Prowadzenie Centrum Wdrażania Projektów przy Białowieskim Parku Narodowym. - pl-białowieża: studia wykonalności, usługi doradcze, analizy

Opis przedmiotu przetargu: szczegółowy opis zadań wchodzących w skład usługi „prowadzenie centrum wdrażania projektów przy białowieskim parku narodowym” (zwanym dalej „centrum”) a. działania analityczne 1. zakres zadania wykonanie a) analizę zasobów regionu obejmującego obszar powiatu hajnowskiego kapitał ludzki, potencjalne tereny inwestycyjne, zapotrzebowanie na usługi i dostawy, istniejąca infrastruktura, oferta i baza turystyczna, funkcjonowanie lokalnych i ponadregionalnych ngo działających na rzecz wsparcia rozwoju rynku pracy, produktów rolnych pochodzenia lokalnego, rękodzieła itp. służących generowaniu miejsc pracy oraz powstawaniu alternatywnych, w stosunku do użytkowania zasobów puszczy białowieskiej, źródeł dochodów mieszkańców. b) ekspertyzy pozwalającej na określenie barier rozwoju lokalnego oraz potencjalnych sposobów ich likwidacji z zachowaniem wymogów ochrony bezcennych walorów przyrodniczych, c) szczegółowej koncepcji zagospodarowania turystycznego powiatu, prowadzącej do stworzenia spójnej „regionalnej” oferty turystycznej uwzględniającej możliwości inwestowania na obszarach przyrodniczo cennych, potrzeby i możliwości finansowe samorządów, a także zamierzenia inwestorów prywatnych w zakresie obiekty turystyczne, infrastruktura szlaków turystycznych, programy zwiedzania i pobytu, itp. d) analizy dostępnego i potencjalnego wsparcia zewnętrznego rozwoju lokalnego, z uwzględnieniem różnych grup wiekowych, zawodowych, społecznych oraz potrzeb lokalnej przedsiębiorczości, e) ekspertyzy określającej możliwości i zakres udziału parku w kreowaniu potencjalnych przedsięwzięć biznesowych, 2. zasady realizacji części a zamówienia a) etapy prac 1) pozyskanie i analiza dostępnych baz danych zawierających dane statystyczne, raportów rynkowych, raportów branżowych, publikacji prasowych i internetowych, katalogów, biuletynów, informacji na stronach www, ogólnodostępnych informacji o sytuacji poszczególnych gmin, rynku pracy, rynku zamówień publicznych itp. oraz innych źródeł analiza danych koniecznych do zrealizowania zadania (zarówno danych zastanych jak i powstałych na potrzeby funkcjonowania tego projektu), w tym z poszczególnych sołectw/gmin objętych zamówieniem (obszar podstawowy) oraz uzupełniających z pozostałych gmin powiatu hajnowskiego, 2) sporządzenie raportu końcowego, b) wymienione w punkcie a, podpunkt 1 zagadnienia mogą być przygotowane jako odrębne opracowania(odrębne tomy) lub jako jedno zbiorcze opracowanie. w obu przypadkach zwane są ekspertyzą. sposób przygotowania w tym zakresie, określa wykonawca w uzgodnieniu z zamawiającym. c) pozyskanie i analiza danych oraz ekspertyza będzie dotyczyć obszaru powiatu hajnowskiego. priorytetowo należy przeanalizować obszar podstawowy na który składa się obszar 4 gmin narewka, białowieża, hajnówka, dubicze cerkiewne. obszar podstawowy jest podzielony na 84 sołectwa i miasto hajnówka, o łącznej powierzchni ok. 1008 km2, zamieszkuje go ok. 46 tys. mieszkańców (dane z 2004 roku). obszar uzupełniający to obszar gmin czyże, narew, czeremcha, miasto i gmina kleszczele o powierzchni ok. 615 km2. łączne zaludnienie powiatu hajnowskiego to ok. 48.5 tys. mieszkańców (dane z 2005 roku), d) jeżeli wiedza i doświadczenie wykonawcy będą wskazywać na konieczność rozszerzenia zakresu tematycznego opracowań dla uzyskania pełniejszej charakterystyki obszaru a tym samym zaproponowania skuteczniejszych narzędzi intensyfikacji rozwoju regionu, wykonawca będzie miał prawo to uczynić, zawiadamiając o tym zamawiającego. rozszerzenie zakresu nie daje podstaw do ubiegania się o zwiększenie kwoty wynagrodzenia, e) terminy i sposób przedstawienia ekspertyzy opisane są w harmonogramie, f) wynagrodzenie za realizację części a winno być uwzględnione w ryczałtowym kwartalnym wynagrodzeniu za wykonanie usługi „prowadzenie centrum wdrażania projektów przy białowieskim parku narodowym”, g) od wykonawcy oczekuje się rzetelnego i terminowego wykonania ekspertyzy oraz stałej współpracy z zamawiającym, w tym 1) pozostawania w stałym i bieżącym kontakcie z zamawiającym (kontakt telefoniczny oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej, wyznaczenie osoby dedykowanej do kontaktów roboczych z zamawiającym na wszystkich etapach wykonywania, na prośbę zamawiającego członkowie zespołu wykonującego odpowiedzialni za poszczególne opracowania powinni uczestniczyć osobiście w spotkaniach konsultacyjnych poświęconych etapom prac, za które są odpowiedzialni), 2) regularnego informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji zamówienia wymienionego w punkcie a, punkt 1 3. harmonogram realizacji części a zamówienia zamówienie w zakresie punktu a zostanie zrealizowane w terminie do 210 dni od dnia zawarcia umowy, w tym pozyskanie i analiza danych w terminie do 120 dni od dnia zawarcia umowy z wykonawcą. wykonawca zobowiązany jest do rzetelnej i terminowej realizacji badania w ramach trzech etapów, zgodnie z poniższym harmonogramem w ramach etapu i a) w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy – przygotowanie projektu założeń metodologicznych realizacji opracowań 1) projekt zostanie przekazany zamawiającemu w formie elektronicznej i drukowanej (w 2 egzemplarzach) oraz w formie prezentacji w pliku *.ppt 2) zamawiający rozpatrzy projekt w uzgodnieniu w komitetem sterującym projektu w terminie 10 dni od otrzymania, 3) zamawiający dokonana uzgodnienia z wykonawcą założeń metodologicznych opracowań terminie 30 dni od otrzymania. b) w terminie do 90 dni od dnia zawarcia umowy – przygotowanie i przekazanie zamawiającemu w wersji elektronicznej sprawozdanie podsumowujące pozyskanie i analizę danych 1) sprawozdanie zostanie przekazane zamawiającemu w formie elektronicznej i drukowanej (w 2 egzemplarzach) oraz w formie prezentacji w pliku *.ppt 2) zamawiający rozpatrzy sprawozdanie w uzgodnieniu w komitetem sterującym projektu w terminie 14 dni od otrzymania, c) w terminie do 150 dni od dnia zawarcia umowy – przygotowanie i przekazanie zamawiającemu w wersji elektronicznej projektu ekspertyzy 1) projekt zostanie przekazany zamawiającemu w formie elektronicznej i drukowanej (w 2 egzemplarzach) oraz w formie prezentacji w pliku *.ppt 2) zamawiający rozpatrzy projekt w uzgodnieniu z komitetem sterującym w terminie 14 dni od otrzymania, 3) zamawiający przekaże wykonawcy uwagi i wnioski do projektu w terminie do 30 dni od otrzymania projektu, w ramach etapu ii a) w terminie do 210 dni od zawarcia umowy – przygotowanie i przekazanie zamawiającemu w wersji elektronicznej ekspertyzy 1) ekspertyza zostanie przekazana zamawiającemu w formie elektronicznej (plik niezabezpieczony) i drukowanej (w 2 egzemplarzach) oraz w formie prezentacji w pliku *.ppt, 2) wykonawca jest obowiązany do uzasadnienia odrzucenia uwag komitetu sterującego zgłoszonych na etapie uzgadniania projektu raportu końcowego, jeśli to będzie miało miejsce, 3) zamawiający przyjmie, w uzgodnieniu w komitetem sterującym projekt, w terminie 30 dni od otrzymania, b. utworzenie biura centrum świadczącego usługi na rzecz beneficjentów, w tym a) przygotowywanie projektów wniosków o dofinansowanie działań na rzecz rozwoju we współdziałaniu z partnerami, gdzie aplikującym o środki będzie białowieski park narodowy, b) pomoc beneficjentom w przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie działań na rzecz rozwoju regionu, c) systematyczną działalność informacyjną na temat możliwości uzyskania dofinansowania działań na rzecz rozwoju regionu (biuletyn, strona internetowa, itp.) z uwzględnieniem potrzeb wynikających z lokalnej specyfiki (sąsiedztwo puszczy białowieskiej) oraz kierunków rozwoju wynikających z opracowanych w ramach działalności centrum, ekspertyz, d) pomoc i aktywne działania na rzecz tworzenia partnerstwa/partnerstw podmiotów ubiegających się o dofinansowanie, w tym także poszukiwanie źródeł finansowania projektów przez nie realizowanych, e) zarządzanie projektami wspomagającymi rozwój lokalny, w tym programy mikrodotacji, o których mowa w pkt. c. f) wykonywanie czynności służących zarzadzaniu/koordynacji w realizacji projektów realizowanych przez zamawiającego. c. stworzenie i prowadzenie programu mikrodotacji, wspomagającego rozwój lokalny, w tym a) przygotowywanie na rzecz zamawiającego projektów wniosków o dofinansowanie działań wspomagających rozwój lokalny, dotyczących mikrodotacji nie stanowiących pomocy publicznej w rozumieniu odrębnych przepisów, b) prowadzenie systematycznej działalności informacyjnej i doradczej, dla podmiotów ubiegających się o mikrodotacje, c) wykorzystanie wkładu własnego (minimum 20% kwoty deklarowanej na wykonanie zadania przez wykonawcę) na rozpoczęcie programu mikrodotacji lub na wkład własny przy zdobywaniu dalszych środków. d. wsparcie instytucjonalne lokalnej organizacji turystycznej „region puszczy białowieskiej (lot)”, w tym a) prowadzenie doradztwa w zakresie organizacji działania lot, pomoc ekspercka w zakresie opracowania planu działania lot do 2020 roku, b) przygotowanie i wdrożenie systemu informacji turystycznej w regionie puszczy białowieskiej, z włączeniem obiektów bpn, c) przygotowanie założeń kampanii promocyjnej regionu puszczy białowieskiej na lata 2014 2020, w kraju i za granicą 1. sposób realizacji części b, c, d zamówienia zadania b, c, d będą realizowane poprzez a) prowadzenie centrum wdrażania projektów przy białowieskim parku narodowym w formie biura przyjmującego interesantów; korzystającego z zaplecza organizacyjnego i wsparcia merytorycznego białowieskiego parku narodowego, w oparciu o wyposażone w podstawowy sprzęt biurowy lokale wynajęte wykonawcy przez park, b) zapewnienie odpowiedniej kadry dla centrum wdrażania projektów pracownicy muszą dysponować wiedzą i doświadczeniem w zakresie realizowanych części b, c, d zamówienia, wiedzą o regionie, wiedzą i doświadczeniem na temat prowadzenia negocjacji i pisania projektów programów biznesowych z ukierunkowaniem na zdobywanie funduszy na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej, oraz prowadzeniem projektów np. małych grantów, c) prowadzenie w sposób ciągły, w siedzibie centrum lub siedzibach podmiotów lokalnych, doradztwa i konsultacji w zakresie objętym działaniami centrum, na wniosek zainteresowanych podmiotów. koszty transportu oraz koszty organizacji konsultacji obciążają wykonawcę. szczegółowy zakres tematyki konsultacji określi zamawiający w uzgodnieniu z komitetem sterującym centrum, d) zdobywanie środków na rzecz zamawiającego, które będą przeznaczone na rozwój regionu, e) wszystkie środki zdobywane przez wykonawcę (zarówno z funduszy zewnętrznych jak i ze środków własnych) będą dystrybuowane „w imieniu” białowieskiego parku narodowego f) prowadzenie spotkań, warsztatów, seminariów doradczo konsultacyjnych dla beneficjentów w siedzibie centrum lub w razie potrzeb poza siedzibą. należy przyjąć odbywanie minimum 1 spotkania na kwartał funkcjonowania centrum przy założeniu czasu trwania ok. 8 godzin, dla grupy do 30 uczestników. koszt organizacji spotkania, w tym wynajmu sali, cateringu, przygotowania materiałów, zapewnienia prowadzących spotkanie obciąża wykonawcę. tematykę spotkań/warsztatów/seminariów będą określać wspólnie zamawiający w uzgodnieniu z komitetem sterującym i wykonawca w trakcie funkcjonowania centrum. jeżeli wiedza i doświadczenie wykonawcy wykażą konieczność zwiększenia liczby spotkań wymienionych w pkt. 4 dla zwiększenia efektów działalności centrum, wykonawca będzie miał prawo to uczynić, zawiadamiając o tym zamawiającego. zwiększenie nie daje podstaw do ubiegania się o zwiększenie kwoty wynagrodzenia, g) opracowanie oraz wydanie informatorów w tym 1) ulotka z informacją o funkcjonowaniu centrum – arkusz dwustronny a4, nakład 10 000 2) ulotka na tablice informacyjną arkusz a4, nakład 500 szt. 3) broszura poradnik z zakresu podejmowania działalności gospodarczej bazujący na lokalnych aktywach (np. działalność agroturystyczna, mała gastronomia, biuro turystyczne, warsztat rękodzieła, lokalne przetwórstwo produktów rolnych itp.), do 20 stron, format b5, nakład 3000 szt. 2. warunki realizacji części b, c, d zamówienia h) użyte w opisie określenie „beneficjenci” obejmuje przyszłe podmioty gospodarcze, podmioty prowadzące działalność gospodarczą, samorząd lokalny i ich instytucje, organizacje pozarządowe, stowarzyszenia, jednostki lasów państwowych, białowieski park narodowy, oraz inne instytucje działające na terenie powiatu hajnowskiego. i) centrum, będzie korzystać z wiedzy merytorycznej oraz wsparcia logistycznego wszystkich partnerów projektu reprezentowanych przez swoich przedstawicieli w komitecie sterującym w zakresie, znajomości terenu, potrzeb społeczności lokalnej, ochrony przyrody, potencjalnych zagrożeń itp. j) wykonawca zobowiązany jest do oznakowania siedziby centrum na zewnątrz siedziby oraz pomieszczeń centrum w sposób uzgodniony z zamawiającym i na własny koszt, k) koszty funkcjonowania biura centrum w zakresie energii elektrycznej, ogrzewania, c.w.u, usunięcia awarii pokrywa wykonawca w ramach opłaty za wynajem pomieszczeń od białowieskiego parku narodowego. przed złożeniem oferty, wykonawca winien określić swoje planowane potrzeby w zakresie ilości lokali, które zamierza wynająć. odpłatność zostanie ustalona na podstawie cennika najmu pokoi białowieskiego parku narodowego, aktualnego na dzień składania ofert. odpłatność będzie waloryzowana corocznie wskaźnikiem inflacji gus. koszty materiałów biurowych pokrywane są ze środków wykonawcy, l) po zakończeniu każdego kwartału realizacji części b, c, d wykonawca jest zobowiązany do przygotowania i przekazanie zamawiającemu sprawozdania kwartalnego podającego wykaz przeprowadzonych działań w układzie czasowym oraz ilościowym np. ilość spotkań z podmiotami, ich czas, poruszana tematyka, osiągnięte efekty, występujące problemy itp., z tym że 1) sprawozdanie zostanie przekazane zamawiającemu w formie elektronicznej i drukowanej (w 2 egzemplarzach) oraz w formie prezentacji w pliku *.ppt, 2) zamawiający rozpatrzy projekt w uzgodnieniu z komitetem sterującym projektu w terminie 14 dni od otrzymania, 3) zamawiający ma prawo żądać uzupełnienia sprawozdania, 4) przyjęte sprawozdanie jest podstawą do wystawienia faktury za dany kwartał, m) wynagrodzenie za realizację części b, c, d winno być uwzględnione w ryczałtowym wynagrodzeniu za wykonanie usługi „prowadzenie centrum wdrażania projektów przy białowieskim parku narodowym”, n) od wykonawcy oczekuje się rzetelnego i terminowego wykonywania części b, c, d zamówienia oraz stałej współpracy z zamawiającym, w tym 1) pozostawania w stałym kontakcie z zamawiającym (kontakt telefoniczny oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej, wyznaczenie osoby biura centrum do kontaktów roboczych z zamawiającym, pracownicy biura centrum powinni uczestniczyć osobiście w spotkaniach konsultacyjnych poświęconych realizacji części b, c, d zamówienia), 2) regularnego informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji części b, c, d zamówienia. 3. harmonogram realizacji części b, c, d zamówienia realizacja w okresie od ii kw. 2013 do iii kw. 2016 r. ii.1.6)