysługują uprawniania do kodów źródłowych wykorzystywanego oprogramowania. Dodatkowym argumentem wskazującym na prawidłowość wyboru procedury są działania Urzędu Zamówień Publicznych, który w tym samym trybie zlecał Autorską opiekę informatyczną nad systemem informatycznym Urzędu Zamówień Publicznych (ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 48329 - 2014 z dnia 6 marca 2014 r.). W uzasadnieniu prawnym przywołanego ogłoszenia wskazano (analogicznie jak w przedkładanym wniosku), iż wykonawca był autorem zarówno systemu informatycznego opartego na platformie aplikacyjnej Magic, z którego korzysta Urząd Zamówień Publicznych, jak również autorem systemu zapasowego Portalu UZP. Jako autor oprogramowania i posiadacz praw autorskich wykonawca był jedynym podmiotem uprawnionym do dokonywania zmian i modyfikacji.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• REKORD SI Spółka z o.o, ul. Kasprowicza 5, 43-300 Bielsko Biała, kraj/woj. małopolskie.