KOMPLEKSOWA OBSŁUGA BANKOWA BUDŻETU GMINY CIASNA I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY CIASNA ORAZ INSTYTUCJI KULTURY tj. –GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W CIASNEJ I GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W CIASNEJ

Opis przedmiotu przetargu: 1. Wykonanie kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Ciasna oraz podległych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury w latach 2019-2022 (od 29.07.2019 do 28.07.2022), obejmującej: 1.1. Bieżącą obsługę bankową, w tym: a) otwieraniu, zamykaniu i prowadzeniu rachunków bankowych (bieżącego oraz rachunków pomocniczych, rachunków specjalnych, rachunków depozytowych, w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej, b) obsługa operacji finansowych budżetu Gminy na poziomie Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury z zastosowaniem jednolitych procedur, c) realizację poleceń przelewu w formie elektronicznej i papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach oraz w banku prowadzącym obsługę rachunku Zamawiającego. Wykonawca będzie realizować wszystkie dyspozycje pieniężne w dniu ich przyjęcia, d) przyjmowanie wpłat gotówkowych na prowadzone rachunki od Zamawiającego (zapewnienie możliwości codziennego odprowadzania gotówki na dowolne rachunki zamawiającego , podległych jednostek organizacyjnych, klientów Zamawiającego oraz instytucji kultury w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego w godzinach od 8.00 do 15.20), e) dokonywanie wypłat gotówkowych (zapewnienie możliwości codziennego pobierania gotówki z dowolnych rachunków zamawiającego, podległych jednostek organizacyjnych klientów Zamawiającego oraz instytucji kultury) w miejscowości będącej siedzibą zamawiającego w godzinach od 8.00 do 15.20. f) zapewnieniu bezpłatnej obsługi płatności masowych, g) wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi oraz potwierdzenia sald w przypadku awarii elektronicznego systemu bankowego, h) wydawanie blankietów czeków gotówkowych (książeczki czekowej), i) możliwość otwarcia dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb, j) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, k) realizację zleceń płatniczych – przelewów na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącym obsługę rachunku przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej: l) dokonywanie zestawienia operacji na rachunkach na zakończenie dnia i udostępnianie tego zestawienia w formie wyciągu bankowego w dniu następnym, m) wydawaniu opinii i zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych na potrzeby Zamawiającego bez opłat 1.2.Elektronicznej obsługi bankowej dla dowolnej ilości stanowisk w dowolnej ilości jednostek w tym: - zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, - serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, - przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu. 1.3 Możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, 1.4 Zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na w/w rachunkach na rachunek bieżący Gminy. 1.5 Wykonywania dyspozycji dotyczących obsługi dewizowej 1.6 Inwestowania czasowo wolnych środków budżetowych na rachunku lokacyjnym lub rachunku oszczędnościowym 1.7 Zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego danych wprowadzonych, gromadzonych, przetwarzanych i wysyłanych z systemu elektronicznej obsługi bankowej; 1.8 Zapewnienie w trakcie trwania umowy i w okresie 5 lat po jej zakończeniu archiwizacji i dostępu do dokumentów źródłowych, stanowiących podstawę ewidencji poszczególnych operacji na rachunkach bankowych, 1.9. Pozostałe usługi bankowe: a) wydawanie zaświadczeń i opinii na wniosek Zamawiającego i jednostek podległych oraz innych czynności bankowych np. zmiana karty wzorów i podpisów itp. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo lokowania środków w innych bankach, c) możliwość dostarczenia przelewów w formie papierowej Wykonawcy w razie awarii elektronicznego systemu bankowego, 2. Bank nie będzie pobierać opłat i prowizji : - od dokonywanych wpłat gotówkowych od wpłacającego (Zamawiającego, jednostek organizacyjnych i klientów), który będzie dokonywał płatności na rachunek(-i) bankowy (-zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych banku – wykonawcy umowy. - od dokonywanych przez Zamawiającego, jednostek organizacyjnych i klientów wypłat gotówkowych (w tym również dewiz) z rachunków zamawiającego i wszystkich jednostek organizacyjnych objętych zamówieniem we wszystkich punktach kasowych wykonawcy zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Ciasna. - z tytułu otwierania i zamykanie rachunków bankowych, - z tytułu zapewnienia obsługi płatności masowych - za wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych, - za realizację elektronicznych przelewów wewnętrznych między rachunkami budżetu Gminy i jednostek podległych, - za sporządzanie wyciągów bankowych w razie awarii elektronicznego systemu bankowego. - opłat za wydanie blankietu czekowego - zerowania rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych zgodnie z dyspozycjami polegającymi na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na rachunkach na rachunek bieżący Gminy, - przelewów w formie papierowej dostarczonych Wykonawcy w razie awarii elektronicznego systemu bankowego. 3. Zasady współpracy w zakresie przepływu informacji między Zamawiającym a Bankiem w trakcie świadczenia usług oraz systemu bankowości elektronicznej. a) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub osoby w Banku, których zadaniem będą bieżące kontakty operacyjne z Zamawiającym, udzielanie porad i konsultacji, b) Bank zobowiązany jest dostarczać wszelkich niezbędnych informacji na temat operacji prowadzonych w ramach obsługi bankowej, c) Bank zobowiązany jest zapewnić bezpłatne użytkowanie funkcjonalnego systemu bankowości elektronicznej wraz z bezpłatnym zainstalowaniem odpowiedniego oprogramowania oraz aktualizacji w ilości terminali - zgodnej z wymaganiami Zamawiającego oraz bezpłatnie przeszkolić pracowników. Bank zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu porad i konsultacji. Ilość i zakres obsługi może ulec zmianie w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb i wymagań wynikających z funkcjonowania Gminy Ciasna i jego jednostek organizacyjnych. W przypadku awarii uniemożliwiającej wysłanie przelewów w formie elektronicznej, Bank umożliwi bezpłatne wykonanie przelewów w formie papierowej zgodnie z potrzebami Zamawiającego, 4. Inne bankowe czynności, obejmujące bankową obsługę budżetu Gminy Ciasna i jej jednostek organizacyjnych, które zaistnieją w trakcie wykonywania zamówienia. a) W trakcie realizacji zamówienia liczba jednostek organizacyjnych Gminy oraz liczba rachunków i innych czynności bankowych, usług i produktów może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych, bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowę na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. b) Zamawiający wymaga od Wykonawcy zagwarantowania niezmienności warunków umowy na niekorzyść Zamawiającego w stosunku do złożonej oferty (np. wysokość prowizji, opłat, stałych współczynników odnoszących się do oprocentowania środków na koncie oszczędnościowym i innych warunków umowy, dokonywanie niekorzystnych dla Zamawiającego zmian wynikających np. ze wzrostu kosztów własnych banku i innych przyczyn zależnych od niego). Niedopuszczalne jest wprowadzenie niekorzystnych zmian wyłącznie na podstawie powiadomień o decyzji Zarządu wykonawcy lub innego organu Wykonawcy. c) Dla innych ewentualnych czynności, nieprzewidzianych w ofercie, będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego, Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującej w banku oficjalnej tabeli. Z tytułu wykonywania czynności kompleksowej obsługi bankowej opisanych w przedmiocie zamówienia, Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji, niż te, które zostały określone w ofercie Wykonawcy. 4.1. Bank zawrze umowę z Gminą Ciasna o prowadzenie kompleksowej obsługi bankowej na warunkach zaoferowanych w niniejszej procedurze obejmującą wszystkie jednostki organizacyjne Gminy, 4.2 Niniejszymi warunkami zamówienia objęte zostaną następujące jednostki organizacyjne Gminy oraz instytucje kultury:  Budżet Gminy Ciasna (organ),/ Urząd Gminy Ciasna  Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ciasnej  Zespół Szkolno-Przedszkolny w Sierakowie Śląskim  Ośrodek Pomocy Społecznej w Ciasnej  Szkoła Podstawowa w Zborowskiem  Gminny Ośrodek Kultury w Ciasnej  Gminna Biblioteka Publiczna w Ciasnej Instytucje Kultury Gminy będą miały prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfikacji jednostki,. 5.1. Zakres podmiotowy - prowadzenie w latach 2019-2022 (od 29.07.2019 do 28.07.2022) bankowej obsługi budżetu Gminy Ciasna tj. obsługi Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury, w tym: 5.1.1. Gminy Ciasna / Urzędu Gminy Ciasna , w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy, 17 rachunków pomocniczych Ilość przelewów średnio w miesiącu: 560 5.1.2. Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Ciasnej, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawy, 1 rachunek pomocniczy Ilość przelewów średnio w miesiącu: 270 5.1.3. Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Sierakowie Śląskim, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 2 rachunki pomocnicze Ilość przelewów średnio w miesiącu: 200 5.1.4. Szkoła Podstawowa w Zborowskiem, w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 1 rachunek pomocniczy Ilość przelewów średnio w miesiącu: 90 5.1.5. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ciasnej , w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , 2 rachunki pomocnicze Ilość przelewów średnio w miesiącu: 878 5.1.6. Gminny Ośrodek Kultury w Ciasnej w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , Ilość przelewów średnio w miesiącu: 58 5.1.7. Gminna Biblioteka Publiczna w Ciasnej w tym następujących rachunków bankowych: 1 rachunek podstawowy , Ilość przelewów średnio w miesiącu: 25 Wszystkie koszty związane z opracowaniem oferty ponosi Wykonawca niezależnie od wyników postępowania.